Недостача при інвентаризації - порядок дій в 2019 році, судова практика

1. Можливі причини недостачі
2. вина постачальника
3. розкрадання працівником
4. Процес природного убутку
5. Порядок проведення інвентаризації
6. документування
7. Загальний порядок дій роботодавця
8. списання недостачі
9. Стягнення з винних осіб
10. Судова практика

Недостача при інвентаризації - це те, що часто найбільше лякає керівника, бухгалтера і матеріально відповідальних осіб.

Подібне явище в першу чергу помітно для контролюючих органів. Часто директор сприймає такий результат як збиток для себе. Якщо мова йде про державних організаціях, то недостача - це потенційна небезпека бути звинуваченим в розкраданні.

Насправді причина може бути в іншому, а винний і зовсім відсутні. Іноді виникати недостача може не як наслідок будь-якого порушення з боку відповідальних осіб, а просто як звичайний робочий момент. Саме тому потрібно знати, як правильно оформляти недостачу, коли буде потрібно утримання збитків, а коли її просто можна списати.

Можливі причини недостачі

Існує думка, що знайти недостачу в процесі інвентаризації можна тільки тоді, коли продавець або бухгалтер нечисті на руку. Насправді це абсолютно неправильна думка. Причини, за якими виникає недостача можуть бути цілком правомірними. Більш того - це цілком робочі моменти, з якими стикається кожен магазин, навіть якщо там працюють повністю чесні і сумлінні люди.

Отже, найбільш часті відповіді на питання, чому виникає недостача:

• Природний спад. Передбачене нормативними актами явище, коли матеріал не може бути оцінений «під розрахунок». Наприклад, при продажу на вагу круп просто неможливо продати все до останнього грама. У будь-якому випадку по касі пройде менші обсяг, ніж спочатку закуплено.
• Виникає в процесі продажу шлюб. Формально його теж зараховують до попереднього пункту, але виникає дещо інакше. Будь-яку продукцію можуть пошкодити (наприклад, одяг в процесі примірки). Не завжди є вина виробника і річ можна обміняти, тоді її потрібно буде списувати.
• Заміна товарів. По факту це та сама пересортиця, коли замість одного товару був проданий іншій.

До речі, надлишок - це формально не набагато менше неприємне явище в бухгалтерії. В даному випадку оформлення буває ще більш проблематичним. Особливо якщо мова йде про надлишки готівкових коштів в касі. Пояснювальний лист в будь-якому випадку необхідно буде складати, як і при нестачі чого-небудь.

Найчастіше надлишки виникають, якщо має місце пересортиця. Подібне явище характеризується тим, що схожі товари були просто змішані між собою або замість одного відпускався інший. Тоді документально одного товару має бути більше, а іншого - менше.

Найбільш часто з подібним стикається продуктовий магазин. Явний приклад: замість одного сорту картоплі касир пробивав інший. Підсумок - документально одного сорту продано більше, ніж насправді, а іншого - менше, тобто товару по факту не вистачає.

вина постачальника

Іноді виявити недостачу можна з вини постачальника. Чинників тут може бути кілька:

• відвантажено менше, ніж заявлено у документах;
• в контейнерах (пачках) не та кількість, яка повинна бути;
• в ящиках знаходиться не той товар (пересортиця).

Залежно від того, що саме було виявлено, визначається подальший ряд дій. Якщо не вистачає безпосередньо кількості продукції, яке мало бути перераховано, то тоді відповідальність лягає на прийняв поставку. За фактом у постачальника є документи, що підтверджують прийом товару без претензій. Тому що-небудь пред'явити йому неможливо.

Якщо ж товару не вистачає в тарах, в яких він був доставлений, то тоді постачальник може і не визнати провину. Тоді має бути проведено розслідування - можливо розкрадання в процесі перевезення (якщо для цієї мети притягувалася стороння організація). Також постачальник може направити претензію виробнику, якщо така партія вже надійшла йому (якщо говорити про посередників). Те ж саме стосується випадків, коли в ящиках виявилося щось не те.

