Лист подяки | статті | Журнал «Довідник секретаря та офіс-менеджера»
- Кому і коли пишуться листи подяки
- Як написати лист подяки, які слова і фрази використовувати в тексті
- Як оформляти листи подяки
- Приклади вдячних листів
Лист подяки - це діловий лист зі словами подяки за будь-якою професійною приводу: за участь в проекті, тривалий успішну співпрацю. Такий лист може бути адресовано організації або конкретній людині - співробітнику компанії. Воно може бути листом-відповіддю на лист-привітання, лист-запрошення від партнерів або бути написаним за власною ініціативою керівника.
Зі статті ви дізнаєтесь:
- кому і коли пишуться листи подяки;
- як написати лист подяки, які слова і фрази використовувати в тексті;
- як оформляти листи подяки;
- приклади вдячних листів
Кому і коли пишуться листи подяки
Написання подячні листів - це частина ділового етикету, якого повинен дотримуватися керівник в спілкуванні, як із зовнішніми партнерами, так і з співробітниками колективу.
Написати лист подяки - означає проявити повагу, приділити увагу і зазначити позитивні сторони співпраці. Лист подяки буде дуже доречно після закінчення великого проекту, завершення року або в ювілейну дату спільної роботи з партнерами, клієнтами, інвесторами.
Останнім часом прийнято дякувати не тільки постачальників послуг і товарів, але і клієнтів - покупців і користувачів послуг. Як правило, листи подяки використовуються як маркетинговий інструмент і розсилаються по електронній пошті. Але набагато приємніше для клієнта отримати «спасибі» в традиційній формі - на папері. Це запам'ятовується.
Також в серйозних компаніях прийнято відзначати досягнення співробітників: тривалий час роботи в компанії, ефективні раціоналізаторські пропозиції, участь у важливому проекті. Керівник повинен розуміти, що тільки грошової винагороди мало - для мотивації персоналу дуже важливо усне (або письмове) вираз подяки. Адже відомо, що людина найбільше любить чути своє ім'я і «спасибі».
Таким чином, складаючи листи подяки від імені компанії, керівник сприяє розвитку і зміцненню відносин з бізнес партнерами і лояльності співробітників.
Листи-відповіді. Як правильно погодитися або відмовити?
Як написати лист подяки, які слова і фрази використовувати в тексті
Лист подяки є діловим документом, тому, незважаючи на полегшену довільну форму, при його складанні дотримуйтеся декількох правил.
1. Адресат. У шапці подячного листа вкажіть, як прийнято у всіх ділових листах, керівника організації, а звернення до компанії в цілому і колективу - в тексті. Доречна формула ввічливості в такому випадку: «Шановні колеги!».
При персональному зверненні також краще використовувати формулювання «Шановний ...». Вирази «Дорогий (-а)», «Пан (пані)» не прийняті в офіційному стилі. Ви можете написати «Дорогий» тільки якщо керівник дійсно складається в близьких відносинах з одержувачем листа-подяки, інакше таке звернення, а значить, і вся подяка в цілому буде звучати натягнуто і нещиро. А значить - буде сприйнято радше негативно або швидко забудеться.
2. Після звернення напишіть, від кого і кому висловлюється подяка. Вона може виходити від імені компанії, від керівника особисто або від одного з топ-менеджерів вашої організації (начальника відділу і т.д.). Це залежить від приводу для вираження подяки. Майте на увазі, що торговельне співробітництво, фінансові операції - це взаємини між компаніями, тому лист подяки відправляється відповідно від компанії до компанії. Напишіть: «ТОВ« Інвест »висловлює подяку ...» або «Від імені компанії« Літо »і себе особисто дякую ...».
Подяка на адресу колективу або співробітника керівник висловлює від свого імені: «Висловлюю подяку вашому колективу ...», «Ми щиро вдячні ...». Якщо лист подяки адресовано персонально одному або декільком співробітникам, обов'язково використовуйте звернення «Ви»: «Від імені всієї компанії висловлюю подяку Вам». Якщо колектив численний, не варто перераховувати більше п'яти-семи прізвищ. В такому випадку краще згадайте керівника відзначився відділу (служби).
3. Причин для подяки може бути багато. Однак в тексті листа-подяки не можна узагальнювати «за все хороше». Уникайте шаблонних фраз, конкретизуйте, що послужило приводом саме зараз висловити подяку. Для співробітника це: професіоналізм у виконанні поставленого завдання, пильність, запобігла нещасний випадок і т.д. Для партнерів: поставка важливого для запуску заводу обладнання, підтримка великого заходу або спеціальні вигідні умови. І знову - уникайте загальних фраз, конкретно викладіть, за що саме ви дякуєте, як це допомогло вашій компанії або навіть всієї галузі, особисто керівнику.
Не бійтеся використовувати похвалу і теплі слова на адресу одержувача листа-подяки, але не скачуйтеся до лестощів. Щоб не відчувати труднощів, використовуйте формулу зразкового змісту: «Ваш досвід / внесок в ... важко переоцінити / не має собі рівних» і т.п.
Текст листа-подяки повинен бути коротким, займати не більше половини листа. Тому, конкретизуючи досягнення, уникайте деталей, особливо цифр, якщо тільки «план перевиконано на 200%», що і послужило приводом для висловлення подяки.
Текст листа-подяки повинен закінчуватися на позитивній ноті, побажаннями майбутніх успіхів, особливо якщо воно адресується бізнес-партнерам. Висловіть упевненість у майбутній співпраці. Таким чином ви не тільки висловіть подяку за вже звершення справи, але і підкреслите зацікавленість у продовженні відносин: «Сподіваємося на подальшу плідну співпрацю з Вами». Якщо таке формулювання пропустити, лист може бути сприйнято як прощання.
Візовий збір: правила оформлення і порядок роботи
Як оформляти листи подяки
Листи подяки повинні бути написані на фірмовому бланку компанії. Найкраще використовувати для таких листів хорошу щільний папір, не обов'язково білого кольору, допустимі, наприклад, кремові відтінки. Всі реквізити компанії повинні бути вказані в шапці листа.
Правила хорошого тону вимагають, щоб подячний лист був написаний від руки. Допускається і друк на принтері, але бажано підібрати при цьому рукописний шрифт, легко читається, без зайвих завитків (наприклад, Alexandra Zeferino One, English Script, Cassandra). Але все одно це буде допущення. Найкращий варіант: знайти серед співробітників «каліграфа», що володіє гарним, чітким, стійким почерком і дати йому переписати набіло вже підготовлений, вивірений стилістично і граматично текст.
Пам'ятайте, що для більшості людей подячний лист - еквівалент грамоти, привід для гордості, і часто такі листи прикрашають стіни кабінетів. Тому лист подяки має бути відповідним чином оформлене - «під рамку»: великий шрифт, чітка «повітряна» структура основного тексту (2-3 коротких абзацу).
В кінці керівник повинен запевнити лист власноручним підписом і проставити печатку компанії.
Канали доставки кореспонденції одержувачам
Приклади вдячних листів
Лист подяки компанії:
Лист подяки співробітнику:
