Плануємо робочий час керівника

Жарти про взаємини начальства з робочим часом можна згадувати до вечора. Тільки коли ваш керівник в черговий раз затримується на півтори години, а в переговорній вже сорок хвилин тужать важливі гості і мобільний шефа недоступний, це зовсім не здається смішним.

Або коли начальник у черговий раз працює п'ятничним вечором до ранку суботи і, звичайно, ніяк не може при цьому без вас обійтися, вам теж складно знайти в цій ситуації привід для радості.

А ще буває так, що ви спільними зусиллями склали розклад на весь наступний тиждень, буквально по хвилинах, а шефа вранці в понеділок терміново викликали на прийом до губернатора, і ваше ідеальне розклад посипалося як картковий будиночок. І вам знову потрібно переносити зустрічі, затримуватися на роботі ... �� шукати відповіді на два найпопулярніші питання: «Хто винен?» І «Що робити?»

Так хто ж винен? Ні, не підступний губернатор, який самим підлим чином викликав вашого шефа на килим в понеділок о восьмій ранку. Хоча ... він теж. І його секретар. І ті, хто над ним. І ще погода, яка раптом перестала бути льотної, змусивши його на бігу змінювати плани.

Звичайно, ми не можемо вплинути на губернатора, його помічника, погоду і курси валют. Але ми можемо організувати (або хоча б постаратися) робочий час свого керівника (і своє теж) таким чином, щоб раптові зміни в графіку не брали масштаб катастрофи.

Для цього нам знадобляться:

• керівник - 1 шт .;
• секретар / помічник - 1 шт .;
• дана стаття - 1 шт .;
• досягнення високих технологій - всі можливі.

Методи планування часу

Для початку давайте звернемося до основних методів планування часу. Швидше за все, ви з ними вже знайомі, наше завдання - систематизувати ці знання.

Метод «Альпи» включає в себе п'ять стадій планування:

1. Складання списку завдань.
2. Оцінка тривалості виконання завдань.
3. Резервування часу (у співвідношенні 60:40, тобто 40% часу має залишатися вільним).
4. Прийняття рішень по пріоритетах і передоручень деяких справ.
5. Контроль (облік незроблене).

Друга методика - закон Парето, або принцип 20/80. У загальному вигляді його можна сформулювати наступним чином: «20% зусиль дають 80% результату, а інші 80% зусиль - лише 20% результату». У нашому випадку можна сказати, що 80% роботи робляться за 20% часу. Ми не будемо поки аналізувати, наскільки мав рацію Парето і його наслідували, а просто запам'ятаємо співвідношення.

Третій спосіб організації часу відомий як матриця Ейзенхауера.

Відповідно до даної матриці всі справи можна розділити на чотири категорії:

А - термінові і важливі;

B - важливі, але не термінові;

C - не важливо, але термінові;

D - не важливо і не термінові.

Розподіливши робочі завдання відповідно до цієї матриці, можна розписати черговість виконання справ.

Ну і що робити з усіма цими методами? В ідеалі, звичайно, їх би застосовувати в роботі вашого керівника. Однак саме нам належить зараз розглядати їх, комбінувати і робити висновки. Тож почнемо.

Один з пунктів методу «Альпи» говорить, що 40% часу потрібно залишати вільними. Перший порив будь-якого з нас - посміхнутися і сказати, що це неможливо. Можливо, про це нам ясно говорить принцип Парето: 80% роботи робиться за 20% робочого часу. Що це означає? Що з рештою 80% можна «пограти», наприклад, відрізавши половину. Хто сказав, що вони не потрібні? Вони просто необхідні - там ще роботи 20% залишилося. Просто ми будемо звертатися з ними більш «вільно».

Навіщо потрібні 40% резервного часу? Для чого завгодно: непередбачених викликів до губернатора, форс-мажору на виробництві, поточної роботи, дорожніх пробок, перекуру, обов'язкових перерв на відпочинок (про це мова піде далі), так і просто поганого самопочуття керівника (треба ж йому мати хоча б теоретичну можливість піти з роботи, якщо разом з курсом валют піднімуться температура і тиск).

Саме тому основною помилкою при плануванні часу є щохвилинний план: одне невелике запізнення загрожує тим, що доведеться перекроювати розклад всього дня, а за ним - цілого тижня.

