Наказ про надання відпустки працівнику

1. форма наказу
2. зміст наказу
3. Тема в наказі про надання відпустки
4. Зміст в наказі про надання відпустки
5. Код ОКПО в наказі на відпустку
6. Конвенція про відпустки
7. 6. Як визначити робочий рік
8. 8. Стаж для надання відпустки
9. Приклад оформлення наказу про надання відпустки
10. 9. Тривалість основної відпустки в наказі
11. Додаткова відпустка в наказі
12. 11. Загальна тривалість відпустки в наказі
13. Підпис і реквізити в наказі на відпустку
14. зберігання наказу
15. Правила надання відпустки
16. Заповнення наказу на відпустку

Який документ найчастіше кадровик готує влітку? Правильно, наказ про відпустку. Але, як би не хотілося, «під копірку» його робити не виходить. Одному відпустка надається за графіком, і його вже сповістили за два тижні про дату початку відпустки. Кому-то відповіли згодою на прохання використовувати відпустку в ті терміни, які він вказав в своїй заяві. Хтось везунчик і йде на 28 календарних днів, а більшості, як зазвичай, доводиться ділити відпустку на частини. А деяким ще різні додаткові відпустки покладені. Та й робочий рік у кожного працівника свій. І все це потрібно відобразити в одному документі - наказі про надання відпустки. Як же він повинен виглядати, щоб називатися ідеальним?

Черговість надання відпустки визначається щорічно відповідно до графіка відпусток, який обов'язковий як для роботодавця, так і для працівника. І в більшості випадків відпустка надається саме за графіком. Але буває, що відпустка надається в ті терміни, про які просить працівник. Незалежно від того, які документи створюються для вирішення питання про те, коли працівник використовуватиме відпустку (графік відпусток, заява працівника), для його оформлення роботодавець завжди видає наказ (розпорядження).

форма наказу

ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ

Реквізити документа - окремі написи, які є обов'язковими елементами оформлення офіційних документів

Для оформлення та обліку відпусток, що надаються працівникові відповідно до законодавства, колективним договором, локальними нормативними актами, трудовим договором, застосовується уніфікована форма № Т-6 (Затв. наказом Мінстату України від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» ). Якщо в один час потрібно надати відпустку кільком працівникам, зручно використовувати уніфіковану форму № Т-6а .

Прочитайте корисні статті по темі:

Відпустка за власний рахунок"

зміст наказу

У наказі про надання відпустки вказуються:
• прізвище, ім'я, по батькові працівника; структурний підрозділ, в якому він працює; його посаду (спеціальність, професія);
• період роботи, за який надається відпустка;
• кількість календарних днів, на які надається щорічна основна оплачувана відпустка;
• дати, на які надається щорічна основна оплачувана відпустка;
• кількість календарних днів, на які надається щорічно додаткова оплачувана відпустка, навчальна відпустка, відпустка без збереження заробітної плати та ін .;
• дати, на які надається щорічно додаткова оплачувана відпустка, навчальна відпустка, відпустка без збереження заробітної плати та ін .;
• сумарна кількість календарних днів, на які надається відпустка;
• дати, на які надається відпустка (в цілому).

Оформлення наказу про надання відпустки внесенням цих відомостей не обмежується. Розглянемо кожен реквізит наказу докладніше.

При оформленні документів реквізити групуються в межах трьох основних частин документа: заголовної, змістовної і оформляє.

Тема в наказі про надання відпустки

Частина 1. Заголовна. Це початок документа, де містяться відомості про організацію (автора документа) і первинні дані про самому документі.

1. Найменування організації

Найменування організації вказується у всіх її офіційних документах, в т. Ч. І в наказі про надання відпустки, в повній відповідності з найменуванням, закріпленим в установчих документах, включаючи скорочене найменування та найменування іноземною мовою (якщо вони є).

При наявності скороченого найменування організації спочатку вказується повне найменування, а потім, нижче або за ним, скорочене (у дужках).

2. Код форми по ОКУД

Цей реквізит проставляється тільки на документах, що мають уніфіковану форму, і назва яких міститься в Загальноросійському класифікаторі управлінської документації (ОКУД).

Якщо при підготовці наказів використовуються довідкові правові системи або електронні системи документообігу, код за ОКУД вже проставлено на бланках наказів.

3. Код організації

Код організації проставляють за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ) та включає 8 знаків.

Отже, заголовну частину наказу про надання відпустки працівнику ми оформили.

