Проект автоматизації електронного архіву документів Пивоварної компанії «Балтика»

  1. профіль Замовника
  2. ситуація
  3. хід проекту
  4. Завдання, вирішені в ході проекту
  5. Основні переваги реалізованого рішення
  6. розвиток проекту

Реалізований в компанії «Балтика» проект по організації на базі ERP Моноліт електронного архіву бухгалтерських і фінансових документів - ключовий елемент створення інтегрованої системи електронного документообігу.


профіль Замовника

ВАТ «Пивоварна компанія« Балтика »(входить до групи Carlsberg) - найбільший виробник товарів народного споживання Росії, з 1996 року лідер російського ринку пива. Бренд «Балтика» займає перше місце по продажах в Європі (Canadean, Euromonitor). Компанії належать заводи в 10 містах Росії, 1 завод в Азербайджані, широкий портфель брендів. Пивоварна компанія «Балтика» - провідний експортер російського пива: продукція «Балтики» представлена ​​більш ніж в 70 країнах світу, на частку компанії припадає 70% всіх експортних поставок російського пива. Як корпоративної інформаційної системи на підприємстві використовується ERP Моноліт .

ситуація

В кінці 2010 року перед компанією «Балтика» постало завдання з побудови електронного архіву бухгалтерських і фінансових документів, спрямована на досягнення ряду стратегічних цілей управління бізнес-процесами і організації бухгалтерського обліку:

  • Підвищення швидкості документообігу, як в частині первинного введення документів в систему, так і в частині швидкості доступу до первинних документів при податкових та аудиторських перевірок.
  • Оптимізація структури бухгалтерії за рахунок того, що при електронному зберіганні документів немає необхідності територіально пов'язувати функції прийому, введення і зберігання первинного документа.

До цього часу компанія Моноліт-Інфо вже включила до складу функціональності своїх ІТ-рішень всі основні компоненти ECM (СЕД) , Завдяки чому даний проект вже мав під собою базу у вигляді коштів зберігання електронних документів в рамках ERP Моноліт.

До початку проекту Компанією «Балтика» було прийнято рішення про реалізацію в рамках ERP Моноліт завдань електронного документообігу в частині процесів, які вже перебувають під управлінням ERP Моноліт.

хід проекту

З огляду на значні масштаби проекту (понад 2 мільйони документів в рік і понад 500 користувачів), а також вимоги щодо використання в існуючої техніки (сканерів) і каналів зв'язку, було вирішено розділити реалізацію проекту на наступні етапи:

  • Підготовка технічного проекту, яка посіла 4 місяці.
  • Пілотний проект з метою встановлення вимог до реалізації та розробка необхідної функціональності системи. Пілотний проект потрібен для того, щоб укластися у визначені замовником параметри (якість сканування, можливості оптимізації мережевого трафіку між віддаленими підрозділами, використання зовнішніх додатків для розбору штрих-кодів та ін.). Даний етап зайняв 5 місяців.
  • Перша черга системи, що включає документи, пов'язані з реалізацією, рухом готової продукції і основних засобів - реалізована і здана в експлуатацію в першому півріччі 2012 року.
  • Друга черга системи, що включає документи, які стосуються закупівель (ТМЦ, послуги, транспорт та ін.) -Реалізована і здана в експлуатацію в другому півріччі 2012 року.
  • Третя черга системи, що включає документи, пов'язані з проведенням тендерів, а також з обробкою звернень від контрагентів - реалізована і здана в експлуатацію в першому півріччі 2013 року.

Починаючи з 2013 року підключення до системи інших процесів і документів виконується співробітниками ІТ-департаменту «Балтики».

Завдання, вирішені в ході проекту

В ході проекту були вирішені наступні завдання:

  • Обстеження існуючого документообігу та його оптимізація - наприклад, в частині основних засобів і звітів дистриб'юторів по використаної продукції і рекламних матеріалів. Виконано формальний опис документообігу в термінах первинних документів, способів їх обробки, взаємозв'язок з документарної моделлю ERP-системи.
  • Завантаження документів від віддалених користувачів по виділених каналах зв'язку.
  • Маркування первинних документів штрих-кодами, що дозволяють автоматично розділяти отримані в результаті поточного сканування дані на окремі пакети, ідентифікувати документи системи, до яких відносяться пакети, розділяти пакети на окремі типи документів.
  • Потокове сканування документів з автоматичним поділом на пакети і типи, автоматичної прив'язкою до документів системи.
  • Реалізована і впроваджена утиліта стиснення зображень і підвищення яскравості кольорових печаток і підписів.
  • Впроваджені засоби управління архівом оригіналів первинних документів.

