Програма складського обліку
- Отборка і облік складського товару клієнту Начальник складу отримує заявку на відбір продукції на...
- Програма відвантаження товару на склад
- Порядок проведення звірки товарних залишків
- Програми складського обліку
Отборка і облік складського товару клієнту
Начальник складу отримує заявку на відбір продукції на складі для клієнта, після чого передає її комірнику на виконання. Той здійснює отборку продукції суворо з урахуванням зазначених в заявці асортименту і кількості. В процесі відбирання він становить специфікації на відбирається товар в двох примірниках. У даній папері необхідно точно і розбірливо вказувати наступні основні параметри: № артикулу, № малюнка, вид. Помилки та неточності, допущені при оформленні, можуть привести до фактів кількісного невідповідності, а також пересортице товару. При отборке комірник повинен строго дотримуватися асортимент по номенклатурі і за кількістю виробів, зазначеного в заявці (кількість не повинна перевищувати заявленого, однак, дозволено округляти до метражу одного рулону тканини або стоси).
Комірник обраховує специфікації на вибрані вироби, після чого проставляє в заявці кількість фактично відпущеного товару і кількість місць. В процесі відбирання він також перевіряє відповідність залишків виробів з даними складського обліку по обнулити позиціях, і по позиціях, за якими можна в поточному режимі прорахувати товарні залишки. Всю інформацію по виявленим фактам кількісного невідповідності він надає Начальнику складу, той в свою чергу заносить зміни в програму складського обліку (Excel і тд) і доводить до відомості Генерального директора підприємства про наявність факту невідповідності. Директор приймає рішення про формування Актів на обнулення або внесення змін в ІБ 1С за відповідними товарними позиціями, і навіть встановлює матеріально-відповідальних осіб за фактами виявленої недостачі. Ми розглянули програму складського обліку при отборке продукції для клієнта.
Переміщення виробів в зал очікування підприємства
Розглянемо, як працює програма складського обліку при переміщенні продукції в зал. "Заявка на резервування вироби" формується менеджером відповідно до затвердженої інструкції по системі резервування товару на підприємстві, яка містить такі реквізити:
№ документа (проставляється автоматично, документообіг);
- Дата (проставляється автоматично);
Найменування клієнта;
Менеджер на підприємстві;
Очікувана дата відвантаження.
Після роздруківки заявки, менеджер передає її Начальнику складу, який дає розпорядження комірникові зробити отборку продукції для клієнта. У процесі формування отложкі комірник вносить необхідні 
коригування за кількістю виробів в графу "Фактично відкладено» в заявці. Після цього він повідомляє Начальнику про те, що товар за заявкою відібраний і переміщений в зону очікування. Заявка та один екземпляр специфікацій комірник повертає НС. Начальник віддає Оператору виписки "Заявка на отложку", з відбитими даними в графі "Фактично списано" і один екземпляр специфікацій для формування в ІБ 1Сдокумента "Списання в отложку" або "Рахунок". другий же екземпляр і заявку комірник повинен закріпити скотчем до зарезервовану товару при переміщенні його в зону очікування. Оператор на підставі отриманих документів формує в ІБ 1С "Списання в отложку"
"Списання в отложку" він вручну коригує кількість товару, відповідно до даних відбитими за графою "» Фактично відкладено ". У процесі формування "Списання в отложку", також зобов'язаний перевірити правильність відображення основних реквізитів товарної позиції на специфікаціях. У разі невірно вказаних параметрів, Оператор повертає Начальнику відвантажується. Він також в ІБ 1С замість "Списання в отложку" формує документ "Рахунок". "Рахунок" формується шляхом відкриття "Заявка на резервування" і виконання команди "Ввести на підставі". В меню "Вибір" необхідно вибрати "Рахунок".
