Журнал реєстрації кадрових наказів: правила заповнення

>> Ведення журналу реєстрації кадрових наказів в діловодстві підприємства

Кадрова документація вимагає від співробітника точності та акуратності. Провести аналіз документів, зареєструвати накази - для всього цього необхідна глибока зосередженість, і проходження правовій базі. Кадрова документація є основою, на якій стоїть все виробництво.

Кожен співробітник компанії безпосередньо залежить від того, наскільки точно він оформлений в кадровій документації. До тих пір, поки документацію не зареєструють правильним чином, фактично немає її існування

Юридична сторона

Журнал реєстрації кадрових наказів схожий з іншими подібними журналами

Співробітники кадрового відділу зазвичай повинні вести ряд журналів, де реєструють різні накази. Наприклад, в одному журналі відображається в наказах діяльність організації. А в іншому містяться тільки накази про кадрах. Також бувають журнали, де описані відпустки або звільнення .

Зазвичай журнали реєстрації наказів схожі між собою наявністю стандартних колонок. Серед цих колонок повинні бути запасні, для заповнення відповідними працівниками в разі потреби.

Закон не передбачає єдиної форми для всіх журналів реєстрації. Тому нижче ми наведемо наш зразок такого журналу. Але підприємство має право розробити свою форму журналу реєстрації наказів.

порядок регулювання

Діяльність компанії передбачає утворення ряду документів, Перелік яких стверджує наказ Мінкультури РФ від 25.08. 2010 року № 558. Базове положення цього нормативного документа наказує обов'язкову наявність термінів зберігання кадрової документації.

Наприклад, журнали реєстрації різних наказів по співробітниках підприємства повинні бути збережені двома термінами: в 5 і 75 років. Оскільки мають місце 2 різні терміни, кадровий відділ повинен вести відразу 2 таких журналу.

Розпорядження можуть нумеруватися в довільному порядку, так як законодавча база не визначає цей порядок. У той же час, існує Типова інструкція делопрізводства, затверджена Росархивом (наказ № 68 від 27.11.00), відповідно до якої накази слід нумерувати по порядку в межах одного року за календарем. Також з цієї інструкції фахівці зобов'язані окремо нумерувати накази щодо діяльності підприємства та накази, що стосуються співробітників .

Кадровий облік вимагає від фахівців, провідних документацію, крайньої акуратності. Слід знати порядок ведення журналу різних договорів (наприклад, трудових). Якщо є необхідність в тристоронніх договорах цесії, то їх, як правило, необхідно укладати в банківських компаніях.

Чи є необхідність у веденні?

Журнали зберігаються 5 або 75 років

Як ми вже говорили, наказ Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558 наказує необхідний термін, протягом якого необхідно зберегти журнали реєстрації документації за розпорядженнями щодо всієї діяльності організації. Виходячи з цього стає очевидним обов'язкове ведення журналів реєстрації.

Письмово або в електронному вигляді?

Ведення реєстраційного журналу може проводитися в електронному вигляді. Правова база не передбачає якусь особливу форму наказовій документації, що має, крім того, спеціальні застереження про її оформленні. Під останнім ми маємо на увазі прошивку журналу, друковане посвідчення або нумеровку.

У випадках, коли журнали реєстрації формуються в програмі 1С, нумерація для наказів відбувається сама собою. І тоді ведення описуваної документації в письмовому вигляді не має обов'язкового характеру.

Різновиди наказових реєстраційних журналів та їх приклади

На сьогоднішній день для компаній актуальний наступний список реєстраційних журналів:

• про працевлаштування, звільнення або переведення співробітників;
• про відрядження працівників;
• журнали відпусток;
• про дисциплінарні стягнення або заохочувальних заходах.

Порядок роботи з журналом

Багато підприємств давно перейшли на документацію в електронному вигляді

Головні етапи роботи з ведення реєстраційних журналів такі:

• грамотна побудова діловодства;
• ведення документації, пов'язаної з діяльністю господарсько-адміністративної частини;
• надійне збереження документів підприємства.

Насправді процес діловодства - копітка робота, в якій важливу роль грає велика кількість фахівців організації. Процес документообігу та його формування входять в безпосередні обов'язки делопроізводітельного відділу компанії.

Але відділ діловодства - це поняття досить розпливчасте, тому що його обов'язки зазвичай виконуються або загальної службою, або покладаються на канцелярію, що залежить від масштабів підприємства.

Якщо організація не володіє великими розмірами, то діловодство зазвичай входить в обов'язки секретаря. На самому початку роботи фахівця слід розробити загальні інструкції по роботі з документами. Найкраще розроблені інструкції задокументувати офіційно.

В даний час роботу з документами найчастіше підприємство розробляє самостійно. З цієї причини нормативно-правові акти не наказують порядок канцелярської роботи, а всього лише носять рекомендаційний характер.

Для оптимального формування процесу документообігу слід мати такі головні документи:

1. інструкція для діловодства. Цей документ є локальним актом. Він відображає весь порядок роботи, пов'язаної з документацією, що проходить всередині організації. У разі, якщо в компанії на даний момент поки немає готових правил поводження з документами, то написання інструкції втрачає свою актуальність. І тоді доцільно на невизначений час користуватися існуючими положеннями.
2. номенклатура справ. Необхідний організований список документації містить її встановлені терміни, в які вона повинна бути збережена. Він необхідний для визначення подальшого руху (перенесення в архів або утилізації).

Зверніть увагу на те, що журнал містить накази, що стосуються працівників підприємства. На титульному аркуші реєстраційного журналу необхідно вказувати повне дослівне назва цього журналу. Таку назву має бути написано тільки великими літерами. Після найменування документа має слідувати повна назва організації.