Подібна ситуація часто виникає не тільки через велику кількість завдань, а й тому, що керівник не хоче бачити напівпорожнє розклад. Багатьом шефам здається, що в цьому випадку вони справляють враження нероб. Їхні помічники теж нерідко схильні до цієї «хвороби». Звичайно, спочатку буде дуже складно планувати час з урахуванням резерву в 40%, але зовсім не обов'язково відразу прагнути до цієї цифри. Багато в чому це залежить від того, наскільки керівник розташований до змін і зацікавлений в оптимізації власного робочого часу. Для початку спробуйте звільнити хоча б 10% часу і попрацювати так тиждень або дві. Якщо експеримент виявиться успішним, можна рухатися в цьому напрямку далі. Крім того, може виявитися так, що саме для вашого керівника ідеальне співвідношення не 60:40, а 70:30 або 50:50. Це залежить і від його типу характеру, і від специфіки галузі, в якій працює ваша компанія, і навіть від часового поясу.

Отже, згідно з методом «Альпи» при плануванні робочого часу ми складаємо список завдань, розписуємо, скільки часу займе виконання кожної з них, пам'ятаючи при цьому, що в розкладі потрібно залишити і вільний час теж. Цей метод також радить нам групувати однорідні справи, придумуючи їм умовне позначення - це додатково заощадить наш час.

Але в рамках даного методу нічого не говориться про розстановку пріоритетів. У цьому нам може допомогти «матриця Ейзенхауера».

З важливими і терміновими справами (А) все зрозуміло. Коли керівник просить вас з'єднати його з начальником цеху або коли йому дзвонить вище начальство - це терміново і важливо. Якщо вранці виявилося, що шефу потрібно через три години полетіти у відрядження - те ж саме. А ось якщо, наприклад, відрядження через тиждень, то задача переходить в другу категорію - важливих, але не термінових справ (B).

В ідеалі квадрат справ А повинен бути порожнім (ось навіщо нам резерв часу по методу «Альпи»). На практиці там часто виявляються завдання, термін здачі яких пропущено або різко змінений.

Для справ другої категорії (B) потрібно встановити терміни виконання. Якщо ваш керівник їде у відрядження 15-го числа, значить, 14-е - крайній термін, коли повинні бути готові всі його документи.

Дві інші категорії справ (D, C) виглядають досить загадково: що значить не важливі, але термінові (С)? Як це? Часто, ілюструючи цю матрицю, в квадрат З автори статей вписують слово «доручити». Для вашого керівника це справи, які він може делегувати заступнику, вам, фахівцям. Наприклад, якщо Ви це узгодили на порозі приймальні з'являються партнери (так, всі зустрічі потрібно призначати заздалегідь, але це вічне «так ми ось тут в Пітері, вирішили до вас заскочити теж»), на зустріч з ними можна відправити заступника - не виганяти ж людей, справді. Керівник в цьому випадку швидко приймає рішення, дає доручення і забуває про подію, таким чином впоравшись з терміновим, але не важливою справою.

Категорія D - не термінові і не важливі справи - це ті, які при необхідності можна просто викреслити зі списку. Хочете розібрати папери в шафі? Півроку цього не робили, і якщо зараз у вас немає на це часу, то не потрібно напружуватися і його вишукувати - розберете, коли на роботі настане затишшя. Нікуди вони не подінуться, ці папери. Для вашого керівника такими справами можуть бути т.зв. «Пожирачі часу»: прочитати статтю в журналі або новини на РБК, тому що все вже все прочитали, ознайомитися з біржовими зведеннями (а брокеру навіщо платити тоді?) І т.д. Від виконання будь-якого з цих справ можна легко відмовитися.

Проблема перша: шеф не посвячує вас в свої плани

І все було б так просто, якби нам не доводилося в своїй роботі мати справу з іншими людьми, і в першу чергу - зі своїм керівником.

Найбільша проблема, з якою ви можете зіткнутися при плануванні робочого часу свого керівника, - його повне небажання присвячувати вас в свої плани. Здавалося б, це суперечить самій ідеї наявності у керівника помічника. На жаль, я свого часу три роки працювала з таким начальником і знаю не з чуток, що такі керівники дійсно бувають. Зате тепер я знаю, як з ними боротися.

Як ми вже не раз писали, головний обов'язок секретаря або помічника - допомагати своєму керівнику виконувати його робочі обов'язки, в т.ч. організовувати його час. Але всі ці методи і матриці зовсім марні, якщо він вам нічого не говорить: він приходить на роботу кожен день у різний час, йде - теж. Або може пропасти на півдня, вискочивши з приймальні без верхнього одягу. Може навіть виїхати у відпустку на два тижні, нікого, включаючи заступників, не попередивши. Ви ніколи не знаєте, де він знаходиться в даний момент: на тренуванні в спортзалі або на виїзній зустрічі? Він не прийшов на роботу, тому що з ранку поїхав на переговори або тому що проспав?

