Облік розрахунків з підзвітними особами - що це таке, рахунок 71, бухобліку, актив і пасив в 2019 році

1. Основні поняття
2. Хто здійснює розрахунок
3. нормативне регулювання
4. Основні проводки
5. Відображення в балансі (актив або пасив)
6. Документальне оформлення розрахунків
7. Перевірка розрахунків
8. Нюанси в бюджетних установах
9. Чи може касир бути підзвітною особою
10. Які можуть виникнути проблеми при інвентаризації?
11. Як бути, якщо виданий акредитив
12. При наданні фальшивих документів

Кожна установа регулярно стикається з питанням про проведення бухобліку розрахунків з підзвітними особами. При цьому деякі правила розрахунків періодично змінюються.

Тому виникає необхідність розібратися, що входить в обов'язки бухгалтера, чи потрібно укладати договір з підзвітною особою і як бути, якщо підзвітна особа придбала матеріали за свій рахунок.

Суб'єкти господарської діяльності часто стикаються з необхідністю оплати товарів готівкою.

У деяких випадках це дозволяє істотно скоротити терміни виконання зобов'язань по договору .

Розрахунки готівкою підприємства також здійснюють через підзвітних осіб, наприклад, при погашенні заборгованості перед бюджетом. Розрахунки з підзвітними особами відносяться до категорії касових операцій.

Подібна практика притаманна кожній організації. Видача грошей через касу підприємства зазвичай відбувається при виплаті заробітної плати або під час преміювання співробітників .

Готівкові гроші є досить привабливим фінансовим інструментом при проведенні розрахунків за товари або послуги.

Однак щоб виключити зловживання уряд встановив певні обмеження для юридичних осіб. Міжнародна практика містить схожі стандарти бухобліку.

Порядок видачі грошей підзвітним працівникам передбачає наступне:

1. Наявність письмового розпорядження директора підприємства.
2. Список осіб, які можуть отримувати гроші.
3. Розмір підзвітної суми.
4. Терміни повернення грошей.
5. Терміни подачі звіту про витрачання коштів.
6. Дотримання процедури видачі підзвітних грошей особам, відображеним в розпорядженні.
7. Дотримання процедури видачі коштів особам, які відзвітували за авансовими платежами.
8. Попередження про заборону на передачу підзвітних грошей між співробітниками.

Окремо варто сказати, що документальне відображення операцій є невід'ємною частиною господарської діяльності кожного підприємства.

При цьому кожна операція повинна супроводжуватися виправдувальним документом. На підставі первинних документів згодом формується бухгалтерський облік.

Якщо говорити про розрахунки з підзвітними особами, то зазвичай організації створюють окрему ділянку обліку.

На невеликих підприємствах обов'язок по веденню первинного обліку операцій може бути покладена на бухгалтера, який здійснює облік грошових розрахунків.

Основні поняття

Нижче будуть розглянуто кілька базових визначень, які зустрічаються в бухобліку:

Бухгалтерський облік Це безперервна фіксація і аналіз даних, які дозволяють отримати необхідну інформацію про стан майна, зобов'язань і активів підприємства. Сюди також відносяться будь-які зміни, що виникають в ході господарської діяльності організації Підзвітні особи Посадові особи, які зобов'язані подати письмовий звіт про те, як ними були використані видані кошти Облік розрахунків Документальне відображення операцій за розрахунками з контрагентами Синтетичний облік Облік підсумкових відомостей бухобліку про різновиди майна, зобов'язання підприємства і господарські операції, який створюється на підставі конкретних економічних ознак Рахунок 71 Служить для відображення з умми заборгованості перед підприємством. На цьому рахунку також вказується сума невідшкодованого перевитрати Аудитор Фізична особа, яка займається перевіркою фінансово-господарської діяльності підприємства

Хто здійснює розрахунок

Видачу підзвітних сум здійснює касир на підставі розпорядження керівника підприємства . При цьому касові документи повинні бути завірені директором і головним бухгалтером установи.

При видачі підзвітних коштів організація повинна дотримуватися Порядку ведення касових операцій . Готівкові гроші видаються з каси підприємства на підставі видаткового касового ордера .

Що стосується складання касового документа, а також його подальшої реєстрації в журналі реєстрації , То цим займається співробітник, який відповідає за ведення подібних операцій.

І тільки після цього документ передається касиру для виконання. Одержувачу підзвітних сум документ на руки не видається.

Такий порядок виключає внесення помилкової інформації в видатковий документ. В результаті чого касир не понесе матеріальну відповідальність за чужі помилки.

нормативне регулювання

Базовим нормативним документом, що регулює трудові правовідносини, є ТК РФ. Бухоблік господарських операцій підприємства здійснюється на підставі ФЗ «Про бухгалтерський облік» .