Якщо з причин невиконання термінів резервування продукції або відмови клієнта від зарезервованого для нього вироби, менеджер формує в першому випадку "Зняття простроченого резерву", у другому ж "Зняття резерву". Після чого, менеджер доводить інформацію про необхідність розформування отложкі до Начальника. НС дає вказівку комірникові на повернення продукції із зони очікування назад на склад. Комірник ж приймає вироби, повертаючи їх в зону зберігання, і анулює бланк раніше оформленої заявки і специфікацію. Після чого робить зведений звіт товарних залишків з розбивкою на кількість резервованого товару, продукції перекладеної в очікування, і виробів у вільному залишку. Для цього необхідно в ІБ 1С підготувати звіт "Розгорнуті залишки товарів". Він передає звіту Начальнику складу щодня в кінці робочого дня.
Програма відвантаження товару на склад
НС повинен проінформувати комірника про прихід транспортного засобу клієнта. Той, в свою чергу, доводить до відома Оператора про необхідність оформлення в ІБ 1С документів на відвантаження виробів клієнтові. Оператор же, на підставі заявки на отложку, робить Видаткову накладну і рахунок-фактуру.
У разі відпуску товару клієнту без попереднього резервування НС дає вказівку комірникові про необхідність складання специфікацій на отборку продукції. Той в присутності клієнта здійснює отборку виробів, сканує за товарними позиціями. По закінченню відбирання Оператор формує Видаткову накладну або ФП на відвантаження виробів. Перший тип документа формується в ІБ 1С автоматично, шляхом виконання команди - "Ввести на підставі" (кнопка на верхній панелі меню). В меню "Вибір виду" потрібно вибрати - Видаткову накладну. Оператор в залежності від форми оплати формує в ІБ 1С Видаткову накладну або ФП.
У разі якщо відвантаження продукції здійснюється з наданням повного пакету документів, Оператор виписки формує Видаткову накладну з відображенням усіх основних параметрів.
№ документів (заповнюється автоматично);
Дата (заповнюється автоматично);
№ рахунок-фактура (заповнюється автоматично);
Найменування клієнта;
склад;
Ознака -Реалізація по комісії;
Підстава (заповнюється автоматично);
Тип оплати (готівка / безготівка);
% Знижки (за умови);
Очікувана дата оплати.
Ці документи друкуються в 3-х примірниках. У разі надання повного пакета документів, до Видатковим Накладним він автоматично формує і друкує 2 примірника рахунків-фактур. У разі формування в ІБ 1С Оператором Витратною Накладний ФП, на друк виводиться 3 примірника. На момент оформлення Оператором виписки пакету документів на відвантаження, який клієнт повинен надати в бухгалтерію.
Після оформлення Витратною Накладний та Рахунку фактури оператор віддає їх Начальнику складу. НС передає комірнику Видаткову накладну на відвантаження виробів разом зі специфікаціями. Комірник контролює завантаження продукції в автомобіль клієнта, звіряючи, що відвантажується з зазначеними в даних. Клієнт приймає товар за Витратною Накладний. В процесі відвантаження, комірник також зобов'язаний звертати увагу на відповідність кількості виробів і номенклатурних позицій в в Витратних Накладних з даними специфікацій, з метою своєчасного виявлення фактів пересортування товару і запобігання недостачі на складі. У разі виявлення помилки з боку Оператора в Витратною Накладний по номенклатурі продукції, комірник зобов'язаний призупинити відвантаження і довести цей факт до відома Начальника.
