• Главная
    • /
  • Блог
    • /
  • Як надійно впровадити бюджетування в ERP-системі?

Як надійно впровадити бюджетування в ERP-системі?

Автор (и): А. Федосєєв, П. Боровков


А. Федосєєв
П. Боровков

ПОСТАНОВКА ПРОБЛЕМИ:

Чим більшою стає компанія, і чим більша кількість різних бізнесів вона веде, тим менше залишається доступних інструментів управління, які об'єднують всі рівні управління. Однією з найбільш успішних і універсальних методик управління є система бюджетного управління, заснована на управлінні компанією (підрозділами) через бюджети, тобто фінансові ресурси, однаково вимірні для всіх бізнесів. При цьому в сучасному світі жодна управлінська технологія не зможе функціонувати ефективно, якщо вона не буде підтримана реально працюючим програмним засобом.

Сьогодні для вирішення (в тому числі) вищеописаної задачі багато компаній і холдинги розглядають можливість впровадження тотальної системи автоматизації управління класу "ERP" як єдиної платформи.

Цілі впровадження автоматизованої системи бюджетування за рівнями управління:

  1. Отримання консолідованої звітності по всій Компанії.
  2. Можливість реалізації бюджетного управління на місцях.
  3. Прозорість фінансової інформації на кожному рівні управління і консолідації даних.
  4. Автоматизація розробки регламентів бюджетування і управлінського обліку.

Але тут же криється і серйозна проблема. Як показала практика подібних впроваджень в Росії, вони тривають від 3 до 5 років, і мають неоднозначну оцінку. У подібних проектів є ризики:

  1. Тривалий термін впровадження;
  2. Значний стрибок (розрив між використовуваними різнорідними програмами зараз і впроваджуваної єдиною платформою), який зажадає технічної та методичної готовності системи управління і високої кваліфікації користувачів;
  3. Відсутність, як правило, проробленої методології і технології консолідованого управління фінансами.

Одночасна дія цих ризиків часто призводить до затягування термінів впровадження або навіть "заморожування" проектів. Складно відразу і змінити автоматизовану систему, і впровадити нові єдині методико-нормативні документи, і змінити звички користувачів.

У той же час ніхто не відміняв завдання поточного управління компанією протягом цього терміну.

Пропозицію щодо вирішення:

"ІНТАЛЄВ" пропонує компаніям і холдингам, що розглядає можливість впровадження ERP-системи, готове рішення по постановці і автоматизації бюджетування в стислі терміни і суми. Пропоноване рішення дозволить оптимізувати і автоматизувати процес бюджетування відповідно до наявних у компанії принципами і методологією бюджетного управління, а в майбутньому інтегрувати блок бюджетування з впроваджуваної ERP-системою. До складу рішення входить пакет консалтингових послуг з оптимізації системи бюджетного управління, її налаштування в "ІНТАЛЄВ: Корпоративні фінанси", навчання персоналу і сам програмний продукт "ІНТАЛЄВ: Корпоративні фінанси" для всіх підрозділів компанії.

Дане рішення фірма "ІНТАЛЄВ" розробила на базі виконаних проектів по впровадженню бюджетування в найбільших російських компаніях, наприклад, ВАТ "Федеральна Мережева Єдиних Енергетичних систем" (РАО ЄЕС).

ПЕРЕВАГИ ПРОПОЗИЦІЇ ВІД "ІНТАЛЄВ":

Щоб не бути голослівним, перерахуємо основні переваги, яких досягає компанія, що впроваджує ERP-систему за пропонованим сценарієм:

  1. перевірена методологія
  2. Навчання та адаптація
  3. економія ресурсів
  4. технологія
  5. референтні моделі
  6. експлуатаційні можливості

Зупинимося на кожному з них детальніше.

  1. перевірена методологія

    2. Впровадження будь-якої інформаційної системи логічно починати з вироблення вимог до функціонала цієї системи. У справі освоєння великий західній ERP-системи проблема полягає в тому, що багато підприємств (змушене) підходять до етапу розробки таких вимог, не маючи до цього оптимальну структуру фінансової відповідальності, узгоджені методології планування та обліку, автоматизовану бухгалтерію, уніфіковані плани рахунків і аналітики по всій групі і т.д. і т.п.

    У такій ситуації вироблення вимог до системи бюджетування і управлінського обліку стає завданням практично непідйомною. Набагато логічніше почати побудову методології бюджетування на ПО "ІНТАЛЄВ", яке:

  • Простіше в налаштуванні - кількість необхідних налаштувань на порядки нижче, ніж в найбільш поширених ERP-системах;
  • Інтуїтивно зрозуміло - робити настроювання може будь-який фахівець в області економіки і фінансів без спеціальних знань в інформаційних технологіях і програмуванні;
  • Більш адаптивно до російської специфіці - при налаштуванні не потрібно докорінно змінювати сформовані на підприємстві структури управління і бізнес-процеси.
  • Навчання та адаптація

    • Навчання персоналу компанії основам бюджетування краще проводити на більш зрозумілому і близькому пересічному користувачеві інтерфейсі. Вартість навчання навіть одного фахівця з ERP-системі надзвичайно висока, і при цьому такі фахівці, як правило, знають тільки певні блоки системи, не уявляючи собі механізми її функціонування в цілому. Дуже складно освоїти колективний навик роботи в подібній системі.

