Система починається з архіву

Володимир Ємельяненко, Володимир Кошелев, Леонід Сімхес

Автоматизація обліку, зберігання і використання технічної документації в конструкторських, технологічних і інших підрозділах підприємства сьогодні є однією з найбільш актуальних завдань, від успішного вирішення якої багато в чому залежить доля всієї подальшої діяльності по переходу до нових методів роботи на основі сучасних інформаційних технологій. Тому досвід таких робіт може виявитися корисним для багатьох підприємств, які думають про перспективи свого розвитку.

Історія створення електронного архіву конструкторської та технологічної документації в проектно-конструкторському та технологічному бюро по локомотивах (ПКТБ) дуже коротка і в якійсь мірі відображає те непросте становище, яке склалося на більшості вітчизняних підприємств.

Все почалося з короткої зустрічі з Г.А.Савосіной, заступником директора ПКТБ. Вислухавши наша розповідь про переваги проектування за допомогою CAD-системи Cimatron під управлінням PDM-системи SmarTeam, Галина Олександрівна погодилася, що проектувати в такому режимі дуже зручно. Але ж в ПКТБ стільки вже всього напроектіровано - що з цим робити? Тому потрібно якось скопіювати існуючий архів в цифровий вигляд, хоча працювати з ним під керуванням Microsoft-провідника буде важко, оскільки креслень-то більше мільйона і в більшості своїй вони формату А0! Проте всім було ясно, що залишати все як є теж не можна (рис. 1). Працівники, які знають архів і можуть знайти потрібний документ, йдуть, а молодь іноді і ГОСТ не знає. Поцікавившись ситуацією на Заході, директор ПКТБ І.В.Серебряков задав питання про архів своєму чеському колезі і отримав відповідь: «Ми його знищили!»

Мал. 1. Архів паперової документації ПКТБ

Для ПКТБ було життєво важливо зберегти інформацію служби технічної документації (СТД), перевести методики систематизації та пошуку документів на електронну основу. Витрати, які необхідно було понести при переході на електронний спосіб ведення архіву, непорівнянні з загрозою втрати технологічної інформації про експлуатацію локомотивного господарства всієї Росії. Знадобилося переконати керівництво ПКТБ піти на необхідні витрати, а досвідчених і відповідальних співробітників, ніколи не використовували комп'ютер, потрібно було переконати в тому, що їм слід змінити звичний розпорядок роботи. Але все пройшло на диво гладко і швидко: начальство забезпечило оплату поставок техніки і програмного забезпечення, а працівники сумлінно, як вони і звикли, пройшли курс навчання, прочитали і прийняли до відома «Тимчасові інструкції по експлуатації електронного архіву». Можливо, це було викликано вищевказаної загрозою, а готовність співробітниць архіву витрачати час і сили - проходили в цей момент скороченням штатів, але хочеться вірити, що причина була не тільки в цьому. Головне - система була створена і стала до ладу!

Тут доречно нагадати, що в останні роки на ринку з'явилося багато програмних продуктів, призначених для створення і ведення електронного архіву документів. У більшості випадків розробники таких продуктів пропонують клієнту засіб для ведення комп'ютерної бази даних, що має в своєму складі стандартні елементи пошуку, друку, адресації. Безумовно, такі продукти мають свого споживача, але для цілей автоматизації технічної підготовки виробництва (ТПП) на промислових підприємствах вони непридатні по ряду принципових причин. По-перше, архів технічної документації - це за визначенням не ізольована система, а одна з декількох взаємопов'язаних підсистем в єдину систему ТПП, так що його локальна автоматизація не вирішує проблеми ефективного використання інформації всіма фахівцями підрозділів підприємства. По-друге, архів технічної документації - не просто сховище документів (паперових або електронних), а система підтримки певного статусу документа відповідно до ГОСТ.

Мал. 2. Загальний вигляд приміщення електронного архіву ТД

Ці обставини спонукали фахівців компанії «Бі Питрон» звернути пильну увагу на PDM SmarTeam - одну з найвідоміших в світі систем для управління даними про виріб в процесі його життєвого циклу (розробник - компанія SmarTeam Corp, дочірня компанія корпорації Dassault Systemes). Виключно широка функціональність, простота і гнучкість налаштувань, великий набір вбудованих інструментальних засобів SmarTeam - все це дозволило в короткий термін розробити типовий шаблон структури даних, адаптований до основних особливостей процесу ТПП на вітчизняних підприємствах з використанням стандартів ЕСКД і ЕСТД. У цьому шаблоні архів технічної документації є органічно вбудованим елементом автоматизованої системи ТПП, що включає, крім того, кошти для колективної роботи різних фахівців (конструкторів, технологів, працівників служб маркетингу, постачання, керівників та ін.) В єдиному інформаційному просторі (ЄДП). При сильно обмежених ресурсах, що виділяються на цілі автоматизації ТПП, створення системи зазвичай відбувається поетапно. При цьому автоматизація архіву в більшості випадків є логічно і економічно виправданим першим етапом таких робіт. Досвід роботи в ПКТБ підтвердив це.

