Касир на підприємстві

2.1. Основні обов'язки касира

Касир є відповідальною особою в касі підприємства. Загальні вимоги до працівників цієї професії передбачені Довідником № 336 .

- здійснювати операції, пов'язані з прийомом і видачею готівкових грошових коштів через касу підприємства;

- забезпечувати збереження готівкових грошових коштів, цінних паперів та інших довірених йому цінностей;

- отримувати готівку в установах банку;

- здійснювати записи в касовій книзі про операції отримання та видачі готівки за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом в день їх надходження або видачі;

- перевіряти правильність заповнення і наявність усіх реквізитів на прибуткових касових ордерах та видаткових документах (в тому числі наявність і достовірність підпису головного бухгалтера, а на видаткових документах - дозвільного напису керівника або уповноважених ним осіб);

- перевіряти наявність і правильність оформлення всіх додатків (заяв, накладних, розрахунків, довідок і т. Д.), Зазначених у прибуткових і видаткових касових ордерах;

- повертати документи в бухгалтерію для відповідного оформлення в разі недотримання хоча б одного з пропонованих до них вимог;

- підписувати прибуткові касові ордери та видаткові документи відразу після одержання або видачі за ними готівки;

- проставляти штамп або напис "Оплачено" на доданих до видаткових ордерів або відомостями документах;

- видавати квитанції до прибуткового касового ордеру особам, що здали готівку в касу;

- проставляти штамп «Депоновано» або робити відповідний запис у відомості на виплату грошей поруч з прізвищами осіб, яким у встановлений строк не здійснені виплати, пов'язані з оплатою праці;

- складати реєстр депонованих сум, вказувати у відомості на виплату грошей фактично виплачену суму і суму, яка підлягає депонуванню, звіряти ці суми із загальним підсумком по відомості на виплату грошей і підписувати її;

- щодня в кінці робочого дня виводити залишок грошових коштів в касі підприємства і передавати в бухгалтерію звіт касира (копію записів в касовій книзі) разом з прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під підпис особи, яка здійснює контроль за веденням касових операцій;

- виконувати інші обов'язки зі збереження в касі грошових документів, цінних паперів і т. Д.

На практиці перелік обов'язків касира може значно відрізнятися від передбаченого Довідником № 336 . Конкретні вимоги до касира підприємства, перелік його обов'язків і функцій, а також порядок притягнення до відповідальності за невиконання покладених на нього функцій встановлюють в посадовій інструкції касира. Про неї ми далі і поговоримо.

2.2. Складаємо посадову інструкцію касира

Посадова інструкція касира - це основний документ, в якому встановлюють завдання, обов'язки, права і відповідальність касира підприємства в процесі здійснення ним своєї трудової діяльності.

При розробці посадової інструкції касира в обов'язковому порядку необхідно дотримуватися загальних правил складання таких документів. Перерахуємо їх.

1. Інструкція повинна бути розроблена на підставі Довідника № 336 , Яким, нагадаємо, передбачені основні вимоги до працівників даної професії (див. Підрозділ 2.1 на с. 13).

2. Інструкція повинна бути складена відповідно до вимог чинного законодавства України і не суперечити їм. Посадова інструкція не може включати умови, що обмежують права і соціальні гарантії працівника, надані йому трудовим законодавством.

Майте на увазі: якщо дискримінаційні умови прямо або побічно все ж будуть включені до посадової інструкції, вони вважаються недійсними.

3. Посадова інструкція касира повинна враховувати специфіку виконуваних таким працівником трудових функцій. Це означає, що вона повинна ґрунтуватися на конкретних завданнях і обов'язках, функції та права, відповідальності працівника, в тому числі що стосуються охорони праці, безпечного ведення робіт та екологічної безпеки, з необхідними роз'ясненнями.

4. Інструкція повинна містити такі обов'язкові реквізити:

1) найменування підприємства;

2) назва виду документа;

3) дату складання документа і його номер;

4) місце складання документа;

5) заголовок посадової інструкції, в якому наводиться повне найменування посади в родовому відмінку згідно з Класифікатором професій;

6) гриф обмеження доступу до документа, що включає:

- слово «ЗАТВЕРДЖУЮ» (великими літерами, без лапок і двокрапки);

- найменування посади особи, що затверджує документ;

- підпис особи, уповноваженої затверджувати документ, його ініціали та прізвище;

- дату затвердження;

7) підпис особи, яка склала документ;

8) візу (внутрішнє погодження документа), що складається з найменування посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, з яким погоджено інструкція, і дати узгодження;

9) підпис працівника, що підтверджує факт його ознайомлення з посадовою інструкцією.