У приймальні товпляться співробітники з терміновими документами на підпис, телефон розривається, а ви нічим не можете допомогти ні собі, ні всім цим стражденним, бо не знаєте відповіді на питання, де керівник і коли він з'явиться. І ви вже заплуталися в брехні ( «Коли все це скінчиться?»), І взагалі така зневага дуже прикро і «неможливо так працювати».

В цей час ви не тільки не виконуєте свої посадові обов'язки, а й заважаєте співробітникам виконувати їх роботу, а значить, необхідно вживати заходів. Які?

вживаємо заходів

1. Що робити, якщо він вам не говорить, куди і як надовго йде? Запитувати. Швидше за все, його будуть дратувати такі питання. Поясніть, що вони продиктовані виключно робочою необхідністю, а не вашим простою цікавістю. Тільки ні в якому разі не дорікайте його в тому, що він приховує від вас інформацію. Краще зверніться до нього з проханням ставити вас до відома про свої плани.

2. Починайте поволі планувати його розклад. В кінці дня накидайте приблизний план на наступний робочий день і принесіть йому на узгодження. Він може викреслити з нього всі пункти, але зате ви будете мати уявлення про його плани. На даному етапі на тиждень і довший термін краще нічого не планувати - це марно.

3. Створіть в розкладі реперні точки * . Для таких точок годяться щотижневі наради, ранкові планерки, час підписання документів. Так ви будете знати, в який час шеф точно буде в офісі, і привчите його, себе і всіх співробітників до дисципліни.

4. Обговоріть можливі способи зв'язку в разі, якщо керівника не опиниться в офісі: чи можна дзвонити на мобільний, відправляти смс, користуватися мессенджерами? Переглядає він з мобільного телефону робочу пошту?

Ваше завдання - не просто отримувати від нього інформацію, а й налагодити контакт в цілому. Поки ви цього не зробите, ніякої інформації він вам надавати не буде. Завдання це складна і вимагає великих витрат, як тимчасових, так і психологічних.

Найголовніше: ви повинні бути впевнені в тому, що у вас на все це - задавати питання, бути в курсі планів керівника, складати його розклад - є право.

Чому керівники так себе поводять? Причини можуть бути самі різні. Можливо, ви його перший помічник і він просто не звик, що свій графік потрібно з кимось узгоджувати. Або він завжди так себе вів, а ваші попередники занадто його боялися або не сприймали таку ситуацію як проблемну, ось і не намагалися нічого змінити.

Описана проблема - найскладніша з тих, з якими ви можете зіткнутися при плануванні робочого дня керівника. Звичайно, є й інші. Але при їх вирішенні у вас буде перевага: вам не доведеться боротися з ними поодинці - керівник буде вашим союзником.

Проблема друга: все занадто мінливе

Другий за складністю є ситуація, коли в ваш робочий графік постійно вклинюються зміни ззовні. Секретарі керівників великих підприємств (скажімо, містоутворюючих заводів) не з чуток знають, що це таке. Старанно збудований робочий графік може в будь-який момент зазнати змін, якщо вашого начальника терміново викличуть в міську, обласну чи ще якусь адміністрацію; якщо мова йде про небезпечний виробництві, де в будь-який момент може статися ПП, яке вимагатиме негайного присутності керівника. Ми вже не говоримо про інвесторів, членів ради директорів, вищестоящому керівництві, головному офісі в Москві або Лондоні, звідки одного разу вранці може прийти терміновий виклик. Передбачити всі ці термінові виклики неможливо, оскільки ніякої циклічності вони не мають.

З іншого боку, якщо, користуючись радою, ви резервуєте керівнику вільний час, то є шанс звести неприємні наслідки від збою в розкладі до мінімуму. Крім того, ви можете:

