Дебет-Кредит № 09 :: Прийом-передача справ бухгалтерами

1. Законодавча база - чи є вимоги щодо оформлення?
2. Чим оформити передачу справ
3. Як підготувати документи
4. Як оформляється акт
5. Як перевірити правильність інформації, відображеної в акті
6. Лист Державної податкової адміністрації України від 17.04.2002 р №3125 / 5 / 26-2119 (витяг)
7. Що відбивається в акті прийому-передачі
8. Нормативна база

Дебет-Кредит № 09 (28.2.2005)
Суть справи :: Бухгалтерський облік

Увага! архівна публікація

Ця сторінка містить давню архівну публікацію бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит", яка в даний час, цілком можливо, втратила актуальність і може не відповідати чинним нормам бухгалтерського і податкового обліку.
Для роботи з актуальними матеріалами журналу перейдіть до ONLINE.dtkt.ua
або виберіть потрібний вам розділ ДК-порталу у верхньому рядку навігації.

Законодавча база - чи є вимоги щодо оформлення?

Хоча законодавством і не передбачено обов'язкового оформлення прийому-передачі справ між бухгалтерами, це бажано зробити і належним чином оформити. Причому такий документ в першу чергу потрібен не бухгалтерії, а саме керівництву і власникам підприємства, адже відповідальність за організацію бухгалтерського обліку відповідно до Закону про бухоблік несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який керує підприємством.

У нашому законодавстві є лише деякі натяки на послідовність дій по оформленню процесу передачі справ при зміні головного бухгалтера на підприємстві. Розглянемо їх, починаючи з найбільш вагомих.

1. При зміні головних бухгалтерів, які були матеріально відповідальними особами, слід провести інвентаризацію майна, коштів і фінансових зобов'язань. Ця вимога міститься в п. 3 Інструкції №69.

2. У Положенні №59 визначено власне механізм оформлення передачі справ. Зауважимо, що дане Положення діє тільки в моментах, що не врегульовані законодавством України, за умови, що вони не суперечать Конституції і законам України. Наприклад, п. 7 Положення, в якому йдеться про те, що головним бухгалтерам забороняється отримувати безпосередньо за чеками та іншими документами кошти і товарно-матеріальні цінності, не відповідає Закону про бухоблік, в п. 7 ст. 8 якого перераховані функції і обов'язки головного бухгалтера. Але все ж рекомендації Положення можна використовувати для практичного оформлення прийому-передачі справ.

3. Відповідно до Закону про бухоблік, відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який керує підприємством. Таким чином, зміна головбухів не може вплинути на зміну відповідального за організацію обліку особи і не стає причиною обов'язкової перевірки правильності ведення бухгалтерського та податкового обліку. Однак зауважимо, що хоча відповідальність і лежить на директорові, головний бухгалтер, в силу своїх повноважень і обов'язків, забезпечує дотримання правил обліку і контролю за відображенням діяльності підприємства. Саме тому директор є найбільш зацікавленою особою у правильному оформленні прийому-передачі справ при зміні головного бухгалтера.

4. Майже аналогічна за змістом норма є і в Положенні №88, згідно з яким відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, за достовірність наведених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

5. Інструкцією №80 передбачено обов'язок підприємства повідомити податкові органи про зміну головного бухгалтера (бухгалтера).

Таким чином, оформлення прийому-передачі справ належним чином проводиться в інтересах нового і старого головних бухгалтерів, а також керівництва підприємства, тому що дозволяє відобразити, які саме документи були передані, і простежити, щоб ці документи були в наявності і відповідним чином оформлені.

Чим оформити передачу справ

Можна зробити висновок: при передачі справ оформлюється акт прийому-передачі (див. Нижче зразок 1), в якому за підписами попереднього головного бухгалтера і його наступника (а при необхідності, наприклад, в разі відмови від підписання або виникнення суперечок між сторонами - директора або незалежного експерта) відображається перелік переданих документів, стан обліку на підприємстві або навіть висновок про проведену перевірку. Причому в складанні акта та проведенні незалежного аудиту і перевірки в цьому випадку зацікавлені всі:

а) бухгалтер, який звільняється, - щоб виправити виявлені порушення і не нести за них відповідальність у подальшому;

б) бухгалтер, який приступає до роботи, - щоб уникнути самостійної перевірки результатів роботи попередника або навіть відновлення обліку та документів;

в) директор підприємства - щоб вчасно виявити і виправити порушення, за які відповідно до законодавства він несе відповідальність.

