➤ Графік документообігу на підприємстві зразок

1. Для чого потрібен графік документообігу в обліковій політиці
2. ★ Дізнайтеся основні правила і принципи документообігу
3. Хто розробляє графік документообігу
4. Як скласти графік документообігу
5. Покроковий алгоритм складання графіка документообігу
6. Як оформити графік документообігу

У статті розповімо, чому вам потрібен графік документообігу, і як скласти його самостійно за 4 кроку. Скачайте заповнені зразки і бланки, щоб використовувати їх в роботі.

Скачайте і використовуйте корисні зразки:

Для чого потрібен графік документообігу в обліковій політиці

Компанія обробляє кілька сотень видів документів. Кожен підрозділ складає і виконує як типові, так і власні види документів, які супроводжують і підтверджують його діяльність. При цьому фахівці повинні скласти, виконати, передати на зберігання і знищити кожен документ своєчасно. Особливо важливо вчасно обробляти бухгалтерські, фінансові та кадрові документи, тому що терміни їх виконання часто встановлюють законодавчо. Щоб не пропустити потрібну дату і чітко регламентувати виконання документів підприємства, використовують спеціальний графік.

★ Дізнайтеся основні правила і принципи документообігу

Графік документообігу - це повний перелік всіх документів підприємства. Його розробляють і затверджують відповідно до Положення та Інструкції з документообігу. У графіку вказують, хто відповідає за розробку і оформлення документів, встановлюють терміни, в які їх потрібно скласти і передати виконавцям. Графік документообігу 2019 відносять до основних елементів системи внутрішнього контролю в компанії і вважають одним з показників її надійності. Аудитори під час перевірок з більшою ймовірністю винесуть позитивний висновок організації, в якій такий графік склали.

Зразок інструкції з діловодства

завантажити зразок

Наявність в компанії графіка документообігу дозволяє:

• упорядкувати документопоток і всі процедури документообігу;
• оперативно контролювати, вчасно чи становлять, обробляють і виконують документи;
• своєчасно формувати звітні форми;
• виключити аврали і забезпечити ритмічність роботи виконавців;
• у встановлені терміни формувати справи і передавати їх на архівне зберігання;
• гарантувати своєчасну обробку документів;
• в термін отримувати інформацію, яка необхідна, щоб оперативно приймати управлінські рішення.

Хто розробляє графік документообігу

Графік можна розробити для всіх підрозділів, як єдиний документ, і для однієї служби. Останнє підходить для відділів з великим документообігом. Наприклад, для кадрової або HR-служби, бухгалтерії, фінансового відділу, а так же підрозділів, до функцій яких ходить облік і зберігання продукції, комплектуючих і товарно-матеріальних цінностей.

Графік документообігу первинних облікових документів у підрозділі може розробити фахівець, який добре знає пакет документів служби та встановлені для їх розробки і виконання терміни.

Розробку графіків документообігу на великих підприємствах часто віддають на аутсорсинг - наймають експертів або укладають договір з консалтинговою компанією. Оптимальний варіант - співпраця експертів і працівників служб компанії, яких керівник призначить відповідальними своїм наказом.

Найчастіше компанії намагаються економити і обходитися своїми силами. В такому випадку, буде краще, якщо зведений графік документообігу на підставі графіків підрозділів організації складе служба діловодства. Але з цим дорученням впорається і секретар, якщо потік документів в компанії невеликий.

6 корисних схем-пам'яток від журналу «Довідник секретаря», які допоможуть вам правильно працювати з документами

Завантажити 6 схем-пам'яток

Як скласти графік документообігу

Уніфікованої форми для цього документа немає. Як приклад ви можете використовувати зразок графіка документообігу, який Мінсільгосп РФ затвердив в «Методичних рекомендаціях з розробки облікової політики в сільськогосподарських організаціях» від 16 травня 2005 року.

Те, які відомості потрібно включити в графік документообігу вашої компанії, залежить:

• від обсягу документопотоков і специфіки виробничої діяльності підрозділів;
• складу підрозділів;
• типів і видів первинної облікової документації, які використовують в підрозділі;
• регламентів складання, обробки і виконання документів компанії;
• наявності коштів автоматизованого обліку та документообігу, використовуваного програмного забезпечення.

Корисна підказка від журналу «Система Кадри». Перелік обов'язкових і рекомендованих кадрових документів

Завантажити таблицю повністю

Покроковий алгоритм складання графіка документообігу

Крок 1. Визначте перелік документів, які супроводжують діяльність компанії і розробляють всередині неї. Крім регулярної первинної документації по кадрам і бухгалтерії включите в перелік разові документи і ті, які становлять час від часу.

Крок 2. У підрозділах, які працюють з первинною документацією, призначте відповідальних. Вони будуть складати, оформляти і передавати документи на затвердження і виконання.

приклад

По кожному документу в графіку призначте відповідальними за складання та оформлення:

• наказу про прийом на роботу - співробітника відділу кадрів чи служби персоналу;
• протоколу загальних зборів учасників - старшого юрисконсульта;
• табеля обліку робочого часу - співробітників по підрозділах;
• видаткових касових ордерів (форма КО-2) - бухгалтера-розраховувача.

Крок 3. Встановіть терміни, в які необхідно узгодити, затвердити і передати на виконання кожен документ.

Крок 4. Оформіть графік по зручній вам формі. Найчастіше використовують таблицю, зміст граф в якій визначають за потребами організації та підрозділи.

Приклад заповненого графіка документообігу

завантажити зразок

Як оформити графік документообігу

Використовуйте спрощену форму графіка, якщо у вас маленька компанія з невеликим документообігом. Зразок бланка дивіться на початку статті >>

Для великої компанії графік документообігу можна скласти для кожного підрозділу, за формою з розбивкою на операції.

Графік документообігу для бухгалтерії

завантажити зразок

підсумок

Графік документообігу дозволить оперативно контролювати складання та затвердження документів. Включайте обов'язок щодо дотримання термінів, встановлених графіком, в посадові інструкції працівників. Це підвищить виконавську дисципліну в компанії.