Мал. 3. Вид екрану SmarTeam при схемі 2

Що ж являє собою електронний архів ПКТБ? Коротко розглянемо його склад і основні функціональні особливості. Автоматизована система управління електронним архівом, впроваджена на підприємстві, складається з наступних компонентів:

• інженерний комплекс Ocе 'TDS400, що забезпечує сканування, друк і копіювання документів форматів A4-A0;

• сервер, що забезпечує зберігання документації в електронному вигляді;

• три робочих місця операторів архіву, на яких відскановані документи обробляються, заносяться в єдину базу даних і на яких ведеться подальший облік руху цих документів.

Мал. 4. Форма екрану SmarTeam при схемі 3

Все це (рис. 2) розмістилося в невеликому приміщенні за стіною залу звичайного, тобто паперового, архіву. Тут же було встановлено програмне забезпечення SmarTeam зі спеціальним шаблоном, розробленим за допомогою інструментальних засобів того ж ПО SmarTeam, для ведення архіву технічної документації в умовах конкретного підприємства відповідно до вимог ЕСКД і ЕСТД.

Згідно ГОСТ 2.501-88 і виходячи з вимог компактного зберігання і полегшення ручного пошуку допускаються дві схеми зберігання оригіналів на паперових носіях:

• за форматами в порядку зростання позначень документів в межах кожного формату і коду підприємства-розробника (далі - схема 1);

• по зростанню позначень документів в межах вироби (проекту) без урахування форматів (далі - схема 2 (рис. 3)).

На жаль, обидві зазначені схеми зберігання не відповідають структурі документації конструкторських і технологічних проектів, необхідної для автоматизації не тільки служб технічної документації, а й конструкторсько-технологічних підрозділів. Однак PDM SmarTeam дозволяє, крім реалізації зазначених схем зберігання, організувати зберігання документації в структурі конструкторських проектів, тобто в тих послідовності і складі, як вони записані в специфікаціях проектів без перетасовки за форматами або по зростанню позначень (далі - схема 3 (рис. 4 )).

Доцільність використання тієї чи іншої схеми при перекладі паперового архіву в електронний рекомендується визначати виходячи з майбутньої затребуваності наявної паперової документації та з урахуванням трудомісткості введення інформації, яка для схеми 3 значно вище, ніж для схем 1 або 2. В результаті сканування документів і введення облікової інформації утворюються бази даних конструкторської та технологічної документації (КД і ТД), які є як би копіями існуючого архіву з наступною заміною: замість паперових облікових карток - інформація в базі даних, замість паперових оригіналів - файли зі сканера. Подальший облік руху тепер уже електронних документів (але, можливо, і паперових теж) ведеться з використанням засобів управління електронним архівом PDM SmarTeam.

Наявність в БД структурованої інформації щодо складу проекту (вироби) і за складом технологічного процесу (тобто за схемою 3) забезпечує:

• автоматичне (програмне) формування специфікацій, відомостей специфікацій і відомостей покупних виробів;

• автоматичне формування технологічної документації;

• передачу інформації проектів в автоматизовані системи управління виробництвом;

• аналіз рівнів стандартизації та уніфікації проектів;

• розрахунки зведених трудових і матеріальних нормативів;

• автоматичне формування конструкторсько-технологічних специфікацій на вироби та замовлення;

• автоматичний аналіз тривалості ТПП і т.д.

Іншими словами, схема 3 дозволяє службі технічної документації виконувати функції загального для всіх підрозділів автоматизованого джерела інформації в єдиному інформаційному середовищі підприємства.

Основні відмінності в схемах зберігання документів зводяться головним чином до наступного. Введення інформації за схемами 1 або 2 (копіювання структури існуючого архіву твердих копій) забезпечує швидкий автоматизований переклад паперового архіву в електронну форму з найменшими затратами. Основний їх недолік - неможливість повної інтеграції такого архіву в єдину інформаційну структуру підприємства для роботи в єдиній базі даних.

Використовувати архів, який зберігає документи не за складом вироби, досить складно. Склад виробу являє собою аналог специфікації складального креслення виробу, в графах якої знаходяться найменування всіх документів, що мають відношення до цього виробу. Специфікація в такому вигляді являє собою деревоподібну структуру. При цьому стає можливим отримати швидкий доступ до будь-якої інформації про виріб.