зразок 1

Державна податкова адміністрація України виклала свою точку зору з питання обов'язки нового бухгалтера здійснити перевірку бухгалтерського обліку та звітності на підприємстві та можливої відповідальності за невиконання цього обов'язку в листі від 17.04.2002 р №3125 / 5 / 26-2119 (див. Нижче).

Таким чином, оформляти акт прийому-передачі необхідно у випадках, коли сторони хочуть чітко визначити рамки і рівень відповідальності посадових осіб підприємства (як звільняються і прийнятих на роботу, так і працюючих) щодо помилок і недоліків в обліку, в тому числі і таких, за які можливо притягнення до відповідальності. На нашу думку, складати акт прийому-передачі і проводити незалежний аудит бажано при кожній зміні головного бухгалтера на підприємстві.

Що стосується загального порядку дій та оформлення операцій звільнення, прийому головбухів на підприємстві і власне підготовки та оформлення прийому-передачі справ, то алгоритм і послідовність таких дій наведені на схемі 1.

схема 1

Схема дій при зміні головного бухгалтера на підприємстві

* Дана процедура може проводитися у вигляді незалежного аудиту або самостійної перевірки за участю старого та нового бухгалтерів. Крім того, дані такої перевірки також можуть включатися в акт прийому-передачі справ.

Як підготувати документи

Для правильного і повного оформлення передачі справ потрібно ретельно підготувати первинну документацію до передачі.

На нашу думку, доцільно зробити прошиті і надрукований реєстри документів за конкретні періоди, з описом, нумерацією та визначенням загальної кількості. Потім на підставі цих підшивок дуже легко буде відобразити в акті передачу саме первинних документів.

Що стосується відомостей, журналів та інших узагальнюючих даних регістрів, то для передачі вони повинні бути в письмовому (або друкованому) вигляді, завірені печаткою та підписами склали та перевірили їх осіб. Наявність і кількість таких регістрів встановлюється обліковою політикою та графіком документообігу на підприємстві, а їх відсутність за конкретний період може свідчити про допущені помилки або навіть про неведення обліку.

Звітність, складена і подана попереднім бухгалтером, також повинна бути підготовлена до передачі. Адже відсутність такої звітності може спричинити за собою штрафні санкції за її неподання. Доцільно згрупувати звітність за видами або ж періодів подачі в розрізі інстанцій, в які вона подавалася.

Крім того, як вже було сказано, при зміні головних бухгалтерів бажано провести незалежний аудит або ж самостійно перевірити стан і результати правильності обліку і складання звітності на підприємстві. В аудиторському висновку або акті перевірки доцільно викласти загальний рівень ведення обліку, недоліки в організації бухгалтерії, необхідність виправлення помилок. При цьому варто відразу обумовити, хто повинен займатися таким виправленням. На жаль, керівництво підприємств не завжди усвідомлює відповідальність такого кроку, як зміна головного бухгалтера, тому і до додаткових витрат на такі перевірки ставиться негативно.

Як оформляється акт

Акт прийому-передачі підписує бухгалтер, який передає справи, і бухгалтер, який приймає їх, після чого його затверджує керівник підприємства. Якщо згідно з наказом керівника підприємства була створена приймально-передавальний комісія, то акт підписують також всі члени такої комісії. Один примірник акта прийому-передачі залишається в бухгалтерії, а інший - у бухгалтера, який передає справи. Зауважимо, що один з трьох примірників залишається у головного бухгалтера, який звільняється. Цей документ є основним "аргументом", який фіксує стан обліку та наявність документів і регістрів на підприємстві на момент передачі справ, і саме тому доцільно якомога точніше і ретельніше зробити опис наявних документів, звітів і роздруківок - адже це може дозволити в майбутньому уникнути необґрунтованих вимог і зауважень до звільнився бухгалтеру як з боку керівництва підприємства, так і з боку працівників контролюючих органів.

Цілком реальною може бути ситуація, коли первинні документи, що підтверджують здійснення операції, взагалі відсутні. В такому випадку бажано зажадати пояснення посадових осіб або інших працівників підприємства і оформити їх у формі додатків до акта перевірки.

Як перевірити правильність інформації, відображеної в акті

Зрозуміло, і попередник, і наступник хочуть, щоб інформація, узагальнена в акті, відповідала дійсності, щоб потім при перевірці не відбулося "неприємних несподіванок" у вигляді відсутності документів або ж помилок в обліку і звітності. Крім залучення сторонніх фахівців і самоперевірки, про які ми вже згадували в статті, є ще два способи упевнитися, що стан обліку на підприємстві відповідає певному рівню.

Спосіб перший - поступовий прийом

Для попередньої перевірки правильності ведення обліку, а в подальшому - правильності оформлення передачі справ претенденту на посаду головного бухгалтера можна порадити деякий час (якщо це можливо, звичайно) попрацювати на посаді заступника головного бухгалтера.