Зміст в наказі про надання відпустки

Частина 2. Змістовна. Це головна частина документа, яка розкриває його зміст і призначення.

Код ОКПО в наказі на відпустку

Наша довідка

Класифікація підприємств та організацій (ЄДРПОУ, ОК 00793) введено в дію з 1 червня 1994 року постановою Держстандарту Росії від 30.12.1993 № 297. Порядок присвоєння коду ЄДРПОУ регулюється внутрівідомчими, офіційно не опублікованими документами Росстату. Присвоєння коду ОКПО здійснюється із загального резерву кодів, виділеного відділу адміністрації Регістру територіального підрозділу Росстату.

Зміст ОКПО є постійно поповнюваний перелік унікальних ідентифікаційних кодів, що привласнюються щодня територіальними органами Росстату всім створеним юридичним особам, а також громадянам, зареєстрованим в якості індивідуальних підприємців. Тому даний класифікатор офіційно не публікується, та й не може бути опублікований з технічних причин.

Код ОКПО зберігається протягом усього терміну існування організації (до моменту виключення з Єдиного державного реєстру юридичних осіб (ЕГРЮЛ) або збереження у громадянина статусу індивідуального підприємця. Повторення коду ОКПО можливо, якщо після ліквідації організації, якій раніше було присвоєно цей код, пройшло більше 5 років. Наявність однакового коду ОКПО у двох різних існуючих організацій і індивідуальних підприємців неможливо.

НЕ МОЖНА!

Не надавати працівникові щорічну оплачувану відпустку протягом двох років поспіль

4. Прізвище, ім'я, по батькові

Так як наказ (розпорядження) про надання відпустки видається на співробітника, який працює в компанії, то немає необхідності звіряти прізвище, ім'я, по батькові з паспортом або іншим документом, що посвідчує особу.

При заповненні цієї графи наказу потрібно врахувати, що прізвище, ім'я, по батькові працівника записуються повністю в давальному відмінку. (Надати відпустку кому? Іванову Івану Івановичу.)

5. Табельний номер

У наказі (розпорядженні) про надання відпустки повинен бути вказаний табельний номер працівника. Такий номер присвоюється кожному працівникові при прийомі на роботу, зберігається за ним протягом усього терміну роботи у даного роботодавця і вказується в більшості документів з особового складу.

Читайте по темі в електронному журналі "Довідник кадровика":

Конвенція про відпустки

СЛОВО ЕКСПЕРТА

Лідія Потапова,
юрист, канд. юрид. наук, експерт-директор Центру розвитку кадрових технологій, досвід викладацької роботи в МДЮА 6 років, головний редактор журналу «Довідник кадровика»

Росія ратифікувала Конвенцію МОП (№ 132) про оплачувані відпустки ( Федеральний закон від 01.07.2010 № 139-ФЗ «Про ратифікацію Конвенції (переглянутої в 1970 році) про оплачувані відпустки (Конвенції № 132) »). Реакція співвітчизників не змусила себе чекати, що не дивно: час відпусток, а тут Конвенція «в тему». А так як сам документ мало хто бачив, але коментувати наслідки не став хіба що ледачий, поповзли чутки. Мовляв, тепер, якщо протягом півтора років відпустку не використав, він «згоряє»!

Колеги, не переживайте і заспокойте ваших співробітників. Нічого подібного Конвенція не передбачає! Так, деякі зміни до Трудового кодексу РФ (далі - ТК РФ) в зв'язку з її ратифікацією, швидше за все, законодавець повинен буде внести. Однак ніяких принципових нововведень не планується. До найпомітнішим з можливих змін можна віднести, по-перше, те, що відповідно до Конвенції кожен працівник, хоче він цього чи не хоче, а два тижні відпустки протягом робочого року повинен відгуляти. Такого раніше не було. Хоч і з застереженням, але перенесення відпустки на наступний робочий рік ТК РФ допускав. По-друге, тепер норма ТК РФ, що передбачає «за згодою працівника перенесення відпустки на наступний робочий рік», фактично повинна бути замінена на «працівник невикористану частину відпустки повинен використовувати не пізніше ніж протягом 18 місяців, починаючи з кінця того року, за який надається відпустка ». Вийшло, що в порівнянні з ТК РФ Конвенція продовжує період затримки відпустки і визначає, з якого моменту слід вести відлік. Але, до речі, і тут питання. Виходить, що в нашому-то Трудовому кодексі норма краще, ніж в Конвенції?

