Ліміт каси: зразок наказу з додатком розрахунку

1. Загальні правила щодо лімітів
2. Особливості складання наказу
3. Загальні правила за наказом про касовому ліміті
4. Загальні правила про ліміт каси
5. Варіанти документів для оформлення касового ліміту
6. Розрахунок ліміту залишків готівки в касі
7. висновок

Як встановити правильний касовий ліміт, щоб організації зручно було його дотримуватися і при цьому, не потрапити на штрафи через невірно складених документів - ці питання хвилюють без винятку всіх суб'єктів підприємництва, і великі організації і малий бізнес.

Для різних суб'єктів, оскільки вони мають різної діяльності і галузевої специфіки, можуть знадобитися різні документи, та й сам розрахунок можна робити різними способами. Потрібно відзначити, що складання таких документів вимагає знання законодавства і останніх змін до підзаконних актів різних рівнів. При оформленні документів на внутрішні касові операції, потрібно врахувати багато різних аспектів і тонкощів, специфіку діяльності організації.

Розглянемо детально в нашій сьогоднішній статті, в як краще розраховувати касовий ліміт і які документи потрібно оформляти. Розповімо докладно, як скласти всі необхідні документи правильно, щоб перевіряючим було ні до чого причепитися.

Загальні правила щодо лімітів

ІП та організації, що працюють з готівкою і мають касовий апарат, повинні мати наказ на касовий ліміт - форма і зміст наказу має кілька варіантів. Розглянемо далі ці варіанти і правила складання таких документів докладніше.

Робота з касовим апаратом, передбачає ведення облікової касової книги. У цій книзі ведеться облік наявності та переміщення готівки у госпсуб'єкта. Облік операцій в цій книзі веде касир / бухгалтер або керівник / підприємець. У книзі обов'язково відображаються поточні касові залишки готівки на кінець дня. Значення цих залишків не повинні перевищувати встановлених організацією / ІП ліміту. При утворенні надлишків готівки, їх необхідно інкасувати через банк або направляти в обслуговуючу фінансову організацію. Відповідальні особи повинні стежити, щоб поточні касові залишки відповідали внутрішнім наказом про касовому ліміті, а керівник, зобов'язаний забезпечити наявність у господарюючого суб'єкта такого документа і правильність його складання відповідно до встановлених останніми законодавчими нормами.

Касові залишки і рух готівки по касі регламентовані Положенням ЦБ №373 12.11.11 р, його недотримання дає право наглядовим органам застосовувати до суб'єкта штрафні санкції.

Особливості складання наказу

Незалежно від того, чи діють в господарюючого суб'єкта касовий ліміт чи ні, рух готівки повинно бути визначено відповідним внутрішнім наказом керівника або ВП.

Зауважимо, що для деяких суб'єктів підприємництва використання касового ліміт не є обов'язковим - суб'єкти малого бізнесу (число співробітників до 100, річний обсяг виручки до 800 млн., ІП).

Якщо організація в якийсь момент перестає підпадати під категорію СМП, то вона зобов'язана відразу ж оформити розрахунок касового ліміту і наказ по касової дисципліни.

Відзначимо також, що повна відсутність будь-якого документа про касові залишки, означає, що встановлений нульовий касою ліміт і будь-який залишок готівки на кінець дня не мав права і є порушенням.

Наказ про касовому ліміті може бути складений в одному з наступних варіантів:

• Наказ може містити вказівку конкретної суми касового ліміту з додатком розрахунку цього ліміту;
• Наказ може містити вказівку про скасування діючого раніше ліміту по касі;
• Наказ може містити вказівку про те, що ліміт каси не встановлено і який існує порядок зберігання готівки в організації / ВП.

Загальні правила за наказом про касовому ліміті

Ліміт касового залишку - це затверджена внутрішнім наказом суб'єкта, максимальна сума готівки, яка може перебувати офіційно в касі суб'єкта господарювання на кінець робочого дня.

Перед тим, як скласти наказ, потрібно вибрати один з двох варіантів розрахунку ліміту:

• якщо суб'єкт приймає оплату готівкою в касу за товари або послуги / роботи, то робити розрахунок касового ліміту по готівки, потрібно на підставі обсягу надходжень готівки;
• якщо обсяг надходження готівки в касу, нерідко буває менше сум витрат і виплат за день, в силу специфіки діяльності суб'єкта, то розрахунок касового ліміту прийнято робити за сумою скоєних виплат, але без урахування виплат в рахунок зарплат або будь-яких допомог працівникам.

Зазначений розрахунок ліміту каси оформляється на окремому аркуші - додатку до наказу про касовому ліміті. Текст наказу, в обох випадках буде аналогічний.