1. Бути в курсі того, що відбувається в компанії. Компанія вирішила відбити IPO або купити нове перспективне родовище? Значить, найближчим часом цілком вірогідні термінові відрядження, переговори, що тривають кілька діб без перерви, робота у вихідні і ночами. Потрібно бути готовими до того, що цей період не буде легким. Ви можете обговорити ситуацію з шефом і делегувати комусь із заступників частина його рутинних функцій (наприклад, підписання документів або погодження документів в СЕД). Рутинна робота вимагає від керівника уважності, зосередженості і до того ж забирає досить багато часу. Якщо тимчасово її делегувати, з'явиться додаткова кількість вільного часу і, можливо, йому і вам не доведеться працювати ночами.
2. Враховувати сезонність діяльності багатьох компанії, якщо така є. Північний Льодовитий океан не в будь-який час року судноплавний. Тому якщо пароплав не вийде з порту Владивосток в порт Певек в строго певний час, він вийде туди тільки в наступному році. Це означає, що взимку навантаження на працівників порту Певек значно нижче, ніж влітку. Тобто півроку потрібно бути в повній бойовій готовності щохвилини, зате потім на кілька місяців можна майже розслабитися. Якщо у вашій компанії спостерігається подібна сезонність, ви повинні знати, коли настає і закінчується найскладніший період і бути готовими до цього морально. У самі напружені моменти можна думати про тих, у кого немає ніякої сезонності: (наприклад, секретарі головлікарів в лікарнях).
3. Спробувати зрозуміти, хто є найбільшою загрозою для вашого розкладу. Далеко не кожна людина може вплинути на плани вашого начальника. Таких людей небагато (наприклад, вище начальство, голова міської або обласної адміністрації), і з їх помічниками ви можете постаратися налагодити контакт, щоб мати можливість дізнаватися про найближчі плани їх шефів. Помічник може не розповісти вам про те, що «заклання» вашого керівника вже внесено в розклад на наступний тиждень, тому що це заборонено або, можливо, він сам не знає, але спробувати можна. Адже якщо ви знаєте, що директор головного офісу на два тижні поїхав на Мальдіви, можна сміливо планувати розклад, знаючи, що в Москву його в найближчі два тижні з великою часткою ймовірності не викличуть.

На допомогу секретарю: прийоми роботи

1. Синхронізуйте ваш розклад. Дублікат розкладу керівника повинен бути у вас обов'язково. Правда, виглядати він буде трохи інакше. Під кожною подією дня складіть список завдань, які ви повинні виконати до цієї події. наприклад:

11:00 Зустріч з постачальниками обладнання.
Нагадати учасникам про майбутню зустріч, роздрукувати матеріали, перевірити обладнання в кімнаті переговорів.

1. Не ігноруйте технічний прогрес. Бувають, звичайно, і в наш час керівники, які віддають перевагу вести розклад виключно на папері. У паперового варіанту чимало плюсів:

- читати з листа багатьом зручніше, ніж з екрану;

- якщо людина друкує не швидко, то йому легше щось написати поруч із записом, ніж вносити зміни в електронний розклад;

- в разі відключення електрики паперовий планинг нікуди не дінеться.

Проте, якщо ваш начальник не надто суворий консерватор, краще вести ще й електронний календар, тим більше що багато програм (наприклад, Microsoft Outlook) Ви можете синхронізувати календарі. Таким чином, якщо керівник внесе в ваш план зміни, ви відразу їх побачите. У разі якщо зміни внесете ви, він також про це дізнається. Крім того, цей варіант зручний, якщо начальник не наказували вам складати його календар, а займається цим сам. Однак те, що ви повинні бути в курсі його пересувань, ніхто не відміняв.

1. Краще Всього складаті розклад в п'ятницю на Наступний тиждень, а потім корігуваті его щовечора на Наступний день. Альо НЕ зайве буде такоже порівняті графіки ще раз вранці, на свіжу голову. Если в розкладі є зустрічі з іншімі людьми, напередодні обдзвоніте їх або їх помічників, уточніть ще раз, что Зустріч в сілі.
2. Если ви ведете електронний календар, зручне буде розділіті робочий час керівника на зони. В червоні зони вносите всі майбутні справи, в зелені - то самє резервний час, про Який ми говорили вищє.
3. Завжди будьте на зв'язку з керівніком. Навіть якщо він у відрядженні, на важливій нараді, на прийомі у лікаря - домовтеся, яким чином можна з ним зв'язатися. Так, якщо виникнуть несподівані зміни, ви зможете тут же дати йому знати про це.
4. Будьте готові домовлятися. Щоб скласти максимально зручний розклад, нівелювати наслідки від його збоїв, які не піддаватися надмірним навантаженням, вам доведеться навчитися домовлятися: з партнерами, охочими приїхати на зустріч з вашим керівником; з колегою, яка не бажає розкривати вам плани свого начальника; з власним шефом, пояснюючи йому, чому зручніше буде зробити так, як пропонуєте ви, а не так, як хоче він. По суті, управління часом - завдання з області не тільки організації, але і комунікації. Так що розвивайте відповідні навички.

Сказати: «Ось бачите, нічого складного в плануванні робочого часу немає» буде просто знущанням - це по-справжньому складна робота, в якій добре тільки те, що з часом ви будете купувати все більше практичних знань і навичок, краще дізнаватися свого керівника і інших людей, з якими доводиться працювати. А значить, будете справлятися з цим обов'язком все краще і краще.

* Реперні точки - точки, на яких ґрунтується шкала вимірювань.

М.А. Юдакова, секретар керуючого директора ТОВ «ТД Поліметал»