Основні переваги реалізованого рішення

Реалізоване в рамках проекту рішення - один з етапів створення системи електронного документообігу, тісно інтегрованої з функціоналом використовуваних на «Балтиці» модулів ERP , CRM і HRM від Моноліт-Інфо. До його переваг слід віднести:

  • Можливість зберігання електронних документів (ЕД) будь-яких типів (з прив'язкою або до документа ERP-системи, або до елементу будь-якого класифікатора)
  • Засоби управління процесом узгодження (затвердження) документів.
  • Інтегрований інтерфейс роботи з документами, коли користувачеві одночасно доступна інформація про структурований аспекті документа (титульні характеристики, сума, строки та ін.), Про процес затвердження документа (історія і коментарі рецензентів) і про всю неструктурованою інформації, що відноситься до документа (документи MS Office , скани, зображення та ін.)
  • Потокове сканування вхідних документів дозволяє оптимізувати структуру бухгалтерії, даючи можливість територіального рознесення функцій прийому, введення і зберігання первинного документа. Тобто документ може бути отриманий і завантажений в систему в філії, а оброблений бухгалтером в штаб-квартирі. При цьому [паперовий] оригінал документа може бути спочатку розміщений в архіві філії, а потім переміщений на постійне зберігання в основний архів компанії вже без ув'язки з ходом обробки цього документа в системі

розвиток проекту

В кінці 2012 року стартував проект з обміну електронними рахунками-фактурами і актами виконаних робіт, який став першим етапом на шляху вибудовування на базі ERP Моноліт процесу електронного обміну документами з контрагентами. Проект визначив коло можливостей для подальшого розвитку в цьому напрямку, а саме: більш ефективне використання корпоративної інформаційної системи «Балтики», ядром якої є ERP Моноліт , Оптимізація існуючих бізнес-процесів роботи з вхідними бухгалтерськими документами, автоматизація інших функцій, що ведуть до побудови комплексної системи електронного документообігу, що охоплює максимальний коло фінансових документів і максимальне число ключових бізнес-процесів.

***

Герман Епштейн, віце-президент з інформаційних технологій ВАТ «Пивоварна компанії« Балтика »:« Проект організації єдиного електронного архіву фінансових документів з функціями потокового сканування і штрих-кодування дозволяє компанії оптимізувати структуру і завантаження бухгалтерських служб, а також підвищити швидкість документообігу - як в частини первинного введення документів в систему, так і в частині швидкості доступу до первинних документів при податкових та аудиторських перевірок. Успішна реалізація проекту стала можлива завдяки надійному і перевіреного партнера «Балтики» в сфері ІТ - компанії "Моноліт-Інфо" ».

Олександр Плоткін, директор з розвитку ЗАТ «Моноліт-Інфо»: «Рішення, в якому неструктурований контент підпорядковується чітко організованим моделям ERP, відповідає тенденціям у розвитку інформаційних систем компаній з інтенсивним документообігом, коли стає неефективним підтримувати для одних і тих же процесів велику ERP- систему і велику ECM-систему. Будучи орієнтовані на рішення для компаній національного масштабу, ми підтримуємо цей вектор розвитку і включили основні компоненти ECM (СЕД) до складу функціональності своїх продуктів. У сучасній глобальній економіці тільки ті компанії, які ефективно управляють усіма своїми бізнес-процесами, можуть стратегічно запланувати і забезпечити реалізацію стратегічних, тактичних і оперативних рішень, необхідних для забезпечення цілей бізнесу ».


Повернутися до списку історій

Наші продукти

Посилання по темі

Прес-релізи

Історії успіху

Гражданский противогаз ГП-7Б
Противогаз ГП-7Б гражданский предназначен для защиты органов дыхания от отравляющих веществ, биологических аэрозолей, от широкого спектра аварийно химически опасных веществ, радиоизотопов

Fallout 4 Противогаз На Карте
Плагины и моды для Fallout 4 - Каталог модов. Мод улучшает частицы от стрельбы, взрывов и огня в Fallout 4. 19 151статья в Убежище. Добавить новую страницу. Противогаз-маска Править. Бриджуэй Траст

Бирка на противогазную сумку образец
Главная » Разное » Бирка на противогазную сумку образец Cincinnati, ohio national institute for occupational safety and health, 1987. В нижней части коробки старенького эталона располагается активированный

Противогазы - Информация о сайте
Противогаз — средство защиты органов дыхания, также бывают противогазы, обеспечивающие защиту зрения и лица. Защитные свойства противогазов различаются по типу защиты: фильтрующие  — от конкретных

Бирка На Противогаз Образец
Бирка на противогаз образец. Сумка с противогазом ставится биркой наружу. На сумки для противогазов, а также на чехлы для перчаток и плащей оп-1м, размером 3х5 см данный размер строго соблюдается, пришивают

О порядке проверок и замене фильтрующих противогазов при регулярном и длительном их применении
Распечатать Вопрос: На сайте компаний, выпускающих противогазы, указывается информация, что фильтрующие противогазы ГП-7 подлежат технической проверке не более 8 раз. А нормативного подтверждения

О ПРОТИВОГАЗЕ Противогаз надевается на голову солдата для
О ПРОТИВОГАЗЕ: Противогаз надевается на голову солдата для устрашения противника и подавления его боевого духа. Сами посудите: сидит противник в окопе, чай мешает ложечкой, никого не трогает. Вдруг сверху

Кто изобрел противогаз? Что повлияло на изобретение противогаза в России
До сих пор не известно, кто изобрел противогаз. Единого мнения по данному вопросу не существует. Их примитивные прототипы применялись еще в Средние века, когда врачи использовали специальные маски с длинными

Конструкция и принцип работы устройства противогаза
Начиная со школьной скамьи, каждый человек хотя бы приблизительно был знаком с противогазом. Аппарат был впервые применен в 1915 году во время боевых действий — тогда один из противников применил химическое

ОМЧС Резерв - Информационно-консультативный центр - Проверка противогазов
В соответствии с Федеральными законами №28-ФЗ «О гражданской обороне» и №68-ФЗ «О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера» все население страны должно