    У "ІНТАЛЄВ" відпрацьована ділова гра для співробітників компанії на налаштованої для конкретного підприємства програмної моделі, що дає комплексне уявлення про інформаційні системи бюджетування і навик роботи в них.

  • економія ресурсів

    • З практики впровадження ERP-систем відомо, що досить тривалим і дорогим етапом є написання технічного завдання. Основний ризик цього етапу полягає в тому, що на папері і в конкретному програмному засобі один і той же, здавалося б, об'єкт набуває абсолютно різні форми. При налаштуванні спливає безліч моментів, неврахованих при розробці ТЗ, а іноді концепція автоматизації змінюється докорінно. Таким чином, під час налаштування багато в чому дублюються роботи по опису цільової моделі бюджетування, а це - додаткові витрати часу і, в кінцевому підсумку, грошей.

    Але можливий і інший погляд на речі. Впровадження ПЗ "ІНТАЛЄВ" можна розглядати як певну "лабораторну роботу" або "щільний проект", адже налаштована програмна модель - це найбільш ефективний варіант технічного завдання для подальшої глибшої настройки. У цій моделі описані і взаємопов'язані всі невід'ємні об'єкти бюджетування, протестована їх логічність і повнота, отримана зворотний зв'язок від користувачів про зручність її в повсякденній роботі.

    Вартість же такого пілотного проекту нижче, ніж розробка абстрактного технічного завдання під велику західну систему, а ефект на одиницю вкладених коштів - набагато вище.

  • технологія

    • ERP-система втрачає весь свій ефект, якщо її "щупальця» не протягнуті з штаб-квартири (припустимо, в Москві) по всіх рівнях управління і територіально розподіленим підрозділам. У такій протяжності полягає суть і основна перевага великих систем. Але досягти такого ефекту відразу і скрізь просто нереально, а, значить, ще довго після своєї "первинної" установки ERP-система буде працювати "вхолосту".

    У порівнянні з цим, ВО "ІНТАЛЄВ" починає ефективно функціонувати, навіть якщо встановлено тільки в материнській компанії, а обмін даними з філіями налагоджений через різні проміжні формати. Само по собі це дає неоціненний досвід, який забезпечить подальші переваги при впровадженні ERP-системи.

  • референтні моделі

    • У складних проектах автоматизації неоціненним ресурсом є відпрацьовані і "готові до вживання" галузеві та національні рішення. Постачальники ERP-систем пропонують такі рішення, але потрібно визнати, що вони схожі, скоріше, на якийсь "дуже середній приклад дуже середньої компанії", що змушує серйозно переглядати свої структури і процеси, на що готові піти далеко не всі компанії (і вже точно , що не відразу).

    Однією ж з базових можливостей ПО "ІНТАЛЄВ" є створення та тиражування конкретних рішень, у формі налаштованих моделей бюджетування, що включають в себе:

    • Управлінський план рахунків
    • Необхідні набори аналітик (бюджетні статті, проекти, номенклатура і т.п.)
    • Форми управлінських звітів і показників з алгоритмами їх розрахунків
    • Форми внесення даних
    • Правила формування господарських операцій
    • Правила стикування з бухгалтерією та іншими системами; і т.д.

    Створення такої моделі - справа кількох днів (максимум, тижнів). За допомогою моделей простіше і дешевше виготовити і тиражувати набір типових галузевих рішень, ніж на великих західних ERP-системах.

  • експлуатаційні можливості

    • Зрештою, ПО "ІНТАЛЄВ" протягом 2-3 років буде реально функціонуючим інструментом для ведення бюджетування, обліку та звітності. Це саме по собі плюс. Наприклад, з 2007 року російські підприємства будуть зобов'язані надавати свою фінансову звітність в форматах МСФЗ . Але ті ж правила МСФЗ свідчать, що компанія повинна надавати звітність в потрібній формі і за попередні роки теж, тобто, бажаючи працювати за світовими правилами через рік-два, російський бізнес повинен вже сьогодні мати можливість ведення обліку і звітності за цими правилами. Поки буде впроваджуватися ERP-система, "ІНТАЛЄВ" вже готовий надати таку можливість.