Працюючи на посаді заступника або помічника головного бухгалтера, кандидат на посаду головного бухгалтера може за вказівкою керівника брати участь в проведенні перевірки, ревізії стану бухгалтерського обліку і звітності, правильності відображення всіх господарських операцій. Висновки такої ревізійної комісії і факт прийому-передачі справ можуть бути зафіксовані в акті прийому-передачі справ, при цьому слід зазначити те, що новий бухгалтер був членом ревізійної комісії і особисто брав участь в проведенні перевірки.

Спосіб другий - коли приймати нема від кого

Інший варіант заміни головного бухгалтера на підприємстві - це той, коли головний бухгалтер звільнився з підприємства і деякий час посада залишається вакантною. В такому випадку на час пошуку нової кандидатури на посаду головного бухгалтера певну особу призначається виконуючим обов'язки головного бухгалтера, при цьому ризик погіршення стану обліку і звітності на підприємстві зростає, тому що не завжди відповідальна особа (виконуючий обов'язки головного бухгалтера) має необхідний професійний і практичний досвід і знання. Новий головний бухгалтер після ознайомлення зі станом обліку на підприємстві повинен буде підписати акт прийому-передачі справ з виконуючим обов'язки головного бухгалтера (або навіть з директором).

В цьому випадку новому головному бухгалтеру слід ще уважніше ставитися до оформлення приймання справ, а при виникненні підозри щодо неналежного стану обліку і складання звітності на підприємстві поставити перед директором питання про проведення незалежного аудиту або про проведення внутрішньої перевірки на конкретних умовах (наприклад, за додаткову оплату праці працівникам, зайнятим перевіркою). Прийнявши такі заходи, головний бухгалтер, що приступає до справ, зможе максимально захистити себе від помилок, допущених його попередником.

Лист Державної податкової адміністрації України від 17.04.2002 р №3125 / 5 / 26-2119 (витяг)

... У ході розслідування кримінальної справи було встановлено, що головний бухгалтер Х в силу свого посадового становища зобов'язана була перевірити бухгалтерську документацію, яка при вступі її на посаду залишалася після головного бухгалтера Y, однак цього не зробила. ... Щодо Х кримінальну справу за ст. 212, ч. 3 Кримінального кодексу України припинено ... в зв'язку з тим, що в її діях відсутній умисне ухилення від сплати податків, проте проглядається склад злочину, передбаченого ст. 367 Кримінального кодексу України (службова недбалість) ...

Що відбивається в акті прийому-передачі

1. Наслідки проведеної перевірки (аудиту).

2. Загальний перелік належним чином оформлених підшивок первинних документів (із зазначенням кількості і періоду).

3. Перелік належним чином оформлених і завірених регістрів бухгалтерського та податкового обліку, передбачених для ведення облікової політики та графіком документообігу на підприємстві.

4. Перелік бухгалтерської та податкової звітності за відповідні періоди за видами.

Нормативна база

1. Закон про бухоблік - Закон України від 16.07.99 р №996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".

2. Інструкція №69 - Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом Мінфіну від 11.08.94 р №69.

3. Положення №88 - Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р №88.

4. Інструкція №80 - Інструкція про порядок обліку платників податків, затверджена наказом ДПАУ від 19.02.98 р №80.

5. Положення №59 - Положення про головних бухгалтерів, затверджене постановою Ради Міністрів СРСР від 24.01.80 р №59.

Костянтин Єрохін, к. Е. н, бухгалтер

Забезпечення майбутніх премій
Суть справи :: Бухгалтерський облік
Чи можна підприємству створити забезпечення (згідно з П (С) БО 26) на виплату майбутніх премій, якщо закінчення робіт за договором сталося в четвертому кварталі 2004 року, а надходження коштів очікується в 2005 році? Що робити, якщо за нарахованим ...

Питання обліку запасів
№ 20 (18.5.2015) :: Суть справи :: Бухгалтерський облік
З початку 2015 року сума податку на прибуток визначається на підставі даних
бухгалтерського обліку. У зв'язку з цим податківці отримали право перевіряти
правильність ведення бухобліку, правильність і повноту визначення доходів,
витрат і фінансовог ...

Продаж автомобіля фізособі
№ 20 (18.5.2015) :: Суть справи :: Бухгалтерський облік
Звичайна господарська операція: юрособа продає легковий автомобіль -
основний засіб - фізособі. Але в зв'язку з нею у бухгалтерів виникає
безліч питань, особливо в світлі постійно мінливого законодавства.
Відповіді на багато з таких в ...