НС долен повернути Оператору виписки Витратні Накладні для внесення необхідних виправлень. Після того, як вироби повністю завантажені, він запевняє всі екземпляри підписом Начальника складу в графі, в графі "Відпустив", і в графі "Отримав" підписом клієнта. Після чого, один екземпляр Витратною Накладний та Рахунку-фактури комірник повертає клієнту. Два інших примірники комірник повертає Начальникові. НС реєструє Видаткову накладну в журналі реєстрацій "Витратних документів" і підшиває її разом зі специфікаціями на цю відвантаження в папку з "Витратними документами". Третій екземпляр Начальник передає в бухгалтерію Бухгалтеру Управлінського Обліку, де він підшивається в папку "Витратні документи на продукцію, що відвантажується". У разі відвантаження продукції по Витратною Накладний ФП, один екземпляр Начальник віддає в бухгалтерію Бухгалтеру Управлінського Обліку, де він підшивається в папку "Витратні документи на товар" Другий примірник віддається клієнту, а третій НС реєструє в журналі реєстрацій Витратних Накладних і підшиває в папку " Витратні документи складу "разом відповідними специфікаціями. Тут наочно показано, як функціонує програма складського обліку.
Порядок проведення звірки товарних залишків
Щодня, в кінці робочого дня Начальник складу і Оператор виписки повинні здійснювати звірку руху товару на складі з метою своєчасного виявлення та виправлення допущених помилок, як з боку групи комірників, так і зі сторони Оператора виписки в процесі приймання або відвантаження товару. Звірку між відображенням процесу руху товару в ІБ 1С на поточну дату і даними, зафіксованими в специфікаціями на прихід і відвантаження продукції необхідно проводити в кінці робочого дня, після проведення всіх документів в ІБ 1С. З цією метою, Оператор формує в ІБ 1С Звіт "Рух товарів" на поточну дату. При формуванні даного звіту потрібно вибрати необхідну посилання "За документами". Звіт "Рух товару" дає інформацію за кількістю та сумами продукції, відбитого, що в прибуткових накладних, так і в Витратних Накладних протягом дня. Також по Звіту "Рух" можно отримати інформацію по залишках виробів, як за кількістю, так і за вартістю вираженні. НС перевіряє правильність проведення даних в ІБ 1С, звіряючи їх з даними, відображеними в специфікаціях.
НС повинен почергово перевірити всю інформацію по Прибутковим Накладним, а потім всю інформацію по Прибутковим Накладним. Для звірки інформації по приходу продукції на склад, НС піднімає всі специфікації на товар, що надійшов за поточний день, з папки "Прикладні документи", і через підрядник порівнює підсумкове кількість продукції зі специфікаціями, з кількістю, відбитого в прибуткових накладних по Звіту "Рух продукції" в облікових одиницях. Навпаки кожної перевіреної зі специфікацією позиції Звіту ставиться крижі (V). Аналогічно проводиться звірка, що відвантажується за поточний день. Звірка між кількістю виробів, зазначених в специфікаціях і кількістю продукції, відображених у Звіті "Рух товару", дає можливість виявити помилки.
Під час звірки кількісних величин НС повинен також перевіряти і збіг номенклатурних позицій в цих документах, щоб уникнути фактів пересортиці продукції. У разі виявлення фактів розбіжності інформації по номенклатурним параметрам, між первинними документами обліку та даними специфікацій, НС доводить до відомості Оператора причину виникнення помилки. Якщо помилка допущена оператором, то коригування здійснюється ним же в той же день. У разі якщо виправлення підлягає кількість продукції, що відвантажується клієнту, Оператор зобов'язаний після внесення коригування довести цей факт до відома менеджера. До новосформованої Витратною Накладний повинні бути додані ксерокопії специфікацій, підтверджують факт кількісною помилки по відвантаженню. Цей пакет документів повинен бути на наступний день в клієнта в руки, для внесення ним виправлень у взаєморозрахунки зі складом Регіонального Уряду.
Програми складського обліку
При складської діяльності, роботі з документами і тд. Як правило використовують різні програми на підприємстві. Найбільш популярні методи вирішення при створенні розумного документообігу:
Складський облік в excel - програмний кмоплекс від Microsoft;
Так само облік ведеться на підприємстві за допомогою 1С Склад;
На дуже великих підприємствах не рідкісні випадки створення власних програм і систем складського обліку.
Названо найбільш популярні рішення для російського бізнесу які використовують організації, хоча рішень дуже багато.