Відповідно до п. 6 Загальних положень Довідника № 336 посадова інструкція, в тому числі посадова інструкція касира, складається з таких розділів: «Загальні положення», «Завдання та обов'язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги», «Взаємовідносини (зв'язки) за посади ».

Однак це зовсім не означає, що в розробляється посадової інструкції обов'язково мають бути присутні всі зазначені розділи. Так, може бути відсутнім розділ «Взаємовідносини (зв'язки) за посадою», якщо порядок взаємодії касира з іншими працівниками підприємства відбито в положеннях про структурні підрозділи (наприклад, в Положенні про бухгалтерію).

Посадову інструкцію оформляють у двох примірниках. Один зберігається у відділі кадрів підприємства, а другий передається працівникові. Після її затвердження керівником підприємства

Нижче наведемо приклад посадової інструкції касира (код згідно з Класифікатором професій - 4211).

2.3. Договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність

Робота касира дуже відповідальна, адже він безпосередньо має справу з цінностями підприємства і, як ми з'ясували (див. Підрозділ 2.1 на с. 13), забезпечує їх збереження. Тому досить логічно виникає питання: чи потрібно укладати з касиром підприємства договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність? Давайте розбиратися.

Перелік випадків залучення працівників до матеріальної відповідальності в повному розмірі шкоди, заподіяної з їх вини підприємству, установі, організації, наведено в ст. 134 КЗпП . Зокрема, відповідно до п. 1 цієї статті до повної матеріальної відповідальності притягуються працівники, з якими підприємство на підставі ст. 135 1 КЗпП уклало письмовий договір про взяття працівником на себе повної матеріальної відповідальності за незабезпечення цілісності майна та інших цінностей, переданих йому на зберігання або для інших цілей.

У свою чергу, як передбачено згаданою ст. 135 1 КЗпП, письмові договори про повну матеріальну відповідальність укладають з працівниками, які досягли 18 років і займають посади або виконують роботи, безпосередньо пов'язані зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей. Які саме це роботи і посади, встановлює Перелік № 447 .

Виходячи зі сказаного, договір про повну матеріальну відповідальність укладається з працівником у разі одночасного виконання наступних умов:

1) працівник досяг 18-річного віку;

2) виконання працівником обов'язків згідно з його посади (виконання роботи по його спеціальності) має бути безпосередньо пов'язане зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва довірених йому цінностей;

3) яку обіймає працівник посаду (виконувана їм робота) повинна бути передбачена в Переліку № 447 .

Зверніть увагу: тільки лише формальна наявність посади або роботи в цьому Переліку не дає підстави для укладення договору про повну матеріальну відповідальність, якщо серед трудових функцій працівника відсутні обов'язки, пов'язані зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва товарно -матеріальних цінностей підприємства. На це вказує і Мінпраці в листі від 27.05.2008 р № 146/06 / 186-88.

Тепер повернемося до наших касирам. Чи відповідають вони встановленим ст. 135 1 КЗпП критеріям?

У загальному випадку трудові функції касира безпосередньо пов'язані зі зберіганням переданих йому грошових коштів. Крім того, посаду касира передбачена в Переліку № 447 . З цього виходить що

Аналогічна вимога встановлює і п. 4.7 Положення № 637 .

Однак майте на увазі: касир касиру ворожнечу. Так, якщо на роботу приймають контролера-касира, який практично не здійснює прийом і видачу готівки, інші роботи з прийому на зберігання, обробці, зберіганню, відпуску матеріальних цінностей, то договір про повну матеріальну відповідальність з ним укладати не потрібно.

А які будуть наслідки, якщо договір про повну індивідуальну відповідальність з касиром не укладено? Якщо такий договір не укладено з вини керівника, касир несе обмежену матеріальну відповідальність на загальних підставах, якщо немає інших законних підстав для притягнення його до повної матеріальної відповідальності. Крім того, в неукладення договору про повну матеріальну відповідальність з касиром перевіряючі можуть угледіти порушення правил ведення касових операцій (докладніше про відповідальність за порушення в сфері готівкового обігу см. В розділі 11 на с. 110).

Якщо ж працівник відмовляється підписати договір про повну матеріальну відповідальність, то він може бути звільнений на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП ( абзац п'ятий п. 19 постанови Пленуму ВСУ «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.92 р № 9 ).