Загалом, ще раз - без паніки! Давайте дочекаємося реакції законодавця і подивимося, як положення Конвенції будуть відображені в ТК РФ.

PS Детальніше див .: блог Лідії Потапової, тема «Конвенція про відпустки. Без паніки !!! »на порталі www.pro-personal.ru.

6. Як визначити робочий рік

ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ

Робочий рік кожного працівника визначається індивідуально, а от планування відпусток у графіку відпусток здійснюється на календарний рік

У цьому рядку наказу про надання відпустки вказується структурний підрозділ, в якому працює працівник (якщо він прийнятий на роботу в структурний підрозділ).

Найменування структурного підрозділу вказується в називному відмінку, повністю, відповідно до прийнятого в організації внутрішнім розподілом (департамент, відділ, група і т. Д.). Якщо ж структурний підрозділ не було визначено в трудовому договорі, рядок наказу «Структурний підрозділ» не заповнюється.

7. Посада (спеціальність, професія)

Найменування посади, професії, спеціальності працівника також записується без скорочень, в називному відмінку.

8. Стаж для надання відпустки

Оплачувана відпустка повинна надаватися працівникові щорічно ( ст. 122 Трудового кодексу РФ , Далі - ТК РФ). Право на використання відпустки за перший рік роботи виникає у працівника після закінчення 6 місяців безперервної роботи в організації. Відпустка за другий і наступні роки роботи може надаватися в будь-який час робочого року відповідно до черговості надання щорічних оплачуваних відпусток, встановленої в даній організації (в графіку відпусток).

Період роботи, за який надається відпустка, ще називають робочим роком працівника, який обчислюється з моменту надходження працівника на роботу і закінчується через 12 місяців роботи.

ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ

Періоди, які включаються в стаж роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку:
- час фактичної роботи;
- час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно з трудовим законодавством і іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права, колективним договором, угодами, локальними нормативними актами, трудовим договором зберігалося місце роботи (посада), в т. Ч . час щорічної оплачуваної відпустки, неробочі святкові дні, вихідні дні та інші надаються працівнику дні відпочинку;
- час вимушеного прогулу при незаконному звільненні або відстороненні від роботи й наступному поновленні на колишній роботі;
- період відсторонення від роботи працівника, який не пройшов обов'язковий медичний огляд (обстеження) не зі своєї вини;
- час надаваних на прохання працівника відпусток без збереження заробітної плати, що не перевищує 14 календарних днів протягом робочого року.

Періоди роботи, які не включаються до стажу роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку:
- час відсутності працівника на роботі без поважних причин, в т. Ч. Внаслідок його відсторонення від роботи у випадках, передбачених ст. 76 ТК РФ ;
- час відпусток по догляду за дитиною до досягнення нею встановленого законом віку

Приклад оформлення наказу про надання відпустки

ПРИКЛАД

Наприклад, працівник прийнятий на роботу 10 квітня 2008 р Останнім днем ​​його першого робочого року є 9 квітня 2009 р У другому робочому році відпустка буде надаватися за період роботи з 10 квітня 2009 р

Правила обчислення стажу роботи, що дає право на щорічну оплачувану відпустку, передбачені ст. 121 ТК РФ .

Читайте по темі в електронному журналі "Довідник кадровика":

9. Тривалість основної відпустки в наказі

У наказі про надання відпустки працівнику кількість календарних днів, на які надається щорічна основна оплачувана відпустка, а також дати надання такої відпустки вказуються в розділі «А».

Розподіл на розділи пов'язано з тим, що закон передбачає різні види відпусток і надаватися вони можуть як спільно з основною відпусткою, так і окремо від нього.

Отже, якщо працівнику надається щорічна основна оплачувана відпустка, в першу чергу в наказі вказується його тривалість.

Мінімальна тривалість такої відпустки - 28 календарних днів ( ст. 115 ТК РФ ). Окремим категоріям працівників може надаватися подовжений основна відпустка, тривалістю понад 28 календарних днів.

Також закон не забороняє надання працівникові за угодою сторін частини відпустки будь-якої тривалості. Єдине обмеження, пов'язане з розподілом відпустки на частини, полягає в тому, що хоча б одна з частин такої відпустки має мати тривалість 14 календарних днів.

Таким чином, тривалість щорічної основної відпустки, що вказується в розділі «А», може бути різною - як 28 календарних днів, так і більше, якщо працівнику надається подовжений відпустку, або менше, якщо працівнику надається частина відпустки.

ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ

Неробочі святкові дні, що припадають на період оплачуваної відпустки, в число календарних днів відпустки не включаються

Далі в наказі вказуються календарні дні, на які надається відпустка. При цьому в число календарних днів не включаються неробочі святкові дні.

Якщо працівнику щорічну основну оплачувану відпустку не надається, розділ «А» залишається незаповненим.

Додаткова відпустка в наказі

ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ

Категорії працівників, яким надаються додаткові оплачувані відпустки Тривалість відпустки Трудовий кодекс РФ Працівники, зайняті на роботах зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці Від 6 до 30 робочих днів Ст. 117 Працівники, які мають особливий характер роботи Від 3 до 24 календарних днів Ст. 118 Працівники з ненормованим робочим днем ​​Від 3 календарних днів Ст. 119 Працівники, які працюють в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях 16 і 24 календарних дня Ст. 321

завантажити таблицю

Додаткова оплачувана відпустка надається працівникам і в інших випадках, передбачених ТК РФ й іншими федеральними законами.

Крім того, роботодавці з урахуванням своїх виробничих і фінансових можливостей можуть самостійно встановлювати додаткові відпустки для працівників, якщо інше не передбачено федеральними законами. Порядок і умови надання цих відпусток визначаються колективними договорами або локальними нормативними актами, які приймаються з урахуванням думки виборного органу первинної профспілкової організації.

Читайте також:

10. Щорічна додаткова оплачувана відпустка, навчальний, без збереження заробітної плати та ін.

У розділі «Б» наказу про надання відпустки працівнику вказуються:
• вид наданого відпустки (щорічна додаткова оплачувана, навчальний, без збереження заробітної плати та ін.);
• тривалість цієї відпустки;
• дати, в які надається відпустка.

Конкретна тривалість додаткової оплачуваної відпустки, яка надається працівникові, визначається в нормативному правовому акті, колективному договорі або локальному нормативному акті.

Додаткова оплачувана відпустка, так само, як і основний, надається в календарних днях.

Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику (фрагмент)

збільшити зображення

Якщо працівнику інший вид відпустки, крім щорічної основної оплачуваної, не надається, розділ «Б» залишається незаповненим.

11. Загальна тривалість відпустки в наказі

При обчисленні загальної тривалості щорічної оплачуваної відпустки додаткові оплачувані відпустки підсумовуються з щорічною основною оплачуваною відпусткою (ч. 2 ст. 120 ТК РФ ).

Така сумарна тривалість і загальна кількість календарних днів, в які надається відпустка працівнику, проставляються в розділі «В» наказу про надання відпустки.

Зверніть увагу!
У деяких нормативних актах додаткова оплачувана відпустка до сих пір передбачається в робочих днях. У цьому випадку, щоб порахувати загальну тривалість відпустки, необхідно перевести робочі дні в календарні, керуючись листом Мінпраці Росії від 01.02.2002 № 615-ВВ. Процедура буде наступна:

Наприклад, працівникові, безпосередньо зайнятого виконанням робіт з технічного обслуговування хімічної зброї, щорічно надається подовжений основна оплачувана відпустка тривалістю 49 календарних днів (ст. 5 Федерального закону від 07.11.2000 № 136-ФЗ «Про соціальний захист громадян, зайнятих на роботах з хімічною зброєю» ). Також цього працівник має право 6 робочих днів додаткової відпустки (п. 3 постанови Уряду РФ від 19.04.1993 № 352 «Про пільги для військовослужбовців і цивільного персоналу Збройних Сил Російської Федерації, зайнятих виконанням і забезпеченням робіт зі зберігання, технічного обслуговування і транспортування хімічної зброї та іррітантов» ).

Припустимо, відпустка працівника заплановано у графіку відпусток з 1 липня 2010 р Подовжений основна відпустка (49 календарних днів) надається з 1 липня по 18 серпня. З 19 по 25 серпня працівникові надається додаткова оплачувана відпустка (6 робочих днів за календарем шестиденного робочого тижня).

Загальна тривалість відпустки, наданої працівникові з 1 липня по 25 серпня, становить 56 календарних днів.

Зверніть увагу, що розділ «В» заповнюється і в тих випадках, коли не заповнений один з попередніх розділів - «А» або «Б». Тоді в розділ «В» просто переноситься інформація з заповненого розділу. Отже, змістовна частина наказу про надання відпустки заповнена.