Наказ про встановлення ліміту по касовим залишкам, повинен обов'язково містити наступну інформацію:

• повне найменування госпсуб'єкта;
• найменування (вид) складається документа;
• дату і порядковий номер наказу;
• місце складання (місто);
• період дії наказу;

Якщо термін дії наказу не вказано, то він вважається дійсним, до вступу в дію нового наказу (або його скасування новим наказом).

• розмір встановлюється ліміту (вказується в цілих рублях);
• необхідно вказати в документі термін між здачею і отриманням готівки (в робочих днях);
• вказати відповідальну особу, яка буде стежити за виконанням наказу (касир, бухгалтер, керівник);
• твердження документа керівником госпсуб'єкта / ВП.

Тут потрібно також відзначити, що відокремлений підрозділ, у якого є діючий власний банківський рахунок, також має мати встановлений ліміт каси.

Загальні правила про ліміт каси

Ліміт каси, нагадаємо ще раз, встановлене саме вами, кількість грошової готівки, яке ви декларуєте офіційно, і саме воно і може залишатися після інкасації на кінець дня у вашій касі.

Перевищення встановленого внутрішнім документом ліміту, можливо у випадках:

• в період видачі зарплати співробітникам госпсуб'єкта (будь-які виплати і допомоги) на величину ще невиплаченої зарплати, на все зарплатні виплати відводиться п'ять днів;
• у вихідні, неробочі святкові дні, якщо в цей період були касові операції.

За перевищення встановленого ліміту або неналежне зберігання готівки передбачені заходи адміністративного впливу на госпсуб'єкт - штрафи для посадових осіб чотири-п'ять тисяч крб., Для юросіб 40 - 50 тисяч руб.

Зауважимо, що якщо в організації немає документа, офіційно встановлює ліміти по касі або обумовлює його відсутність, то за замовчуванням ліміт вважається нульовим і тоді будь-який залишок готівки є порушенням. У будь-якому випадку в організації або у підприємця, що працюють з готівкою, повинен бути внутрішній наказ, який встановлює правила по залишкам готівки в касі і зберігання грошей, із зазначенням відповідальних осіб.

Зараз діють нові правила для малого бізнесу (чисельність - до 100 і річний виторг госпсуб'єкта за попередній рік до 800 млн.руб.), Більше не зобов'язані мати ліміт, але регулює документ все одно потрібно скласти з чітким зазначенням відсутності лімітування коштів і прописати правила їх зберігання. А ті, хто раніше мав ліміт і хоче його скасувати - роблять наказ про відмову від ліміту.

Касові ліміти не потрібно зараз стверджувати в банку, зараз господарюючий суб'єкт стверджує його самостійно.

Варіанти документів для оформлення касового ліміту

Є кілька варіантів оформлення документів по касовому ліміту:

1. Без застосування ліміту з початку року - оформляється Наказ про зберігання готівки без встановленого ліміту.
2. Скасування ліміту посеред року - потрібно оформити два документа: Наказ про скасування встановленого раніше ліміту і Наказ про зберігання готівки.
3. Встановлення касового ліміту - оформляється Наказ про касовому ліміті і Додаток до наказу Розрахунок касового ліміту.

Оформлення нового наказу про ліміт автоматично скасовує попередній наказ, якщо термін його дії не був в ньому обговорено.

Оформлення наказу:

• Повне найменування господарюючого суб'єкта;
• Назва документа (Наказ);
• Номер наказу, дата;
• Повне найменування документа (наприклад, «Про затвердження залишку готівки в касі»);
• Відповідно до якого федеральним положенням встановлюється внутрішній порядок касової дисципліни;
• Далі «Наказую:» і докладний текст наказу по пунктам в залежності від конкретних обставин;
• Вказати встановлення / скасування / відсутність касового ліміту по готівки;
• Вказати порядок зберігання готівки в касі;
• Призначити відповідальних осіб за виконання цього наказу;
• При встановленні ліміту вказати документ - додаток Розрахунок ліміту;
• Підпис директора організації або ІП.

Зразок Наказу про касовому ліміті можна отримати за посиланням: http://okbuh.ru/wp-content/uploads/2017/03/obrazec_prikaza_na_limit_kassy.docx

Розрахунок ліміту залишків готівки в касі

Зараз у господарюючого суб'єкта є можливість вибирати схему розрахунку ліміту, виходячи із специфіки діяльності:

• Готівкової виручки;
• Готівки витрат.

Якщо в організації кількість надходить готівкової виручки значно більше поточних витрат, то касовий ліміт встановлюється по виручці.

Якщо у суб'єкта, така діяльність, що надходить готівки трохи, а витрати і видачі з каси досить значні для нього за обсягами, то вибирається другий варіант - розрахунок за видатками.

Якщо ви не можете, відразу визначити, який із методів вам більше підходить, то зробіть попередній розрахунок для обох варіантів, а потім встановіть для отримання дозволу найкращий для вас варіант.

