Ліквідація компанії: що робити з документами і печаткою?

1. Відповідно до ст. 63 ГК РФ ліквідаційна комісія поміщає в органах друку, в яких публікуються дані...
2. Порядок зберігання документів ліквідованої організації
3. У разі якщо при ліквідації організації вищевказані документи ліквідаційна комісія не передасть на зберігання...
4. Даною статтею передбачено покарання у вигляді:
5. Розглянемо порядок знищення печаток при ліквідації організації.

Порядок ліквідації організацій встановлено Цивільним кодексом Російської Федерації. Так, відповідно до ст. 62 ГК РФ засновники (учасники) організації, що прийняли рішення про її ліквідацію, зобов'язані негайно письмово повідомити про це в уповноважений державний орган для внесення до єдиного державного реєстру юридичних осіб (далі - ЕГРЮЛ) відомості про те, що юридична особа перебуває у процесі ліквідації.

Засновники призначають ліквідаційну комісію (ліквідатора) та встановлюють порядок і строки ліквідації організації. З моменту призначення ліквідаційної комісії до неї переходять повноваження по управлінню справами організації.

Відповідно до ст. 63 ГК РФ ліквідаційна комісія поміщає в органах друку, в яких публікуються дані про державну реєстрацію юридичної особи, публікацію про його ліквідацію і про порядок і строк заявлення вимог його кредиторами.

Цей термін не може бути менше двох місяців з моменту публікації про ліквідацію.

Ліквідаційна комісія вживає заходів до виявлення кредиторів і одержанню дебіторської заборгованості, а також письмово повідомляє кредиторів про ліквідацію юридичної особи.

Після закінчення строку для пред'явлення вимог кредиторами ліквідаційна комісія складає проміжний ліквідаційний баланс, що затверджується засновниками (учасниками) організації, який містить відомості про склад майна юридичної особи, перелік пред'явлених кредиторами вимог, а також про результати їх розгляду.

Після завершення розрахунків з кредиторами ліквідаційна комісія складає остаточний ліквідаційний баланс.

ДОБРОВІЛЬНА ЛІКВІДАЦІЯ ПІДПРИЄМСТВА

Що залишилося після задоволення вимог кредиторів майно юридичної особи передається його засновникам (учасникам), мають речові права на це майно або зобов'язальні права щодо цієї юридичної особи.

Ліквідація вважається завершеною, а організація - що припинила існування після внесення про це запису в ЕГРЮЛ.

На практиці у ліквідованих організацій часто виникає питання, що робити з рештою документами і печаткою.

Порядок зберігання документів ліквідованої організації

Згідно п. 1 ст. 89 Федерального закону від 26.12.1995 р N 208-ФЗ (в ред. Від 06.11.2013 р) «Про акціонерні товариства» та п. 1 ст. 50 Федерального закону від 08.02.1998 р N 14-ФЗ (в ред. Від 23.07.2013 р) «Про товариства з обмеженою відповідальністю» акціонерні товариства і товариства з обмеженою відповідальністю зобов'язані зберігати документи, перераховані в даних нормах, а також інші документи, передбачені федеральними законами та іншими правовими актами РФ.

Відповідно до п. 1 ст. 17 Федерального закону від 22.10.2004 р N 125-ФЗ (в ред. Від 11.02.2013 р) «Про архівну справу в Російській Федерації» (далі - Закон про архівну справу) організації зобов'язані забезпечувати збереження архівних документів, в тому числі документів з особового складу, протягом термінів їх зберігання, встановлених федеральними законами, іншими нормативними правовими актами РФ, а також переліками документів, передбаченими п. 3 ст. 6 і п. 1 ст. 23 Закону про архівну справу.

Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання затверджений Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 р N 558.

ЕТАПИ ДОБРОВІЛЬНОЮ ЛІКВІДАЦІЇ ПІДПРИЄМСТВА

П. 10 ст. 23 Закону про архівну справу встановлено, що при ліквідації недержавних організацій, в тому числі в результаті банкрутства, що утворилися в процесі їх діяльності і включені до складу Архівного фонду РФ архівні документи, документи з особового складу, а також архівні документи, терміни тимчасового зберігання яких не минули, передаються ліквідаційною комісією в упорядкованому стані на зберігання до відповідного державного або муніципальний архів. Для цього ліквідаційна комісія укладає з архівом відповідний договір.