Для органів державної влади розроблений Єдиний план рахунків бухобліку ( наказ Мінфіну №157 ). Інструкція по його застосуванню затверджена розпорядженням Мінфіну №162 .

При здійсненні касових операцій організаціям і підприємцям необхідно враховувати Вказівки Центробанку № 3210-У .

Порядок здійснення готівкових розрахунків затверджений Вказівкою Центробанку №3073-У.

У бюджетних установах розрахунки з підзвітними співробітниками можуть проводитися на підставі положень:

1. Про видачу готівки .
2. Про службові відрядження .
3. Про виплати компенсаційного характеру .

При цьому видача готівки може відбуватися шляхом їх перерахування на банківську карту працівника. Для цього в положенні про видачу грошей повинна бути відповідна обмовка.

Ступінь деталізації різновиди виплат в локальному документі підприємство визначає самостійно. Аналогічна правова позиція викладена в листі Мінфіну № 03-11-11 / 42288 .

Видача грошей під звіт проводиться виключно за розпорядженням директора підприємства. Підставою для перерахування коштів є заяву підзвітної співробітника .

Закон не передбачає обмежень по сумі виплат. Але, якщо підзвітна особа придбаває товари в інтересах установи, то при розрахунку готівкою потрібно дотримуватися лімітів, встановлених для юридичних осіб.

В рамках однієї угоди сума платежу не повинна перевищувати 100 тис. Руб. ( Вказівки Центробанку №3073-У ).

При покупці товарів черга підзвітних співробітників також потрібно враховувати ФЗ від 05.04.2013 N 44-ФЗ «Про контрактну ...» .

На закупівлю продукції у одного постачальника встановлені певні обмеження. Закон також вводить річний ліміт на сукупну суму закупівель.

Тому підприємство повинно контролювати протягом календарного року розмір відрахувань. Для цього потрібно затвердити документ, що визначає порядок закупівель через підзвітних працівників.

У документі необхідно вказати відповідальну особу, яка буде стежити за тим, щоб не був перевищений ліміт. Зазвичай для цієї мети залучають фахівця із закупівель.

Після затвердження кандидатури підзвітні співробітники повинні будуть погоджувати заяви про видачу грошей на виробничі потреби.

Авансування допускається тільки за умови, що підзвітна особа не має заборгованості по грошах, за якими настав час для подачі авансового звіту (п.214 наказу Мінфіну №157).

Форма документа затверджена наказом Мінстату № 55 . Якщо працівник не відзвітував в термін, то гроші йому не видаються.

Отже, перед тим як видати заявлену суму грошей бухгалтер повинен перевірити, щоб не було дебіторської заборгованості.

Якщо заборгованість є, тоді потрібно перевірити терміни надання звіту. Аванс видається підзвітному працівнику, якщо зазначені терміни не минули.

Після їх закінчення підзвітний співробітник зобов'язаний представити авансовий звіт про використання грошей і документи, які підтверджують те, що отримані гроші оприбутковані на придбані матеріали.

Для цього працівник відводиться 3-денний термін. Перевірка звіту проводиться в строк, встановлений директором у відповідному розпорядженні.

Перелік осіб, які мають можливість отримувати гроші під звіт визначається нормативною документацією або внутрішніми локальними актами підприємства.

Видача грошей повинна супроводжуватися службовою запискою , З відображенням наступних даних:

• мета витрати;
• терміни;
• сума авансу.

Видатковий касовий ордер повинен бути зареєстрований в журналі реєстрації. Авансовий звіт служить письмовим доказом цільового застосування виданих грошей.

Як це - звіт навпаки дивіться в статті: підзвіт .

Як виглядає зразок договору підряду на ремонт квартири, читайте тут .

На його підставі відбувається списання коштів. Про те, як робляться проводки про витрачені підзвітною особою на виробничі цілі грошах, буде сказано нижче.

Основні проводки

Проведення під час видачі авансу працівнику комерційного підприємства на відрядження витрати робляться так:

Дт 71 «Розрахунки з відповідальним співробітником» Кт 50 «Каса» Дт 44 «Витрати на продаж» Кт 71 «Розрахунки з відповідальним працівником» Дт 50 «Каса» Кт 71 «Розрахунки з відповідальною особою»

Звіт повинен супроводжуватися документами, що підтверджують понесені витрати і те, що матеріали надійшли на підприємство.

