Проект автоматизації електронного архіву документів Пивоварної компанії «Балтика»
- профіль Замовника
- ситуація
- хід проекту
- Завдання, вирішені в ході проекту
- Основні переваги реалізованого рішення
- розвиток проекту
Реалізований в компанії «Балтика» проект по організації на базі ERP Моноліт електронного архіву бухгалтерських і фінансових документів - ключовий елемент створення інтегрованої системи електронного документообігу.
профіль Замовника
ВАТ «Пивоварна компанія« Балтика »(входить до групи Carlsberg) - найбільший виробник товарів народного споживання Росії, з 1996 року лідер російського ринку пива. Бренд «Балтика» займає перше місце по продажах в Європі (Canadean, Euromonitor). Компанії належать заводи в 10 містах Росії, 1 завод в Азербайджані, широкий портфель брендів. Пивоварна компанія «Балтика» - провідний експортер російського пива: продукція «Балтики» представлена більш ніж в 70 країнах світу, на частку компанії припадає 70% всіх експортних поставок російського пива. Як корпоративної інформаційної системи на підприємстві використовується ERP Моноліт .
ситуація
В кінці 2010 року перед компанією «Балтика» постало завдання з побудови електронного архіву бухгалтерських і фінансових документів, спрямована на досягнення ряду стратегічних цілей управління бізнес-процесами і організації бухгалтерського обліку:
- Підвищення швидкості документообігу, як в частині первинного введення документів в систему, так і в частині швидкості доступу до первинних документів при податкових та аудиторських перевірок.
- Оптимізація структури бухгалтерії за рахунок того, що при електронному зберіганні документів немає необхідності територіально пов'язувати функції прийому, введення і зберігання первинного документа.
До цього часу компанія Моноліт-Інфо вже включила до складу функціональності своїх ІТ-рішень всі основні компоненти ECM (СЕД) , Завдяки чому даний проект вже мав під собою базу у вигляді коштів зберігання електронних документів в рамках ERP Моноліт.
хід проекту
З огляду на значні масштаби проекту (понад 2 мільйони документів в рік і понад 500 користувачів), а також вимоги щодо використання в існуючої техніки (сканерів) і каналів зв'язку, було вирішено розділити реалізацію проекту на наступні етапи:
- Підготовка технічного проекту, яка посіла 4 місяці.
- Пілотний проект з метою встановлення вимог до реалізації та розробка необхідної функціональності системи. Пілотний проект потрібен для того, щоб укластися у визначені замовником параметри (якість сканування, можливості оптимізації мережевого трафіку між віддаленими підрозділами, використання зовнішніх додатків для розбору штрих-кодів та ін.). Даний етап зайняв 5 місяців.
- Перша черга системи, що включає документи, пов'язані з реалізацією, рухом готової продукції і основних засобів - реалізована і здана в експлуатацію в першому півріччі 2012 року.
- Друга черга системи, що включає документи, які стосуються закупівель (ТМЦ, послуги, транспорт та ін.) -Реалізована і здана в експлуатацію в другому півріччі 2012 року.
- Третя черга системи, що включає документи, пов'язані з проведенням тендерів, а також з обробкою звернень від контрагентів - реалізована і здана в експлуатацію в першому півріччі 2013 року.
Починаючи з 2013 року підключення до системи інших процесів і документів виконується співробітниками ІТ-департаменту «Балтики».
Завдання, вирішені в ході проекту
В ході проекту були вирішені наступні завдання:
- Обстеження існуючого документообігу та його оптимізація - наприклад, в частині основних засобів і звітів дистриб'юторів по використаної продукції і рекламних матеріалів. Виконано формальний опис документообігу в термінах первинних документів, способів їх обробки, взаємозв'язок з документарної моделлю ERP-системи.
- Завантаження документів від віддалених користувачів по виділених каналах зв'язку.