На практиці виявити таке можна, але ось довести вину постачальника і отримати від нього компенсації складно. Причина в тому, що він завжди може посилатися на акт прийому-передачі. Якщо мали місце якісь претензії і розбіжності, то про це повинні були заявити на самому початку, приймаючи товар. Якщо ж були підписані документи про прийом, то значить, ніяких претензій не було і все відповідало договору поставки.

розкрадання працівником

Грубе порушення норм чинного законодавства, яке тягне за собою кримінальне покарання. Головна умова встановлення даного факту - наявність провини. Тобто розкрадання - це по факту крадіжка, вчинена на робочому місці.

Важливо! Якщо сума вкрадених грошей (або вираз в грошовому еквіваленті) не перевищує 2500 рублів, то настає тільки адміністративна відповідальність. Якщо ж сума більша, то можливе залучення до кримінальної.

За розкрадання керівництво може накладати такі види відповідальності:

• стягнення суми;
• догану із занесенням в особову справу;
• звільнення.

Звільнити за подібне порушення роботодавець має право з посиланням на пп. «Г» п.6 ст. 81 ТК РФ. При цьому за керівником зберігається право вимагати компенсацію заподіяної шкоди. Начальник може відняти суму з вихідної допомоги або звернутися до суду, щоб стягнути з працівника недостачу.

Слід врахувати той факт, що притягнути до відповідальності можна будь-якого працівника, навіть якщо він не є матеріально відповідальною особою і при цьому що-небудь вкрав на робочому місці, то тоді подібне порушення все одно не можна ігнорувати. Але ось відповідати за результатами інвентаризації буде саме та людина, хто документально відповідає за цінності.

Якщо все ж мова йде про крадіжку будь-яким іншим працівником, то за роботодавцем зберігається право відразу після виявлення факту пропажі звернутися в правоохоронні органи. Тоді складається протокол і настає відповідальність відповідно до КК як у випадку з крадіжкою в будь-якому іншому місці (не на роботі).

За фактом розкрадання повинен бути обов'язково складений протокол, який підтверджує факт пропажі, а також документує чітко виражену в грошовому еквіваленті цінність. Якщо мова йде про грошовій сумі, то проблем з підрахунками немає. А ось якщо пропали цінності, то тоді враховується їх балансова вартість. Що стосується пропажі техніки або будь-яких речей довгострокового користування, додатково береться до уваги амортизація і вказується лише кінцева вартість на даний момент.

Процес природного убутку

Даний процес спеціально передбачений на законодавчому рівні. Далеко не весь товар вдається реалізувати в повному обсязі без втрат. Наприклад, якщо мова йде про продовольчі товари або про матеріали для пошиття речей. Неможливо реалізувати або використовувати весь матеріальний ресурс без залишку. В процесі зберігання частина може зіпсуватися. Робити що-небудь для пошуку винних у цьому випадку нелогічно. Ось чому юридичний джерело, який регулює дане питання, чітко виділяє процес природного зменшення населення. Це явище, коли зменшення балансового кількості товарів цілком допустимо і логічно.

Розмір і грошовий еквівалент природного убутку для різних груп товарів чітко регламентований. Самостійно роботодавець не може на свій розсуд змінювати ці значення. Якщо розмір недостачі перевищить їх, то тоді необхідно виявляти причини і шукати винних, щоб потім зробити утримання.

При цьому подібне передбачається не для всіх цінностей і не завжди. Наприклад, комірник не може вимагати списання товарів, які зберігаються на складі.

До речі, документація - це теж товарно-матеріальний ресурс, який має чітке грошове вираження. У разі нестачі оформити все потрібно буде таким же чином. Наприклад, якщо мова йде про трудові книжки. І ось якраз до такого роду цінностей поняття природного убутку ставитися не буде.

Порядок проведення інвентаризації

Інвентаризація може бути запланована і позапланова. Планова інвентаризація проводиться згідно з графіком, затвердженим в кожній організації. Позапланова призначається в тому випадку, якщо для цього є істотні причини:

• передача справ матеріально відповідальною особою;
• крадіжка, стихійне лихо, в ході якого страждає склад, магазин або будь-яке інше сховище;
• виявлення будь-яких фактів, які можуть ставити під сумнів благонадійність матеріально відповідальної особи.