Введення інформації по схемі 3 (з урахуванням структури складу виробу) забезпечує інтеграцію такого архіву в єдину інформаційну структуру підприємства і роботу в єдиній базі даних. Основний недолік при цьому - велика початкова трудомісткість створення структури кожного виробу (цей процес погано автоматизується, якщо починається зі служби архіву). Використання схеми (з урахуванням структури складу виробу) необхідно при намірі підприємства працювати за сучасними світовими стандартами. Така схема зберігання інформації забезпечує швидкий доступ і роботу з кожним виробом в єдиному інформаційному середовищі для всіх служб підприємства, а також на всіх подальших етапах життєвого циклу виробу.

Тепер розглянемо порядок роботи операторів електронного архіву, який був встановлений в ПКТБ. Робота по вводу інформації була організована таким чином: на трьох робочих місцях оператори заводили на комп'ютерах електронні облікові картки (КК) відповідних документів, поміщали список КК зверху відповідної пачки креслень і документів та передавали оператору, який здійснює їх послідовне введення за допомогою сканера. Після введення черговий пачки документів (зазвичай це близько 500 листів) оператор архіву в середовищі системи управління документообігом дає команду про присвоєння послідовних номерів введених файлів імен, зазначених у КК. Система SmarTeam автоматично розсортовує і забезпечує збереження документа відповідно до КК.

Наведемо основні операції цього процесу:

1. Заповнення облікових карток документів і висновок на друк списку заповнених карток для передачі його оператору сканера.

2. Сканування з можливістю вибору конкретного робочого місця для відправки на нього файлів зі сканера.

3. Перегляд і (при необхідності) правка документів в спеціалізованому графічному редакторі: усунення перекосу, сміття, обрізка порожніх полів і т.п.

4. Підключення файлів, для чого системі вказується місце розташування відсканованих файлів, які попередньо контроллером комплексу Ocе 'TDS400 автоматично були пронумеровані по порядку введення і відправлені на робоче місце оператора, заполнявшего їх облікові картки. Після цього система (теж автоматично) перейменовує файли так, щоб їх назви відповідали позначенням документів, об'єднує (якщо треба) сторінки, відскановані окремо в багатосторінкові документи, і пересилає документи на сервер із забезпеченням при необхідності розмежування прав подальшого доступу до інформації (тільки перегляд , редагування, видалення і т.д.). Результат автоматичного перейменування файлів показаний на рис. 5.

Мал. 5. Результат автоматичного перейменування файлів

Мал. 6. Витяг копії потрібного документа з архіву

5. Поточне обслуговування архіву: прийом заявок, пошук документів, висновок на друк, відстеження руху оригіналів, копій, змін і т.п. (Рис. 6).

Минуло вже близько п'яти років після того, як в ПКТБ був здійснений перехід від традиційної системи обліку паперової документації до її електронного виду з автоматизованим управлінням цими та яке надходить документами (на твердих носіях або в електронному вигляді). Це дозволило оптимізувати пошук, копіювання, облік і збереження документів. При цьому щоденна норма перекладу вихідних паперових документів в електронний архів становила 500 аркушів формату А0 з трьох робочих місць операторів архіву. Сьогодні робота з електронним архівом стала звичайною справою: фахівці ПКТБ працюють так, як ніби архів завжди був електронним.

На порядку денному стоять питання подальшого розвитку та вдосконалення системи. Успішний досвід впровадження PDM SmarTeam для створення і ведення електронного архіву технічної документації наочно продемонстрував ефективність описаного підходу до проблеми автоматизації бізнес-процесів проектно-конструкторських організацій і підрозділів. У порівнянні з варіантом, коли автоматизація починається з робочих місць конструкторів, варіант початкового створення електронного архіву дозволяє практично відразу ж отримати реально відчутний ефект від цієї автоматизації за рахунок значного поліпшення роботи з уже наявною документацією. Крім того, створення архіву готує грунт для подальшого залучення конструкторів та інших технічних фахівців в роботу в умовах автоматизованої системи ТПП. При підключенні до системи кожного нового автоматизованого робочого місця (наприклад, конструктора) інформація, створювана на цьому робочому місці, буде автоматично передаватися в електронний архів і ставати доступною для інших фахівців. Таким чином, система може рости і розвиватися, спираючись на вже створене сховище даних. Такий підхід особливо вигідний для невеликих підприємств, оскільки дозволяє здійснити поетапну автоматизацію підприємства без великих одноразових витрат і при цьому відразу ж почати окупати зроблені вкладення.

САПР і графіка 7'2005