➤ Графік документообігу на підприємстві зразок

  1. Для чого потрібен графік документообігу в обліковій політиці
  2. ★ Дізнайтеся основні правила і принципи документообігу
  3. Хто розробляє графік документообігу
  4. Як скласти графік документообігу
  5. Покроковий алгоритм складання графіка документообігу
  6. Як оформити графік документообігу

У статті розповімо, чому вам потрібен графік документообігу, і як скласти його самостійно за 4 кроку. Скачайте заповнені зразки і бланки, щоб використовувати їх в роботі.

Скачайте і використовуйте корисні зразки:

Для чого потрібен графік документообігу в обліковій політиці

Компанія обробляє кілька сотень видів документів. Кожен підрозділ складає і виконує як типові, так і власні види документів, які супроводжують і підтверджують його діяльність. При цьому фахівці повинні скласти, виконати, передати на зберігання і знищити кожен документ своєчасно. Особливо важливо вчасно обробляти бухгалтерські, фінансові та кадрові документи, тому що терміни їх виконання часто встановлюють законодавчо. Щоб не пропустити потрібну дату і чітко регламентувати виконання документів підприємства, використовують спеціальний графік.

Дізнайтеся основні правила і принципи документообігу

Графік документообігу - це повний перелік всіх документів підприємства. Його розробляють і затверджують відповідно до Положення та Інструкції з документообігу. У графіку вказують, хто відповідає за розробку і оформлення документів, встановлюють терміни, в які їх потрібно скласти і передати виконавцям. Графік документообігу 2019 відносять до основних елементів системи внутрішнього контролю в компанії і вважають одним з показників її надійності. Аудитори під час перевірок з більшою ймовірністю винесуть позитивний висновок організації, в якій такий графік склали.

Зразок інструкції з діловодства

Зразок інструкції з діловодства

завантажити зразок

Наявність в компанії графіка документообігу дозволяє:

  • упорядкувати документопоток і всі процедури документообігу;
  • оперативно контролювати, вчасно чи становлять, обробляють і виконують документи;
  • своєчасно формувати звітні форми;
  • виключити аврали і забезпечити ритмічність роботи виконавців;
  • у встановлені терміни формувати справи і передавати їх на архівне зберігання;
  • гарантувати своєчасну обробку документів;
  • в термін отримувати інформацію, яка необхідна, щоб оперативно приймати управлінські рішення.

Хто розробляє графік документообігу

Графік можна розробити для всіх підрозділів, як єдиний документ, і для однієї служби. Останнє підходить для відділів з великим документообігом. Наприклад, для кадрової або HR-служби, бухгалтерії, фінансового відділу, а так же підрозділів, до функцій яких ходить облік і зберігання продукції, комплектуючих і товарно-матеріальних цінностей.

Графік документообігу первинних облікових документів у підрозділі може розробити фахівець, який добре знає пакет документів служби та встановлені для їх розробки і виконання терміни.

Розробку графіків документообігу на великих підприємствах часто віддають на аутсорсинг - наймають експертів або укладають договір з консалтинговою компанією. Оптимальний варіант - співпраця експертів і працівників служб компанії, яких керівник призначить відповідальними своїм наказом.

Найчастіше компанії намагаються економити і обходитися своїми силами. В такому випадку, буде краще, якщо зведений графік документообігу на підставі графіків підрозділів організації складе служба діловодства. Але з цим дорученням впорається і секретар, якщо потік документів в компанії невеликий.

6 корисних схем-пам'яток від журналу «Довідник секретаря», які допоможуть вам правильно працювати з документами

Завантажити 6 схем-пам'яток

Як скласти графік документообігу

Уніфікованої форми для цього документа немає. Як приклад ви можете використовувати зразок графіка документообігу, який Мінсільгосп РФ затвердив в «Методичних рекомендаціях з розробки облікової політики в сільськогосподарських організаціях» від 16 травня 2005 року.

Те, які відомості потрібно включити в графік документообігу вашої компанії, залежить:

  • від обсягу документопотоков і специфіки виробничої діяльності підрозділів;
  • складу підрозділів;
  • типів і видів первинної облікової документації, які використовують в підрозділі;
  • регламентів складання, обробки і виконання документів компанії;
  • наявності коштів автоматизованого обліку та документообігу, використовуваного програмного забезпечення.