Для розрахунку і встановлення лімітів зручно вибирати дані за минулий рік або за минулий квартал (півріччя), в залежності від специфіки діяльності суб'єкта підприємництва (але не більше 92 рабдня). Ліміт по залишкам, встановлюється в цілих рублях без копійок, при необхідності округлюється за правилами математики - до 50 копійок в меншу сторону, якщо 50 і більше, то до цілого рубля в більшу.

• Розрахунок, виходячи з виручки:

L = V / P х Nc,

де L - ліміт залишків по касової готівки (в рублях);

V - об'єм надходжень готівки з реалізованих суб'єктом товарів, виконаних ним робіт або послуг, за який приймається період, зауважимо, що для нових суб'єктів, приймається очікуваний обсяг надходжень (в рублях);

P - приймається розрахунковий період (в рабоч.днях), але не більше 92 рабоч.дней;

Nc - період часу (в робочих днях) між днем отримання готівки та вдень інкасації (здавання в банк), наприклад, якщо готівка здається раз в два дні, Nc = 2.

Зауважимо, що цей період повинен бути більш, ніж 7 робочих днів, а якщо в населеному пункті, де знаходяться торгові точки (об'єкти) немає банку - 14 рабоч.дней.

Період P зазвичай вибирають так:

1. На підставі попереднього періоду - розрахунок для 1 кв. 2017 р проводиться, виходячи з даних 4 кв. 2016 р .;
2. На підставі попереднього аналогічного періоду (наприклад, за попередній рік) - розрахунок для 1 кв. 2017 року на основі даних 1 кварталу 2016 р .;
3. На підставі попереднього періоду пікових продажів і надходження максимальної виручки (при розрахунку за видатками - по періоду максимальних виплат або витрат).

Приклад розрахунку: ТОВ «Малина» розраховує свій касовий ліміт на червень 2017 р приймає за основу дані - червня 2016 р кількість робочих днів - 22, виручка - 500 000 рублів, інкасація - раз в два дні. Розрахунок касового ліміту: L = (500 000/22) х 2 = 45 455 рублів.

• Розрахунок, виходячи з витрат (встановлюється незалежно від того, є надходження готівкової виручки чи ні, згідно п. 2 Вказівки № 3210-У):

L = R / P х Nn,

де L - ліміт касового залишку готівки (в рублях);

R - обсяг виданої суб'єктом готівки або сума витрат за прийнятий для розрахунків період (в рублях), за мінусом виплачених працівникам зарплат (посібників), для нових організацій приймаємо - очікувані витрати;

P - приймається для проведення розрахунків період (в рабдня), але не більше 92 рабдня;

Nn - період, в робочих днях, між двома послідовними зняти з розрахункового рахунку готівки в банку, не враховуючи зарплат (посібників) працівникам. Цей період не повинен бути більше 7 рабдня, а якщо в населен.пункте, де розташовані торгточкі (об'єкти) немає банку - 14 рабдня.

Приклад розрахунку: ТОВ «Малина» розраховує свій касовий ліміт на червень 2017 р приймає за основу дані - червня, липня і серпня 2016 р кількість робочих днів - 65, оплата постачальникам за 3 місяці - 500 000 рублів, отримання готівки в банку - раз в два дні. Розрахунок касового ліміту: L = (500 000/65) х 2 = 15 385 рублів.

висновок

При оформленні наказу на касовий ліміт, важливо спочатку правильно розрахувати суму самого ліміту, яку буде, перш за все, зручно дотримуватися самої організації, тому що неправильно розрахований ліміт, буде приводити до постійно повторюється порушень з касової дисципліни, що рано чи пізно буде помічено наглядовими органами , а отже призведе до штрафних санкцій. Тому оформлення документів потрібно починати з визначення того, чи потрібен взагалі ліміт і яким він повинен бути, а потім вже вибирається вид документа.

При складанні наказу, важливо вказати всі необхідні дані про встановлену в організації касової дисципліни, чітко прописати порядок зберігання готівки і призначити відповідальних осіб за виконання наказу. При оформленні наказу потрібно обов'язково послатися на останні чинні положення про порядок встановлення касових лімітів, Важливо відзначити, що внутрішні документи організації, що посилаються на раніше діяли правила, вважаються недійсними, це також потрібно враховувати.

Сьогодні ми докладно розглянули питання розрахунку і оформлення касового ліміту, торкнулися нюансів, які потрібно знати і враховувати при встановленні лімітів. Розповіли детально про типових ситуаціях, навели приклади і зразки для оформлення різних варіантів документів. Сподіваємося, ця інформація стане вам у пригоді для розрахунку ваших даних і оформлення документів у вашій організації. І після прочитання нашої статті у вас не буде жодних труднощів з правильним складанням всіх необхідних наказів і додатків до них.