- Маркування первинних документів штрих-кодами, що дозволяють автоматично розділяти отримані в результаті поточного сканування дані на окремі пакети, ідентифікувати документи системи, до яких відносяться пакети, розділяти пакети на окремі типи документів.
- Потокове сканування документів з автоматичним поділом на пакети і типи, автоматичної прив'язкою до документів системи.
- Реалізована і впроваджена утиліта стиснення зображень і підвищення яскравості кольорових печаток і підписів.
- Впроваджені засоби управління архівом оригіналів первинних документів.
Основні переваги реалізованого рішення
Реалізоване в рамках проекту рішення - один з етапів створення системи електронного документообігу, тісно інтегрованої з функціоналом використовуваних на «Балтиці» модулів ERP , CRM і HRM від Моноліт-Інфо. До його переваг слід віднести:
- Можливість зберігання електронних документів (ЕД) будь-яких типів (з прив'язкою або до документа ERP-системи, або до елементу будь-якого класифікатора)
- Засоби управління процесом узгодження (затвердження) документів.
- Інтегрований інтерфейс роботи з документами, коли користувачеві одночасно доступна інформація про структурований аспекті документа (титульні характеристики, сума, строки та ін.), Про процес затвердження документа (історія і коментарі рецензентів) і про всю неструктурованою інформації, що відноситься до документа (документи MS Office , скани, зображення та ін.)
- Потокове сканування вхідних документів дозволяє оптимізувати структуру бухгалтерії, даючи можливість територіального рознесення функцій прийому, введення і зберігання первинного документа. Тобто документ може бути отриманий і завантажений в систему в філії, а оброблений бухгалтером в штаб-квартирі. При цьому [паперовий] оригінал документа може бути спочатку розміщений в архіві філії, а потім переміщений на постійне зберігання в основний архів компанії вже без ув'язки з ходом обробки цього документа в системі
розвиток проекту
В кінці 2012 року стартував проект з обміну електронними рахунками-фактурами і актами виконаних робіт, який став першим етапом на шляху вибудовування на базі ERP Моноліт процесу електронного обміну документами з контрагентами. Проект визначив коло можливостей для подальшого розвитку в цьому напрямку, а саме: більш ефективне використання корпоративної інформаційної системи «Балтики», ядром якої є ERP Моноліт , Оптимізація існуючих бізнес-процесів роботи з вхідними бухгалтерськими документами, автоматизація інших функцій, що ведуть до побудови комплексної системи електронного документообігу, що охоплює максимальний коло фінансових документів і максимальне число ключових бізнес-процесів.
***
Герман Епштейн, віце-президент з інформаційних технологій ВАТ «Пивоварна компанії« Балтика »:« Проект організації єдиного електронного архіву фінансових документів з функціями потокового сканування і штрих-кодування дозволяє компанії оптимізувати структуру і завантаження бухгалтерських служб, а також підвищити швидкість документообігу - як в частини первинного введення документів в систему, так і в частині швидкості доступу до первинних документів при податкових та аудиторських перевірок. Успішна реалізація проекту стала можлива завдяки надійному і перевіреного партнера «Балтики» в сфері ІТ - компанії "Моноліт-Інфо" ».
Олександр Плоткін, директор з розвитку ЗАТ «Моноліт-Інфо»: «Рішення, в якому неструктурований контент підпорядковується чітко організованим моделям ERP, відповідає тенденціям у розвитку інформаційних систем компаній з інтенсивним документообігом, коли стає неефективним підтримувати для одних і тих же процесів велику ERP- систему і велику ECM-систему. Будучи орієнтовані на рішення для компаній національного масштабу, ми підтримуємо цей вектор розвитку і включили основні компоненти ECM (СЕД) до складу функціональності своїх продуктів. У сучасній глобальній економіці тільки ті компанії, які ефективно управляють усіма своїми бізнес-процесами, можуть стратегічно запланувати і забезпечити реалізацію стратегічних, тактичних і оперативних рішень, необхідних для забезпечення цілей бізнесу ».
Повернутися до списку історій