Зверніть увагу: укладення договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність не означає, що працівник за всі випадки заподіяної їм роботодавцю шкоди несе повну відповідальність.

Що стосується відшкодування шкоди, що виходить за його рамки, то залучення працівника до матеріальної відповідальності залежить від характеру заподіяної шкоди. Наприклад, касир згідно з укладеним договором про повну матеріальну відповідальність несе повну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей (грошей, бланків суворого обліку та ін.). У той же час якщо через недбалість касира зламався касовий апарат, калькулятор та ін., То залучити його можна тільки до обмеженої матеріальної відповідальності згідно ст. 132 КЗпП . Розмір що відшкодовується збитку в такому випадку буде обмежений середнім заробітком касира.

Форма Типового договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність затверджена постановою № 447/24 . Незважаючи на те що цей документ був розроблений ще в 70-х роках, він залишається чинним і в даний час *.

Договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність складають у двох примірниках, один з яких знаходиться у роботодавця, а другий - у працівника. При цьому роботодавець самостійно визначає місце зберігання договору (див. Лист Мінпраці від 27.05.2008 р № 146/06 / 186-88).

Далі пропонуємо ознайомитися зі зразком договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність касира.

2.4. Виконання обов'язків касира іншими особами

Дуже часто на підприємствах з невеликою чисельністю працівників посаду касира не передбачена штатним розкладом. Хто ж в такому випадку повинен виконувати його функції?

Відповідь на це питання можна знайти в абзаці четвертому п. 4.8 Положення № 637 . Відповідно до нього підприємства, штатним розписом яких не передбачено посади касира, виконання його обов'язків можуть покласти відповідно до розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника.

У цьому договорі вказують посаду працівника (наприклад, бухгалтер) і найменування виконуваної ним роботи - обов'язки касира.

Зауважте: Положення № 637 , Втім, як і інша «касова нормативку», не містить будь-яких обмежень щодо того, працівникові якій посаді буде доручено виконувати обов'язки касира. Отже, якщо обсяги діяльності підприємства не дозволяють йому мати окрему штатну одиницю касира, то його функції може виконувати головний бухгалтер. Аналогічну думку з цього питання висловлює і НБУ в листах від 26.09.2005 р. № 11-113 / 3262-9602 та від 14.02.2012 р № 11-117 / 708-1645.

Більш того, функції касира може виконувати і безпосередньо керівник підприємства. Однак для цього має бути дотримана одна умова: крім директора, в штаті підприємства не повинно бути інших працівників, на яких можна покласти обов'язки касира (див. Лист НБУ від 14.02.2012 р № 11-117 / 708-1645). Чи не заперечують проти виконання обов'язків касира керівником підприємства і податківці. Це підтверджує консультація, розміщена в категорії 109.15 БЗ *. У такому випадку при оформленні касових документів керівник підписує їх окремо як касир та як керівник підприємства.

Отже, хто може виконувати функції касира при відсутності на підприємстві такої штатної одиниці, ми з'ясували. Тепер поговоримо про випадок, коли касир на підприємстві є, але тимчасово відсутній з поважних причин (відпустка, тимчасова непрацездатність тощо.). Питання передачі функцій касира на період його тимчасової відсутності врегульовано Положенням № 637 .

Так, згідно з абзацом другим п. 4.8 цього Положення на підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби його тимчасової заміни, виконання обов'язків касира письмовим наказом керівника покладається на іншого працівника. При цьому необхідно:

- на час виконання таким працівником обов'язків касира укласти з ним договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (приклад договору див. На с. 20);

- провести інвентаризацію каси (докладніше див. На с. 103).

У разі відсутності касира (наприклад, у зв'язку з хворобою і т. Д.) Цінності, що знаходяться в касі, перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника і головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником підприємства.

Про результати перерахування і передачі цінностей складається акт, який підписують зазначені особи.

Наведемо приклад складання такого акта нижче.

висновки

• Посадові обов'язки касира, його права та відповідальність встановлюються посадовою інструкцією.

• При прийомі на роботу касира керівник підприємства зобов'язаний укласти з ним договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

• Підприємства, штатним розписом яких не передбачено посади касира, виконання його обов'язків можуть покласти відповідно до розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника підприємства.

• На підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби його тимчасової заміни виконання обов'язків касира письмовим наказом керівника покладається на іншого працівника.