Заздалегідь необхідно видати наказ про майбутню інвентаризації, в якому чітко вказують дати початку і закінчення, відповідальних осіб і причину.

За результатами складають акт із зазначенням отриманих відомостей. Залежно від цього видаються подальші накази (про стягнення недостачі, про винесення догани).

документування

Документальний аспект грає тут ключову роль. Будь виявлений результат спочатку повинен бути задокументований. Часто, якщо не занадто великі обсяги цінностей, заводиться спеціальний акт звірки, в якому вказується повний перелік речей на балансі. Далі там відзначають, що є по факту.

Якщо обсяги дуже великі, то в акт необхідно просто занести розбіжності. Після цього вже будуть видані накази про те, як покарати винних. При цьому необхідно підготувати документи, що підтверджують дотримання всіх превентивних заходів. Наприклад, якщо комірник доведе, що складу виріб як слід захист від злодіїв, то звинуватити його в чомусь буде складно.

Якщо не перевищено дозволений для списання обсяг природного убутку, то після цього додатково складається акт про списання недостачі.

Загальний порядок дій роботодавця

Якщо в ході інвентаризації виявлено недостачу, то головне завдання керівника - все правильно оформити і задокументувати. Якщо потрібна допомога правоохоронних органів, то тоді необхідно якомога швидше звернутися до них. Найчастіше це відбувається, якщо недостача - наслідок протиправних дій працівників.

Далі, в залежності від ситуації, приймається рішення про подальші дії: чи буде списана недостача або її потрібно утримати з винної особи, попередньо встановивши його.

Якщо керівник виступає ініціатором звільнення працівника, тоді немає необхідності чекати покладені 2 тижні (вони поширюються лише на звільнення з підприємства за власним бажанням). Звільнити можна, навіть видавши наказ в день ознайомлення з результатами інвентаризації. До речі, тут немає ніяких обмежень - звільнити за таке грубе порушення керівник може будь-якого працівника.

списання недостачі

За Кредитом балансу будь-яка недостача оформляється проводкою 94. Якщо ж відбувається стягнення з винної особи і списується недостача за його рахунок, то по Дебету це виражається рахунком 73.2. За 96 рахунку відбувається списання тоді, коли є ліміт на це.

Крім офіційного наказу про списання недостачі, додатково виписується окрема довідка-розрахунок бухгалтером.

Списують відсутні цінності за їх собівартістю, а не за ринковою.

Стягнення з винних осіб

Після того як все буде правильно задокументовано, керівник передає документи в бухгалтерію.

Вирішення питання про стягнення грошей з співробітника регулюється статтею 248 ТК РФ. Стягнути належну суму можливо за заявою працівника, який на підставі наказу про повернення відсутнього в письмовій формі сам просить здійснити відрахування з його зарплати (або просто вкладає гроші на вказаний рахунок).

Якщо ж працівник заперечує проти утримання з зарплати, то тоді можливо провести стягнення на підставі рішення суду. При такому варіанті за виконавчим листом будуть вичитувати до 50 відсотків від загальної суми його доходу.

Якщо за рішенням суду працівник відмовиться платити і при цьому звільниться (відмовити в цьому праві роботодавець все одно не має права), то тоді утримання на підставі виконавчого листа можуть проводитися з інших видів його доходу.

Також можуть і посадити, якщо шкода заподіяна в особливо великих розмірах і буде доведений факт розкрадання.

Судова практика

Даний приклад демонструє, що керівник може не виробляти відрахування із заробітної плати недостачі самостійно. В даному випадку працівнику просто було видано офіційну вимогу про повернення боргу. Співробітник погодився з рішенням керівництва, але ніяку суму не вніс. Тоді керівник звернувся до суду з метою витребувати не тільки суму заборгованості, але і відсотків за весь період неповернення. Рішення було задоволено в повному обсязі. На підставі постанови стягнення проводитимуть уже державні органи.