За підзвітні суми організація робить такі записи:

Дт 71 «Розрахунки з відповідальним працівником» Кт 50 «Каса» Дт 25 «Загальновиробничі витрати» Кт 71 «Розрахунки з відповідальним співробітником» Дт 50 «Каса» Кт 71 «Розрахунки з відповідальним працівником»

Сума грошей вчасно не повернута працівником відображається так:

Дт 94 «Нестачі і ...» Кт 71 «Розрахунки з відповідальним співробітником»

Утримання позначених сум фіксується так:

Дт 70 «Розрахунки з персоналом по зарплаті» Кт 94 «Нестачі і втрати ...»

Бухгалтерські проводки при видачі грошей установи підзвітному працівнику робляться так:

Дт 0 208XX 560 Нарощування дебіторської заборгованості Кт 0 20134 610 Видано гроші з каси підприємства Кт 0 20135 610 Вибуття фінансової документації з каси Кт 0 20111 610 Списання грошей з рахунку в казначействі Кт 0 20121 610 Вибуття грошей в банк Кт 1 30405 XXX Розрахунки по платежах з бюджету з фін. органом

Збільшення дебіторки відповідального співробітника відбувається за фактом оплати їм певного товару через банківську карту.

Тому бухгалтер повинен контролювати видаткові операції, щоб вчасно відображати заборгованість і зобов'язання організації.

При виконанні обов'язків необхідно керуватися посадовою інструкцією бухгалтера.

Проведення під час переказ грошей на карту підприємства протягом одного операційного дня відображаються так:

Дт 1 21003 560 Нарощування дебіторки при проведенні операцій з фін. органом по готівці Кт 1 30405 000 Розрахунки по платежах з бюджету з фін. органом

Якщо зарахування грошей на карту підприємства відбулося на інший операційний день, тоді проводки робляться так.

перша:

Дт 0 20123 510 Надходження грошей в банк Кт 1 30405 000 Розрахунки по платежах з бюджету з фін. органом

друга:

Дт 1 21003 560 Нарощування дебіторки при проведенні операцій з фін. органом по готівці Кт 1 20123 610 Вибуття грошей в банк

Якщо співробітник зняв надійшли на карту підзвітні гроші або оплатив ними товари, то проводка робиться так:

Дт 1 208XX 560 Збільшення дебіторки відповідального працівника Кт 1 21003 660 Зменшення заборгованості при здійсненні операцій з фін. органом по готівці

Після затвердження директором підприємства звіту записи робляться так:

Дт 0 10500 340 Збільшення ціни матеріальних запасів Дт 0 10600 000 Оплата нефінансових активів Дт 0 30200 000 Розрахунки за взятими зобов'язаннями Дт 0 40120 000 Витрати поточного року Дт 0 30403 830 Скорочення кредиторської заборгованості по утримань із зарплати Дт 0 10900 000 Витрати на виготовлення товарної маси Кт 0 208XX 660 Зниження дебіторської заборгованості відповідальних співробітників

При поверненні грошей запис робиться так:

Дт 0 20134 510 Надходження грошей в касу Кт 0 208XX 660 Скорочення дебіторської заборгованості підзвітних працівників Дт 0 20111 510 Надходження грошей з рахунку в казначейства Дт 0 20121 510 Надходження грошей в банку Дт 1 30405 000 Розрахунки по платежах з бюджету з фін. органом Кт 0 208XX 660 Скорочення дебіторської заборгованості відповідальних співробітників

Як видно, не тільки видача грошових коштів відображається записом, але, і повернення підзвітних сум.

Відображення в балансі (актив або пасив)

Розрахунки з одержувачами підзвітних сум відображаються на активно-пасивному рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними працівниками».

В активі балансу вказується дебіторська заборгованість. Тоді як актив балансу служить для фіксації кредиторської заборгованості.

Документальне оформлення розрахунків

Документи з обліку розрахунків можна поділити на три види. Первинна документація оформляється в бухгалтерії на підставі службової записки.

Другий вид документів працівник готує самостійно в процесі реалізації виробничої завдання. Сюди відносяться:

1. Проїзні документи.
2. Товарні чеки.
3. накладні .
4. Рахунки-фактури .
5. квитанції до прибутковими касовими ордерами .

Після виконання поставленого завдання оформляється підсумкова документація. Працівник повинен підготувати авансовий звіт щодо витраченої суми грошей і здати його в бухгалтерію.

Паралельно потрібно буде подати керівнику звіт про результати виконання службового завдання .

Якщо підзвітний працівник витратив свої гроші, то вони відшкодовуються підприємством, за умови, що співробітник надасть підтверджуючі документи.

Перевірка розрахунків

Для проведення перевірки розрахунків підприємство може залучити аудитора. Перевірці підлягають такі документи:

1. Розпорядження про облікову політику .
2. Авансові звіти.
3. Журнали реєстрації.
4. Список осіб, які мають право отримувати підзвітні суми.
5. Кошторису представницьких витрат.
6. Заяви про видачу грошей.
7. Виправдувальні документи.