Корисна підказка від журналу «Система Кадри». Перелік обов'язкових і рекомендованих кадрових документів

Завантажити таблицю повністю

Покроковий алгоритм складання графіка документообігу

Крок 1. Визначте перелік документів, які супроводжують діяльність компанії і розробляють всередині неї. Крім регулярної первинної документації по кадрам і бухгалтерії включите в перелік разові документи і ті, які становлять час від часу.

Крок 2. У підрозділах, які працюють з первинною документацією, призначте відповідальних. Вони будуть складати, оформляти і передавати документи на затвердження і виконання.

приклад

По кожному документу в графіку призначте відповідальними за складання та оформлення:

  • наказу про прийом на роботу - співробітника відділу кадрів чи служби персоналу;
  • протоколу загальних зборів учасників - старшого юрисконсульта;
  • табеля обліку робочого часу - співробітників по підрозділах;
  • видаткових касових ордерів (форма КО-2) - бухгалтера-розраховувача.

Крок 3. Встановіть терміни, в які необхідно узгодити, затвердити і передати на виконання кожен документ.

Крок 4. Оформіть графік по зручній вам формі. Найчастіше використовують таблицю, зміст граф в якій визначають за потребами організації та підрозділи.

Приклад заповненого графіка документообігу

завантажити зразок

Як оформити графік документообігу

Використовуйте спрощену форму графіка, якщо у вас маленька компанія з невеликим документообігом. Зразок бланка дивіться на початку статті >>

Для великої компанії графік документообігу можна скласти для кожного підрозділу, за формою з розбивкою на операції.

Графік документообігу для бухгалтерії

завантажити зразок

підсумок

Графік документообігу дозволить оперативно контролювати складання та затвердження документів. Включайте обов'язок щодо дотримання термінів, встановлених графіком, в посадові інструкції працівників. Це підвищить виконавську дисципліну в компанії.

Гражданский противогаз ГП-7Б
Противогаз ГП-7Б гражданский предназначен для защиты органов дыхания от отравляющих веществ, биологических аэрозолей, от широкого спектра аварийно химически опасных веществ, радиоизотопов

Fallout 4 Противогаз На Карте
Плагины и моды для Fallout 4 - Каталог модов. Мод улучшает частицы от стрельбы, взрывов и огня в Fallout 4. 19 151статья в Убежище. Добавить новую страницу. Противогаз-маска Править. Бриджуэй Траст

Бирка на противогазную сумку образец
Главная » Разное » Бирка на противогазную сумку образец Cincinnati, ohio national institute for occupational safety and health, 1987. В нижней части коробки старенького эталона располагается активированный

Противогазы - Информация о сайте
Противогаз — средство защиты органов дыхания, также бывают противогазы, обеспечивающие защиту зрения и лица. Защитные свойства противогазов различаются по типу защиты: фильтрующие  — от конкретных

Бирка На Противогаз Образец
Бирка на противогаз образец. Сумка с противогазом ставится биркой наружу. На сумки для противогазов, а также на чехлы для перчаток и плащей оп-1м, размером 3х5 см данный размер строго соблюдается, пришивают

О порядке проверок и замене фильтрующих противогазов при регулярном и длительном их применении
Распечатать Вопрос: На сайте компаний, выпускающих противогазы, указывается информация, что фильтрующие противогазы ГП-7 подлежат технической проверке не более 8 раз. А нормативного подтверждения

О ПРОТИВОГАЗЕ Противогаз надевается на голову солдата для
О ПРОТИВОГАЗЕ: Противогаз надевается на голову солдата для устрашения противника и подавления его боевого духа. Сами посудите: сидит противник в окопе, чай мешает ложечкой, никого не трогает. Вдруг сверху

Кто изобрел противогаз? Что повлияло на изобретение противогаза в России
До сих пор не известно, кто изобрел противогаз. Единого мнения по данному вопросу не существует. Их примитивные прототипы применялись еще в Средние века, когда врачи использовали специальные маски с длинными

Конструкция и принцип работы устройства противогаза
Начиная со школьной скамьи, каждый человек хотя бы приблизительно был знаком с противогазом. Аппарат был впервые применен в 1915 году во время боевых действий — тогда один из противников применил химическое

ОМЧС Резерв - Информационно-консультативный центр - Проверка противогазов
В соответствии с Федеральными законами №28-ФЗ «О гражданской обороне» и №68-ФЗ «О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера» все население страны должно