    Принципова ПОСЛІДОВНІСТЬ РОБІТ:

    Як могла б виглядати послідовність робіт такого впровадження? Базовими принципами при впровадженні ПО "ІНТАЛЄВ" як етапу розгортання великої автоматизованої системи бюджетного управління є поступовість і наступність (тобто результати будь-якого етапу є ресурси для наступних етапів). Загальна схема робіт виглядає наступним чином:

    • Перший етап. Розробка нормативних документів системи бюджетного управління; зберігається поточний стан рівня автоматизації компанії.
    • Другий етап. Впровадження автоматизованої системи бюджетного управління на всіх рівнях компанії. Приблизна оцінка терміну досягнення даного стану - через 6-9 місяців після початку проекту.
    • Третій етап. Впровадження в штаб-квартирі компанії ERP-системи, заміна програмного забезпечення для бюджетування в штаб-квартирі, і розробка інтеграції автоматизованої системи бюджетного управління з нею. Приблизна оцінка терміну досягнення даного стану - через 12-18 місяців після початку проекту.
    • Четвертий етап. Розгортання в регіональних офісах ERP-системи, заміна програмного забезпечення для бюджетування в них, і інтеграція автоматизованої системи бюджетного управління з нею. Питання вибору автоматизованої системи бюджетного управління для підрозділів вирішується додатково (або реалізується п'ятий етап по переходу на ERP, або поточна система бюджетування залишається і вирішує поставлені завдання. Розгортання ERP по всій вертикалі часто буває надмірно дорогим варіантом при мінімумі досягається користі). Приблизна оцінка терміну досягнення даного стану - через 30-48 місяців після початку проекту.

    Так виглядає проект з точки зору рівнів компанії. З точки ж зору логічних етапів робіт структура проекту така:

    1. Навчання персоналу методикою бюджетування. Створення проектної команди.
    2. Постановка / оптимізація системи бюджетування, розробка нормативних документів.
    3. Налаштування автоматизованої системи бюджетування згідно нормативних документів.
    4. Навчання персоналу правилам роботи з автоматизованою системою. Розгортання автоматизованої системи бюджетування на всіх рівнях управління.
    5. Дослідна експлуатація.
    6. Старт в продуктивну експлуатацію. Надання методичної та технічної та методичної підтримки.
    7. Узгодження з консультантами-внедренцем ERP-системи формату технічного створення на впровадження і способу інтеграції автоматизованих систем.
    8. Розробка технічного завдання для впровадження бюджетування в ERP-системі і розробка модуля інтеграції.
    9. Перенесення накопичених даних і поступова заміна на ERP-систему. Консультування користувачів і внедренцев ERP-системи. Надання методичної та технічної та методичної підтримки.

    РЕЗУЛЬТАТИ РОБІТ:

    При цьому всі розроблені методичні документи і налаштування програми в майбутньому увійдуть в технічне завдання консультантам на впровадження ERP-системи. Таким чином, компанія отримує два результату:

    • якісне вирішення поточних завдань в області бюджетного управління;
    • якісна підготовка нормативних документів для впровадження ERP-системи.

    Система бюджетування "ІНТАЛЄВ" є прототипом бюджетування в ERP-системі і одночасно працюють на потреби холдингу рішенням. Функціональність продукту "ІНТАЛЄВ" дозволяє його впевнено використовувати кілька років в повноцінному для компанії режимі, і тільки після готовності налаштувань і персоналу до ERP-системі здійснювати плавний перехід на цю систему.

    БЮДЖЕТ ПРОЕКТУ:

    Вартість пропозиції "ІНТАЛЄВ" складає близько 10% від вартості впровадження ERP-системи. Таким чином, зазначені 10% складають вартість впевненого функціонування бюджетного управління в холдингу протягом декількох років, а також є "страховкою" для якісного впровадження модуля управління фінансами ERP-системи. При цьому, за рахунок скорочення витрат на дорогих консультантів по впровадженню ERP завдяки проведенню всієї підготовки фахівцями "ІНТАЛЄВ", загальна вартість проекту збільшується не на 10%, а на 5 і менше відсотків.

    "ІНТАЛЄВ: Корпоративні фінанси" є одним з найбільш поширених продуктів для автоматизації бюджетного управління в країнах СНД. Завдяки інтеграції з системами "1С: Підприємство" його легко вивчають користувачі, а відсутність необхідності подвійного введення фактичних даних пропонує компаніям-користувачам значне скорочення трудовитрат і термінів на підготовку фінансової звітності. У новій версії "ІНТАЛЄВ: Корпоративні фінанси" розроблені спеціальні механізми для оптимізації одночасної роботи 100 і більше користувачів, з мільйонами документів в БД.

    ВИСНОВКИ:

    Пропоноване "ІНТАЛЄВ" рішення є реальною можливістю підійти до впровадження великий ERP-системи "у всеозброєнні": з відпрацьованою методологією, готовим персоналом і мінімізованими ризиками. Отже, запрошуємо до співпраці!

    Слідкуйте за анонсами нових статей Олексія Федосєєва в його персональному Твіттері https://twitter.com/FedoseevAleksey .