Якщо організація є великою, кількість реєстраційних журналів повинна відповідати кількості служб або відділів, включених в процес делопрізводства. Дата оформлення реєстраційного журналу повинна бути також вказана на титульній сторінці.

Журнал необхідно прошити, пронумерувати, потім віддати на підпис та печатка адміністрації компанії. Особливо добре, якщо наказовому документація опломбовується номерною пломбою (слід звернути увагу, що пломбування не вважатиметься дійсною, якщо її номер не вписаний в журнал).

Хто несе відповідальність?

Відповідальність за ведення журналу несе певний працівник

Основна робота підприємства регулюється, перш за все, його главою в особі директора. Він, в свою чергу, покладає відповідальність за розпорядженнями і наказами на керівників відділів.

Іноді завдання організації носять комплексний характер. В цьому випадку директором створюється спеціальна комісія, до якої входять фахівці в різних областях.

Розпорядження слід ділити на різновиди залежно від того, чи є вони головними або оперативними. Варіант класифікації наказів:

• Накази по основній роботі підприємства. Розпорядження цього рівня видаються поряд з іншими завданнями основної діяльності підприємства.
• Накази по роботі адміністрації.
• Накази по цій класифікації повинні реєструватися і зберігатися окремо. Це пов'язано з встановленими термінами зберігання. Розпорядження по роботі адміністрації слід зберігати протягом 5 років, в той час як документи, що регулюють основну діяльність підприємства знаходяться на постійному зберіганні. Реєстраційні журнали - такий вид документації, який призначений тільки для внутрішнього користування. Його ніхто не має права передавати співробітникам будь-яких сторонніх підприємств без особливого дозволу глави компанії.
• Ознайомлення із записами журналу реєстрації повинно проходити тільки в присутності відповідального за цей журнал людини. Керівник підприємства регулярно перевіряє журнал реєстрації для контролю і оцінки роботи канцелярської служби.

Співробітник, відповідальний за ведення журналу наказу, зобов'язаний зберігати його у себе. Коли журнал закінчується, відповідальний повинен зазначити це на зворотному сторін.

необхідні пункти

Журнал реєстрації кадрових наказів: заповнення

Як було викладено вище, законодавство не передбачає спеціальну форму журналу реєстрації наказів. Однак фахівці дають рекомендації з основних розділів журналу, які можна використовувати. наприклад:

• порядковий номер,
• дата наказу,
• номер розпорядження,
• основний зміст наказу,
• співробітник,
• табельний номер,
• підставу розпорядження.

Зразкові резервні колонки:

1. хто підписав наказ,
2. хто виконує наказ,
3. куди передали наказ,
4. розписка про отримання, дата,
5. відмітка про направлення в справу, і так далі.

Іноді потрібно колонка «Примітки». Тоді слід зробити таку позначку: «запис № .................. в стовпці № ............ не дійсна». Після цього вноситься новий запис.

Зразок заповнення журналу наказів по особовому складу підприємства

№ п / п Дата Номер наказу Різновид наказу Співробітник Табельний номер наказу Підстава 100 3.05.2014 20-лс Переклад на іншу посаду Іванов Іван Іванович 28394 Додаткова угода
№ 5 від 29.04.2014
до трудового договору № 74
від 1.01.2012 101 3.05.2014 21-лс Прийом на роботу Орлова Ольга Павлівна 30492 Заява 102 3.05.2014 22-лс Прийом на роботу Антонов Петро Миколайович 67540 Заява

Журнали реєстрації покладено зберігати протягом 75 років згідно з наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558.

У таких журналах повинні міститися накази наступного характеру:

• про прийом на роботу;
• про оплату праці ;
• про суміщення професій;
• про підвищення кваліфікації;
• про зміну прізвища співробітника;
• про тривалі відрядження.
• про заохочення персоналу;
• про відпустки
• про чергування;
• про переведення;
• про звільнення працівника

Протягом 5 років слід зберігати журнали, що містять такі розпорядження:

1. про чергуваннях,
2. про навчальні і чергових відпустках,
3. про нетривалих відрядженнях,
4. про дисциплінарні стягнення

Як реєструвати накази заднім числом

Журнал реєстрації кадрових наказів - один з документів з організації кадрового діловодства

Реєструвати накази заднім числом виключено через те, що журнали реєстрації слід нумерувати, прошивати і скріплювати печаткою. Але на підприємствах нерідко бувають випадки порушення порядку реєстрації, так як виникають ситуації, в яких мають інтерес і співробітник, і адміністрація.

Існує дві прийнятні можливості обійти реєстраційний порядок:

1. Спосіб перший. Якщо канцелярія не здійснювала подальшої реєстрації розпоряджень, то наказ можна записати заднім числом.
2. Спосіб другий. У разі, якщо подальша реєстрація проводилася, то на ім'я глави організації пишеться службова записка, а в ній описується ситуація, що склалася. Наказ реєструється поточним числом. На практиці такий наказ видається під дробом 11/1-П (або під будь-яким індексом, буква індексу не має юридичної сили.). Такий варіант є більш сприятливим на випадок контролю з боку відповідних органів.

Слід особливо відзначити порядок виправлення помилок. У разі їх появи слід повністю замінити тільки ті документи, які не перетинаються з документами, які замінити не можна.

Реєстрація документів заднім числом повинна бути сумірною зі сформованими ситуаціями. Наприклад, зі співробітником відбувається нещасний випадок за межами підприємства, а ознайомлення з наказом та підпис цієї співробітника зареєстровані заднім числом. Такий факт тільки приверне увагу органів, які проводять розслідування .

З поширеними помилками в кадровому діловодстві вас ознайомить відеоматеріал: