Узгодження проекту документа: 7 головних питань

1. 1. Яким документом в організації регулюється процедура узгодження того чи іншого документа?
2. 2. У яких випадках і проекти яких видів документів на стадії створення вимагають узгодження?
3. 3. Які фахівці і в якій черговості повинні погоджувати проект того чи іншого документа?
4. 4. Як потрібно оформляти візи узгодження?
5. 5. Яким чином повинні оформлятися зауваження? В якому порядку і ким повинні вноситися в проект документа...
6. 6. Якими способами можна здійснювати процедуру узгодження?
7. 7. Як оформляється зовнішнє узгодження проекту документа?
8. Роль служби діловодства

Краще перебдеть, ніж недобдеть.

Народна мудрість

Думаю, що не помилюся, якщо скажу, що будь-якого секретаря, що працює в організації, де відсутні чіткі правила ведення документообігу або ці правила недостатньо ретельно опрацьовані, неодноразово відвідували думки про високу відповідальність, яку він несе на своїх плечах при підготовці того чи іншого організаційного, розпорядчого або комерційного документа.

Я цілком поділяю це занепокоєння. Адже питання, які поставлені в документах, часом лежать в настільки різних площинах, що одній людині, будь він навіть семи п'ядей у ​​чолі, часто непросто або навіть неможливо розібратися у всіх тонкощах, прихованих нюансах і можливі наслідки, які спричинить за собою підписання того чи іншого документа.

Виходом для діловода (секретаря) в даному випадку буде процедура узгодження проекту документа перед затвердженням його керівною особою компанії.

Давайте спробуємо виробити, налагодити, затвердити і запустити в дію життєздатний механізм узгодження проектів документів, здатний зняти з співробітника служби діловодства або канцелярії тягар відповідальності і звести до мінімуму помилки при складанні і затвердженні тих чи інших документів компанії.

Наша довідка

Існують дві форми узгодження: внутрішня і зовнішня.

Внутрішнє узгодження - це аналіз і оцінка провідними фахівцями (керівниками відповідних служб або підрозділів організації) проекту документа з метою перевірки коректності формулювання змісту, покладання відповідальності, термінів виконання, фінансових вигод або втрат, перевірки відповідності даного документа чинному законодавству і локальним нормативним актам компанії.

Зовнішнє узгодження - це узгодження документа зі сторонніми організаціями або їх посадовими особами.

Зовнішнє узгодження, в залежності від змісту документа, може проводитися як з підлеглими, так і з непідлеглими органами (якщо зміст документа зачіпає їхні інтереси), науково-дослідними організаціями, різними комітетами та громадськими організаціями, контролюючими органами і т.д.

1. Яким документом в організації регулюється процедура узгодження того чи іншого документа?

Ось що говориться в Методичних рекомендаціях з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затверджених наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76:

витяг

з Методичних рекомендацій

3.3.4. Підготовка нормативних правових актів федерального

органу виконавчої влади

[...] В Інструкції з діловодства розкривається:

склад реквізитів нормативного правового акта і порядок їх оформлення;

порядок і строки підготовки проекту нормативного правового акта;

порядок його узгодження (погодження проекту нормативно-правового акта з посадовими особами федерального органу виконавчої влади, узгодження проекту акта з іншими органами федеральної виконавчої влади, якщо в ньому містяться положення, норми і доручення, що стосуються інших федеральних органів виконавчої влади, інших органів і організацій, порядок узгодження проекту нормативного акта, підготовленого федеральною службою або федеральним агентством, з федеральним міністерством, у віданні яких вони знаходяться);

склад документів, які супроводжують проект, і додатків до нього, правила їх оформлення;

порядок подання нормативно-правового акта на експертизу в Міністерство юстиції Російської Федерації;

порядок прийняття (підписання, затвердження) нормативних правових актів;

порядок доведення нормативного правового акта до виконавців. [...]

Таким чином, основним керівництвом до дії, в якому повинен бути прописаний порядок узгодження документів, є інструкція з діловодства.

Як показує мій досвід роботи, далеко не у всіх організаціях цей документ складений належним чином і з детальною розробкою процесу. Багато організацій не мають не те що відпрацьованої процедури узгодження, але і самої інструкції. Тому розглянемо цей, самий неприємний для нас випадок.

У секретаря або діловода такої організації відразу виникає цілий ряд питань.

2. У яких випадках і проекти яких видів документів на стадії створення вимагають узгодження?

Закличемо на допомогу Інструкцію з діловодства в апараті Судового департаменту при Верховному Суді Російської Федерації, затверджену наказом Судового департаменту при Верховному Суді РФ від 15.06.2007 № 76 (в ред. Від 20.01.2015), згідно з п. 3.3.18 якої узгодження проекту документа проводиться при необхідності оцінки обґрунтованості документа, відповідності його правовим актам і раніше прийнятим рішенням.

У нашому з вами випадку це все контракти, договори і все розпорядчі документи компанії. Інші документи, як правило, набагато рідше потребують погодження, і це відбувається в робочому порядку і не вимагає строго встановленої схеми узгодження.

3. Які фахівці і в якій черговості повинні погоджувати проект того чи іншого документа?

Тут вам, можливо, доведеться бути першопрохідцями і в якомусь сенсі законодавцями, тобто визначити і затвердити самим порядок внутрішнього узгодження. Не соромтеся звертатися за допомогою та консультаціями до провідних фахівців вашої організації. Своїм зверненням ви продемонструєте відповідальний підхід і вдумливе ставлення до розробляється питання, а зовсім не некомпетентність.

Щоб раз за разом не винаходити велосипед і не відкривати Америку, настійно рекомендую затвердити список узгодження для кожного певного типу ділових паперів і дотримуватися його при узгодженні всіх без винятку проектів документів даного виду.

Поясню на прикладі. Створюється проект договору на збут продукції, що виробляється і реалізовується вашим підприємством. Яким повинен бути перелік віз на даному документі? На мій погляд, вичерпним для даного виду документів буде наступний список узгодження:

Головний виконавець документа (ГІД), його контактний телефон. Це ініціатор документа, який буде акумулювати та вносити в проект документа відповідні виправлення.

На Гіді лежить відповідальність за зміст і оформлення документа, своєчасне і правильне внесення змін і пропозицій, поданих фахівцями, які беруть участь у процедурі узгодження.

Безпосередній керівник гіда, його контактний телефон (наприклад, в даному конкретному випадку це може бути начальник відділу збуту). На цьому етапі керівник гіда проводить первинну експертизу документа, виявляє грубі (а в залежності від кваліфікації та досвіду - і дрібні) помилки при складанні документа.

Спільно з гідом він несе відповідальність за зміст та якість оформлення документа.

Головний бухгалтер / фінансовий директор. Проводить аналіз представленого проекту договору на предмет фінансової коректності, аналізує податкові ризики (умови оплати, необхідність банківської гарантії, коректність вибору валюти договору, дотримання норм Податкового кодексу РФ і т.п.).

Керівник напрямку закупівель (керівник служби постачання). Аналізує документ з точки зору коректності вказівки в договорі найменувань, артикулів, каталожних номерів, а також можливості закупівлі і термінів поставки відповідних закуповуваних комплектуючих і напівфабрикатів, необхідних для виконання даного договору.

Керівник логістичного (або транспортного) відділу, тобто той, на кому лежить відповідальність за витрати на доставку продукції і за саму доставку. Проводить перевірку проекту документа з точки зору обґрунтованості зазначених в договорі вартості, строків і способів доставки, митного забезпечення тощо

Керівник конструкторської служби (головний конструктор). Розглядає представлений на узгодження документ з точки зору забезпечення виробництва відповідної конструкторської документації, тобто аналізує, розроблені чи необхідні креслення і специфікації або їх потрібно запитати у контрагента і затвердити у вигляді додатків до договору, перевіряє заявлені в ескізах розміри і т.д.

Керівник технологічної служби (головний технолог). Аналізує представлений на узгодження документ з точки зору технологічної підготовки виробництва: розроблено та впроваджено відповідні технологічні процеси, чи є відповідні обладнання, інструменти та пристосування для виготовлення даної продукції.

Керівник виробництва. Перевіряє представлений проект договору з точки зору можливості виготовлення, беручи до уваги зауваження вищевказаних фахівців.

Керівник (або представник) юридичної служби. Аналізує представлений проект документа з точки зору дотримання вимог чинного законодавства Російської Федерації, контролює правоздатність посадових осіб і контрагентів, що беруть участь в підписанні документів, при необхідності вимагає від контрагента надання недостатньої інформації та документів, що підтверджують права посадових осіб.

Керівник служби економічної безпеки. Перевіряє надійність і платоспроможність контрагента та інші аспекти економічної безпеки угоди.

Цілком допускаю, що багатьом цей список здасться, що не відповідає реаліям вашого підприємства: функції відповідальних осіб у вашій організації можуть значно відрізнятися, поєднуватися і т.д. Так, технологічну, конструкторську і виробничу частину може узгоджувати одна людина, економічну безпеку розглядати представник юридичного відділу або головний бухгалтер.

У такому випадку за погодженням з провідними фахівцями і з схвалення керівника ви можете виключити якісь ланки наведеної мною ланцюжка і додати потрібні вам, не забувши затвердити прийнятий порядок узгодження інструкцією з діловодства або окремим наказом.

Для узгодження проектів розпорядчих документів (наказів і розпоряджень) я рекомендую доповнити список узгодження наступними пунктами:

Керівник служби діловодства (секретаріат, канцелярія - тобто ви самі), обов'язком якого буде контролювати дотримання внутрішніх нормативних актів, правильність і грамотність оформлення (стилістика і граматика), дотримання вимог видання розпорядчих та інших документів.

Керівник кадрової служби, завданням якого є перевірка дотримання Трудового кодексу Російської Федерації і внутрішніх локальних нормативних актів, що стосуються роботи з персоналом, дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку і трудової дисципліни.

Керівник служби безпеки вашої організації, чиїм обов'язком є перевірка дотримання режиму комерційної таємниці та захисту інформації.

Після встановлення переліку провідних фахівців і підрозділів компанії, що беруть участь в узгодженні, необхідно закріпити їх відповідальність в процедурі узгодження, тобто внести в посадові регламенти та посадові інструкції відповідні уточнення і перерахування обов'язків по процедурі узгодження документів.

В права осіб, що беруть участь в узгодженні документа, можуть входити:

• право відхилити проект документа з обґрунтуванням причин своїх дій в листі узгодження або приклавши лист зауважень;
• вимагати від гіда додаткового узгодження документа з фахівцями інших підрозділів, не представлених у схемі узгодження, але мають відношення до теми розробляється;
• не прийняти до розгляду документ, який має порушення в порядку узгодження (якщо пропущені одна або кілька ступенів узгодження);
• продовжити термін узгодження документа на певний час, аргументувавши дана дія (наприклад, юридична служба може вимагати продовжити термін узгодження на час, потрібний для запиту і отримання від податкового органу виписки з єдиного державного реєстру юридичних осіб);
• ініціювати узгодження проекту документа за процедурою, що відрізняється від встановленої, якщо:

а) ця вимога першого керівника організації, продиктоване терміновістю і важливістю даного документа;

б) зміст та суть документа зачіпає сферу відповідальності підрозділів і фахівців, чия участь в узгодженні встановленим порядком не передбачено.

4. Як потрібно оформляти візи узгодження?

Звернемося до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »:

витяг

з ГОСТ Р 6.30-2003

3. Вимоги до оформлення реквізитів документів

[...] 3.24. Узгодження документа оформляють візою узгодження документа (далі - віза), що включає в себе підпис і посада візує документ, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання. наприклад:

Керівник юридичного відділу

Особистий підпис А.С. Орлов

Дата

При наявності зауважень до документа візу оформлюють таким чином:

зауваження додаються

Керівник юридичного відділу

Особистий підпис А.С. Орлов

Дата

На практиці найбільш широко застосовуються два варіанти оформлення узгодження:

а) у вигляді листа узгодження (Приклад 1);

б) у вигляді штампа на зворотному (в окремих випадках - на лицьовій) стороні останньої сторінки проекту документа (Приклад 2). Такий штамп можна замовити вже в готовому вигляді і ставити його в міру потреби на проекті документа перед тим, як запустити процедуру узгодження.

Зверніть увагу

Згідно п. 3.19 Методичних рекомендацій щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003 [1] допускається, на розсуд організації, полистного візування нормативно-правових актів, програм для захисту від можливої ​​заміни листів. При полістном візуванні можна використовувати не всіх елементи візи, а лише власноручний особистий підпис і його розшифрування.

[1] Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів. Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003, затверджені Росархивом.

5. Яким чином повинні оформлятися зауваження? В якому порядку і ким повинні вноситися в проект документа відповідні зміни?

Ось що з цього приводу сказано в Адміністративному регламенті Федерального агентства з управління державним майном по виконанню державною функції «Здійснення від імені Російської Федерації юридичних дій щодо захисту майнових та інших прав і законних інтересів Російської Федерації при управлінні федеральним майном та його приватизації на території Російської Федерації і за кордоном, реалізації майна, арештованого на виконання судових рішень або актів органів, яким надано право принимати рішення про звернення стягнення на майно, реалізації конфіскованого, рухомого безхазяйного, вилученого та іншого майна, зверненого у власність держави відповідно до законодавства Російської Федерації », затвердженому наказом Мінекономрозвитку Росії від 22.06.2009 № 229:

витяг

з Адміністративного регламенту

30. Порядок процедури узгодження і підписання проекту документа

30.1. Підготовлений проект документа виконавець, відповідальний за підготовку документа, передає в порядку діловодства начальнику відділу.

30.2. Начальник відділу здійснює розгляд підготовленого проекту документа на відповідність вимогам, встановленим законодавством. Максимальний термін виконання даної дії становить 1 робочий день.

30.3. При наявності зауважень до представленого проекту документа начальник відділу повертає його на доопрацювання в порядку діловодства відповідального за підготовку документа.

30.4. За відповідності проекту документа вимогам, що пред'являються начальник відділу візує і передає в порядку діловодства начальнику Управління. Максимальний термін виконання даної дії становить 1 робочий день.

30.5. Начальник Управління здійснює розгляд підготовленого проекту документа на відповідність вимогам, що пред'являються. Максимальний термін виконання даної дії становить 2 робочих дня.

[...] 30.11. У разі повернення проекту документа відповідальний за підготовку документа усуває зауваження. Максимальний термін виконання даної дії становить 1 робочий день.

30.12. Після усунення зауважень відповідальний за підготовку документа в порядку діловодства передає проект документа посадовій особі Росмайна, від якого документ був повернутий на доопрацювання.

При внесенні в процесі доопрацювання змін принципового характеру проект документа підлягає обов'язковому повторному погодженню.

Таким чином:

• відповідальність за Зміст проекту документа, своєчасне и достовірне Внесення змін на підставі поданих індивідуальних в процесі Узгодження зауваження и пропозіцій, облік поданих індивідуальних фахівцямі, Які беруть участь в узгодженні, зауваження до проекту документа Несе ГІД и его безпосередній керівник, что проставивши Першу візу;
• проект Із зауваження (если смороду вінікнуть у осіб, что беруть участь в узгодженні) повинен буті повернути гіду з того етапу Узгодження, на якому вініклі зауваження. Тобто якщо проект документа успішно пройшов узгодження, наприклад, на чотирьох ступенях, а на п'ятій виникли зауваження, то він не передається на шосту сходинку, а повертається гіду для внесення відповідних змін;
• після усунення зауважень документ повертається гідом на ту сходинку узгодження, з якої проект був повернутий із зауваженнями;
• після внесення змін принципового характеру проект документа підлягає повторному погодженню з самого початку;
• про зауваження в проекті документа обов'язково повідомляється особа, уповноважена підписувати кінцевий варіант документа;
• якщо на проекті документа відсутня віза будь-якого фахівця / підрозділу, то даний документ вважається не узгодженим, а, отже, не може бути переданий на наступний етап.

Все вищесказане можна уявити у вигляді алгоритму.

6. Якими способами можна здійснювати процедуру узгодження?

На практиці зазвичай застосовують такі способи внутрішнього узгодження:

Узгодження здійснюється через систему електронного документообігу (СЕД) або її аналог, за алгоритмом, закладеному в СЕД, - одночасно всіма відповідальними особами або підрозділами, які беруть участь в узгодженні, або послідовно.

мінусі:

• СЕД є далеко не у всіх організаціях;
• СЕД не безкоштовна;
• не існує такої СЕД, яка ідеально б підходила кожному конкретному підприємству.

плюси:

• оперативне відстеження ходу узгодження;
• інформація зберігається в електронному вигляді, немає потреби багаторазово роздруковувати документи, що стосуються роботи над даним проектом документа, тому що в будь-який момент можна звернутися до бази даних і ознайомитися з зауваженнями будь-якого фахівця;
• в СЕД фіксується час знаходження того чи іншого документа на кожному етапі узгодження, тобто ГІД завжди може бачити, на якому щаблі відбувається порушення термінів розгляду проекту документа, і вжити відповідних заходів;
• передача документа від щабля до щабля здійснюється автоматично.

Узгодження здійснюється по електронній пошті.

мінусі:

• недолік, що випливає з самого принципу паралельного узгодження - коректно врахувати зауваження, одночасно надійшли від декількох фахівців, буває практично неможливо, оскільки часто вони мають взаємовиключний характер;
• відстеження проходження узгодження відбувається вручну і є лише в тому випадку, якщо фахівці, що узгоджують документ, що не будуть забувати пересилати документи, що стосуються узгодження, гідові і / або його керівникові;
• ви не застраховані від того, що черговий фахівець виправить проект документу, не виділивши внесені виправлення і не доклавши лист зауважень;
• відсутність оригінальної «живий» візи фахівця в листі узгодження і внизу листа зауважень;
• наявність листування, яку необхідно зберігати і систематизувати, тобто мається на увазі, що користувачі мають досить високі навички роботи з поштовим клієнтом (чого в більшості випадків не буває).

плюси:

• паралельна робота з проектом документа на всіх щаблях узгодження може істотно скоротити терміни узгодження;
• наявність історії листування;
• оператівність;
• проект документа і зауваження до нього переміщуються між ступенями узгодження в електронному вигляді.

Узгодження здійснюється живим послідовним переміщенням документа, т.е.переносом паперового проекту документа.

мінусі:

• трудомісткість;
• збільшення термінів узгодження.

плюси:

• ГІД вносить виправлення і доповнення в проект документа послідовно, у міру надходження зауважень від фахівців. Таким чином, фахівці наступних ступенів аналізують проект документа з уже внесеними змінами;
• виправлення в паперовому проекті документа практично неможливо зробити непомітно, особливо якщо застосувати полистного візування проекту документа гідом або його безпосереднім керівником;
• найвагоміший: наявність «живих» віз в листі узгодження і підпису під листом зауважень, тому що, як говорить народна мудрість, краще перебдеть, ніж недобдеть.

7. Як оформляється зовнішнє узгодження проекту документа?

Ось що сказано в Інструкції з діловодства в апараті Судового департаменту при Верховному Суді Російської Федерації, затвердженої наказом від 15.06.2007 № 76 (в ред. Від 20.01.2015):

витяг

з Інструкції з діловодства в апараті Судового департаменту

при Верховному Суді Російської Федерації

3.3.18. Узгодження проекту документа

[...] Зовнішнєузгодження документа оформляється грифом узгодження. Гриф узгодження розташовується нижче реквізиту «Підпис» на лицьовій стороні в лівому нижньому полі документа і включає в себе: слово «ПОГОДЖЕНО»; найменування посади особи, яка погоджує документ (включаючи найменування організації), особистий підпис, розшифрування підпису і дату погодження або назва документа, що підтверджує узгодження, його дату і номер, наприклад:

Погоджено

Заступник Міністра фінансів

Російської Федерации

__________________ ____________________

(Особистий підпис) (ініціали, прізвище)

30.03.2007

або

Погоджено

рішення колегії

судового департаменту

від 27.03.2007 № ___

Якщо зміст документа зачіпає інтереси кількох організацій, грифи узгодження можуть розташовуватися на окремому аркуші погодження (Приклад 3). На документі робиться відмітка «Лист узгодження додається».

Таким чином, зовнішнє узгодження:

• може здійснюватися конкретною посадовою особою або документом (листом, протоколом і т.п.);
• оформляється у вигляді грифа узгодження або листа узгодження;
• практично не регламентується внутрішніми нормативними актами організації.

Роль служби діловодства

Роль служби діловодства в ході процедури узгодження документа зводиться:

• до супроводу і загальному контролю дотримання встановленого порядку узгодження і термінів розгляду на кожному етапі;
• координування та забезпечення взаємодії фахівців - учасників процедури узгодження;
• своєчасного інформування учасників процедури і вищого керівництва про стан процесу узгодження.

Крім того, служба діловодства повинна постійно відстежувати і перевіряти актуальність і вдосконалювати схеми узгодження і маршрути руху документів в рамках процедури узгодження, підтримувати в актуальному стані переліки підрозділів і відповідальних осіб, що беруть участь в узгодженні документів. Для якісного виконання цих обов'язків співробітники служби діловодства повинні добре орієнтуватися в бізнес-процесах, схемах, формах і порядку взаємодії підрозділів організації.

Сподіваюся, що за допомогою порад і рекомендацій, що містяться в цій статті, вам буде простіше створити і відрегулювати процедури узгодження проектів документів, що створюються в вашій організації.

[1] Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів. Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003, затверджені Росархивом.

Л.А. Назарова, начальник канцелярії