Результатом перевірки є аудиторський висновок. Цей документ має юридичну значимість для всіх суб'єктів господарської діяльності та державних органів.

Аудиторський висновок складається з трьох частин - вступної, аналітичної та підсумкової. Остання з них підтверджує достовірність бухгалтерської звітності підприємства.

При проведенні обліку розрахунків з підзвітними працівниками можуть виникнути такі питання:

1. Які існують особливості розрахунків в бюджетних установах.
2. Чи може касир виступати в якості підзвітної особи.
3. Основні проблеми при інвентаризації.
4. Що робити при видачі акредитива.
5. Як поступати при виявленні фальшивих документів.

Нюанси в бюджетних установах

Загальний порядок обліку розрахунків з підзвітними працівниками в бюджетних установах такий же, як для комерційних організацій.

Відео: звіт, на скільки можна видати підзвітній особі на готівкові витрати

Однак Мінфін рекомендує державним підприємствам максимально скоротити обіг готівки і перераховувати їх на банківські карти співробітників.

Заява на видачу підзвітних грошей пишеться в довільній формі (див. Підзаголовок «Нормативне регулювання»). Гроші можуть видаватися на такі цілі:

• заробітня плата;
• комунальні послуги;
• покупка матеріалів, основних засобів;
• закупівля паливно-мастильних матеріалів;
• витрати, пов'язані з відрядженням.

Чи може касир бути підзвітною особою

Касир підприємства є тією особою, з яким роботодавець має право укладати Угода про матеріальну відповідальність ( постанову Мінпраці №85 ).

Типова форма документа знаходиться в додатку №2. Тому при формуванні списку працівників, які будуть виконувати функції підзвітних осіб за основу можна взяти перелік посад, передбачених постановою.

Сюди входять касири, контролери, касири-контролери і т. Д. Винятком при укладенні договору про матеріальну відповідальність є особи, молодше 18 років ( ст.242 ТК РФ ).

Так як вони відповідають тільки за умисне заподіяння шкоди, включаючи збиток, нанесений в стані алкогольного сп'яніння. Тому такої категорії працівників підзвітні суми не видаються.

Які можуть виникнути проблеми при інвентаризації?

Перевірка стану розрахунків є частиною інвентаризації, яка проводиться напередодні складання річної звітності ( п.27 Положення ).

При описі можуть виникнути такі проблеми:

1. Розбіжності між фактичним майном і даними бухобліку.
2. Невиплачені суми по оплаті праці.
3. Необгрунтована кредиторська або дебіторська заборгованість.
4. Відсутність наказу про підзвітних осіб, які мають право отримувати гроші.
5. Невідповідність переліку осіб, які можуть отримувати підзвітні суми фактичних даних.
6. Відсутність авансових звітів щодо сум, за якими минув термін подачі звіту.
7. Недостача виправдувальних документів і ін.

Як бути, якщо виданий акредитив

Під акредитивом мається на увазі умовне грошове зобов'язання банку, яке видається за дорученням клієнта на користь його контрагента.

Як скласти зразок документа про розірвання договору підряду з ініціативи замовника дізнайтеся зі статті: розірвання договору підряду .

Все про судову практику за договорами будівельного підряду, читайте тут .

Як укласти договір побутового підряду між фізичними особами, дивіться тут .

На підставі цього доручення кредитна організація повинна буде здійснити платіж постачальнику. Підставою для перерахування грошей є документи, передбачені акредитивом.

Якщо акредитив відкриває бюджетна установа, то його розмір не повинен перевищувати ліміт відповідного бюджетного фінансування. Проведення робляться в такий спосіб:

Дт 0 201 06 510 «Надходження грошей на акредитивний рахунок» Кт 0 201 06 610 «Вибуття грошей з аккредитивного рахунки»

При наданні фальшивих документів

Первинні фінансові документи повинні бути складені відповідно до вимог російського законодавства.

Обов'язкові реквізити:

• Назва документу;
• код форми;
• Дата складання;
• назва організації, що видала документ;
• суть операції;
• найменування посад осіб, які відповідальні за проведення операції;
• підпис уповноваженого працівника.

При відсутності підпису головбуха документ вважається недійсним і не повинен прийматися до виконання. Що стосується підроблених документів, то за їх надання законом передбачено кримінальну відповідальність.

Підбиваючи підсумок огляду обліку розрахунків з підзвітними особами потрібно виділити кілька ключових моментів. Отримувати підзвітні суми можуть матеріально відповідальні працівники підприємства.

Видача грошей здійснюється на підставі наказу керівника організації. Готівкові гроші видаються на підставі видаткового касового ордера.

Грошові кошти повинні бути витрачені виключно на цілі, передбачені службовою запискою.