Отже, змістовна частина наказу про надання відпустки заповнена.

Читайте по темі в електронному журналі "Довідник кадровика":

Підпис і реквізити в наказі на відпустку

Частина 3. оформляти. У ній містяться реквізити, що підтверджують справжність документа і достовірність його відомостей.

12. Підпис керівника організації

Наказ про надання відпустки повинен бути підписаний керівником організації або іншим уповноваженим на це особою. Реквізит «Підпис» містить найменування посади уповноваженої особи, його особистий підпис і розшифрування підпису.

13. Дата складання наказу

Дата складання наказу - це фактично дата його підписання керівником організації або іншою уповноваженою особою. Вона оформляється цифровим способом арабськими цифрами в такій послідовності: день, місяць, рік. День і місяць фіксуються двома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік -четирьмя арабськими цифрами.

НЕ ЗАБУТИ!

Після закінчення відпустки внести відповідні відомості про відпустку в особисту картку працівника і заповнити графік відпусток

14. Номер документа

Номер наказу про надання відпустки проставляється після його реєстрації в спеціальній реєстраційній формі. Так як наказ про надання оплачуваної відпустки зберігається 5 років, то реєструється він окремо або разом з наказами, що мають такий же термін зберігання.

Накази з особового складу нумеруються в межах календарного року; номер, як правило, доповнюється літерним індексом. Для наказів про надання відпустки зазвичай використовують індекс «о» або «від». Реєстрація документа здійснюється після його підписання, тому реєстраційний номер повинен проставлятися від руки або з використанням автоматичного нумератора.

Журнал реєстрації наказів по особовому складу, термін зберігання яких 5 років, може мати наступну форму:

15. Віза ознайомлення працівника з наказом

Працівник повинен бути ознайомлений з наказом (розпорядженням) про надання відпустки під розпис. Термін ознайомлення робіт ника з наказом про надання відпустки законом не передбачений. Очевидно, що ознайомити працівника з наказом необхідно до дати початку відпустки.

НЕ МОЖНА!

Разом з наказами про надання оплачуваної відпустки реєструвати і зберігати накази про надання відпустки без збереження заробітної плати. Їх термін зберігання - 75 років

зберігання наказу

Як правило, наказ виготовляється в одному примірнику і залишається на зберіганні в кадровій службі. У бухгалтерію зазвичай передаються копії наказу про надання відпустки. Тим більше що для розрахунку сум, належних працівникові для оплати часу відпустки, кадрова служба і бухгалтерія спільно заповнюють записку-розрахунок про надання відпустки працівнику ( уніфікована форма № Т-60 ). Однак, якщо в організації встановлено, що бухгалтерія приймає до обліку тільки оригінали наказів, накази по особовому складу, в т. Ч. І накази про надання відпустки, виготовляють і підписують у двох примірниках.

Про направлення наказу про надання відпустки в справу проставляється відмітка в лівому нижньому кутку наказу.

Накази з особового складу зберігаються окремо від наказів по основній діяльності. Крім того, накази по особовому складу зберігаються окремо в залежності від термінів їх зберігання.

Правила надання відпустки

Право на використання відпустки за перший рік роботи виникає у працівника після закінчення шести місяців його безперервної роботи в даній організації. Відпустка за другий і наступні роки роботи може надаватися в будь-який час робочого року відповідно до черговості, встановленої в компанії графіком відпусток (ст. 122 ТК РФ).

Щорічна відпустка надається працівникові за його робочий рік. Початок цього періоду обчислюється з дня надходження на роботу.

При обчисленні стажу, що дає право на відпустку, потрібно враховувати, що в нього не включаються:

• час відсутності працівника на роботі без поважних причин;
• час відпусток по догляду за дитиною до досягнення нею віку півтора або трьох років;
• частина загальної тривалості надаються на прохання працівника відпусток без збереження заробітної плати, що перевищує 14 календарних днів протягом робочого року (частини 1, 2 ст. 121 ТК РФ).

Не забути: не пізніше ніж за два тижні до початку календарного року затвердити графік відпусток.

Заповнення наказу на відпустку

Таким чином, графа «за період роботи» в уніфікованій формі № Т-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику» (затв. Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та його оплати ») заповнюється кожного працівника в залежності від індивідуального робочого періоду.

У графі проставляється початкова і остання дата робочого року, за який працівник використовує відпустку.

приклад 1

Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику (фрагмент)

приклад 2

Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику (фрагмент)