Книга обліку матеріальних цінностей: завантажити зразок, форма 8

1. загальні положення
2. Нормативні акти
3. порядок заповнення
4. Форма та зразок журналу

Вести книгу обліку матеріальних цінностей не складно. Але оскільки ця процедура передбачена в цілях контролю за прийомом матеріалів на підприємстві і їх видачею, вона грає особливо важливу роль. Особа, відповідальна за прибуття і вибуття товарно-матеріальних цінностей, має гранично уважно ставитися до свого обов'язку щодо документального оформлення вироблених операцій.

З 2015 року введена нова форма журналу обліку матеріальних цінностей на підприємстві, в зв'язку з чим змінилися деякі правила заповнення і ведення первинної документації. З огляду на високу значимість і максимальної відповідальності за поставленні організаційне майно комірники та інші матеріально відповідальні особи повинні знати про зміни, що відбулися і правилах документування матеріальних потоків.

загальні положення

Мета ведення обліку матеріальних цінностей - контроль збереження і раціональності експлуатації майна підприємства. Відомості про майно, що знаходиться в місцях зберігання, вносяться в спеціальний складської журнал.

Обов'язки з ведення обліку цінностей і заповнення документа покладаються на матеріально відповідальна особа - комірника, який призначається директором фірми. До обліку приймаються всі матеріальні засоби, що надходять на склад, незалежно від способу їх придбання та джерела надходження.

Матеріальні цінності, які працюють або вибувають з підприємства, підлягають оприбуткуванню та списання по обліковій книзі в цей же день. Інформація, що міститься в ній, повинна повністю відповідати фактичній наявності майна в організації.

Облік майна провадиться за назвами матеріалів (продукції, інвентарю тощо)., Їх кількості, сортам. Для цього заповнюються окремі сторінки по кожному найменуванню.

Видача матеріальних цінностей співробітникам здійснюється комірником під розпис. Факт її здійснення фіксується в Книзі обліку.

Регулярно на підприємстві проводяться перевірки наявності матеріальних цінностей та стану облікових документів. Бухгалтерські дані звіряються з вмістом складського журналу. Після звірки відомостей, отриманих в результаті перевірки, в відповідному розділі книги обліку ставиться спеціальна відмітка.

Нормативні акти

Вимога, встановлена статтею 9 ФЗ «Про бухгалтерський облік», про те, що всі господарські операції, здійснювані на підприємстві, необхідно оформляти виправдувальною документацією, тобто первинними документами, за якими ведеться бухгалтерський облік, скасовано. Проте, організації продовжують йому слідувати зважаючи на вимоги iнших нормативно-правових актів.

Якщо господарська операція не оформлена первинним обліковим документом, вона не приймається до обліку і не відбивається в бухгалтерських регістрах. Первинна документація складається на строгих бланках, включених в альбоми уніфікованих форм первинного обліку.

Постанова Уряду РФ №835 «Про первинних облікових документах» вимагає застосування розроблених і затверджених форм первинних документів усіма фірмами незалежно від організаційно-правової форми.

порядок заповнення

Спочатку заповнюється шапка документа (або титульна сторінка), в яку вносяться такі дані:

• повне найменування компанії;
• назва структурного підрозділу, де ведеться обліковий журнал;
• посада та ПІБ матеріально відповідальної особи, ведучого книгу;
• дата початку ведення документа (дата її закриття проставляється після закінчення журналу обліку).

На наступному етапі в таблицю вноситься інформація про предмет матеріальної цінності. За кожним найменуванням оформляється окремий лист. Таблиця включає сім граф:

1. Кодове позначення місця зберігання матеріальних цінностей - складу підприємства.
2. Стелаж.
3. Комірка.
4. Одиниця виміру (це може бути штука, пачка, упаковка і т.д. в залежності від виду майна).
5. Ціна (за одну одиницю збереженої речі).
6. Характеристики (розміри, сорт, профіль, марка).
7. Норма запасу (являє собою необхідну кількість матеріальних цінностей в наявності на складі, що дозволяє підприємству працювати без перебоїв).

Далі вносяться відомості в рядок «Найменування матеріалу», наприклад, «калькулятор», «машинка шліфувальна» або «папір для принтера». Також проставляється код матеріалу, який був присвоєний йому бухгалтерією.

Потім слід таблиця, в яку заносяться відмітки про надходження і відпуск матеріалів. Запис у книзі обліку робиться відповідальною особою за кожним фактом прийому або видачі певної матеріальної цінності. Таблиця заповнюється в такому порядку:

1. У першому стовпці проставляється порядковий номер запису. Нумерація починається з одиниці. Відповідно, перший запис буде під номером "1".
2. Другий стовпець містить дату твори записи. Вона повинна відповідати фактичним надходженням або вибуття матеріалу.
3. У третій стовпчик записується дата і номер документа, який є підставою для прийому матеріальної цінності (наприклад, лімітно-забірна карта при поверненні на склад невикористаних залишків) або її видачі (наприклад, відомість на видачу матеріалу на потреби компанії).
4. Четвертий стовпець повинен відображати джерело надходження матеріалу (наприклад, постачальник) або підрозділ підприємства, в яке видана цінність, і його матеріально відповідальна особа.
5. Варіант заповнення п'ятого та шостого стовпчика залежить від виду операції: прийом ( «Прихід» в п'ятому стовпці) чи вибуття (в шостому стовпці «Витрата»).
6. Сьомий стовпець містить кількість матеріалу, що залишився на складі після закінчення поточної операції.
7. Заключний стовпець призначений для позначки про контроль. У ньому вписується дата виробленої перевірки і проставляється підпис особи, яка її провело.

Остання сторінка книги обліку призначена для внесення інформації про проведені перевірки. Вона також має табличну форму, що складається з трьох граф: дата проведення перевірки, зауваження та пропозиції посаду і підпис перевіряючого особи. Ця сторінка оформляється бухгалтером після фактичного здійснення контрольних заходів.

Форма та зразок журналу

Форму облікової книги затвердило Міністерство фінансів у 2015 році наказом №52н . За ОКУД її номер 0504206. Бланк носить обов'язковий характер для здійснення операцій по обліку товарно-матеріальних цінностей на підприємствах.

Він використовується при формуванні облікової політики господарюючого суб'єкта з 2015 року (часу введення в практику) і носить назву «Картка (книга) обліку видачі майна в користування». Раніше облік надходження й складського зберігання матеріальних цінностей на підприємстві оформлявся за формою МХ-5, де для кожного виду матеріалів відводився окремий розділ.

Незважаючи на те, що нова форма відноситься до первинної облікової документації, за своєю суттю вона являє собою регістр обліку, який орієнтований тільки на ведення на папері.

Зверніть увагу! Кожна операція з видачі майна в особисте користування і по його поверненню повинна здійснюватися під розпис у формі 0504206 особи, яка отримала матеріальні цінності, з проставленням дати фактичного твори дій.

Найбільшого поширення журнал отримав у веденні оперативного обліку такого майна, що спецодяг, засоби індивідуального захисту, робоче взуття. Оформлення його в електронному варіанті не передбачено, оскільки в документі немає колонок для підписів відповідальних осіб. Як правило, журнал веде працівник складу, заповнюючи його ручним способом. Бланки отримати можна шляхом звичайної роздруківки електронної версії або замовлення в друкарні.

Документи для скачування (безкоштовно)

Обліковий журнал ведеться безстроково, поки не буде повністю заповнений. Обкладинка повинна містити назву компанії, посаду та ПІБ відповідальної за його оформлення особи, дати заведення і закінчення документа. Всі листи підлягають послідовної нумерації. Вони повинні бути прошиті, скріплені із запевненням фірмовою печаткою.

Зверніть увагу! Видаляти будь-які реквізити з офіційних бланків забороняється! Постанова Держкомстату РФ №20 від 1999 року про порядок застосування уніфікованих форм дозволяє підприємствам при необхідності вносити в бланки первинної облікової документації додаткові реквізити. Однак, всі реквізити, наявні на затверджених уніфікованих формах, повинні залишатися при цьому без зміни, в тому числі, назва документа номер форми, код.

При прийнятті рішення на підприємстві про коригування затверджених форм (внесення додаткових реквізитів), всі внесені зміни необхідно оформляти відповідними локальними організаційно-правовими актами.

Формати бланків, що містяться в альбомах уніфікованої первинної облікової документації, носять рекомендаційний характер. Міняти їх дозволяється на внутрифирменном рівні відповідно до потреб організації. Наприклад, можна розширити або звузити рядки, графи, включити додаткові рядки і вкладні сторінки для зручного розміщення і легкої обробки потрібної інформації.

Отже, книга обліку матеріалів ведеться в місці їх надходження, зберігання і видачі в користування. Кожна операція повинна вноситися в документ в день її здійснення. Бланк журналу є табличну форму. Складнощів в його заповненні не виникає. Головне - робити записи вчасно з проставленням підписів відповідальних осіб. Для кожного виду матеріалів відведена окрема сторінка. Всі вони обов'язково нумеруються.

Структурну основу книги допускається змінювати. Однак, збереження встановлених спочатку в уніфікованому варіанті реквізитів обов'язково.