У разі якщо при ліквідації організації вищевказані документи ліквідаційна комісія не передасть на зберігання в архів, вона може бути притягнута до відповідальності за порушення законодавства РФ про архівну справу.

Відповідно до ст. 13.20 Кодексу про адміністративні правопорушення (далі -КоАП) порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів, за винятком випадків, передбачених ст. 13.25 КоАП тягне за собою попередження або накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі від 300 до 500 руб.

Згідно п. 1 ст. 13.25 КоАП невиконання акціонерним товариством, професійним учасником ринку цінних паперів, керуючою компанією або спеціалізованим депозитарієм акціонерного інвестиційного фонду, пайового інвестиційного фонду або недержавного пенсійного фонду обов'язки щодо зберігання документів, які передбачені законодавством про акціонерні товариства, про ринок цінних паперів, про інвестиційні фонди та зберігання яких є обов'язковим, а також порушення встановлених порядку та строків зберігання таких документів - тягне накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі від 2 500 до 5 000 руб .; на юридичних осіб - від 200 000 до 300 000 руб.

ЛІКВІДАЦІЯ ФІРМ

Згідно п. 2 ст. 13.25 КоАП невиконання товариством з обмеженою відповідальністю обов'язки по зберіганню документів, які передбачені законодавством про товариства з обмеженою відповідальністю, і зберігання яких є обов'язковим, а також порушення встановлених порядку та строків зберігання таких документів - тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі від 2 500 до 5 000 руб .; на юридичних осіб - від 200 000 до 300 000 руб.

У разі непередачі документів в архів при ліквідації організації (в т. Ч. При знищенні документів, що підлягають передачі) члени ліквідаційної комісії можуть бути залучені й до кримінальної відповідальності відповідно до п. 1 ст. 325 КК РФ за приховування (знищення) офіційних документів.

Даною статтею передбачено покарання у вигляді:

• або штрафу до 200 000 руб., або в розмірі заробітної плати або іншого доходу засудженого за період до 18 місяців,

• або обов'язкових робіт на термін до 480 годин, або виправних робіт на строк до 2 років, або примусових робіт на строк до 1 року,

• або арешту на строк до 4 місяців, або позбавлення волі на строк до 1 року.

Порядок знищення печаток (штампів) ліквідованої організації

Відповідно до розділу 7 Методичних рекомендацій щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », затвердженого наказом Держстандарту РФ від 03.03.2003 р N 65-ст. в разі ліквідації організації відбувається знищення печаток. Знищення проводиться за актом з відміткою в реєстраційно-облікових формах.

Реєстраційно-обліковою формою для печаток може бути, наприклад, журнал обліку печаток і штампів, в якому є відповідні записи про реєстрацію печаток в момент їх надходження, а також завірені листи з їх відбитками.

Розглянемо порядок знищення печаток при ліквідації організації.

Друк може бути знищена:

• або силами самої організації,

• або спеціальної штемпельної майстерні,

• або органом з обліку печаток (якщо печатка була внесена до державного реєстру печаток).

При знищенні друку власними силами, знищення проводиться ліквідаційною комісією, яка складає відповідний акт. В акті повинно бути вказано: час і місце знищення; склад комісії; підставу знищення печаток (штампів); найменування і відбитки знищених печаток (штампів); спосіб знищення (вироби з каучуку і інших полімерів розрізаються на дрібні частини або спалюються, а вироби з металу - обпилюються двома перехресними лініями); висновок комісії щодо приведення друку (штампа) в стан, який виключає можливість відновлення і подальшого використання; підписи членів комісії. Акт є підставою для внесення відмітки про знищення печатки (штампа) в журнал обліку печаток і штампів.

РЕОРГАНІЗАЦІЯ ПІДПРИЄМСТВА

У разі знищення печаток за договором спеціалізованими організаціяміпечаті (штампи) здаються в відповідну організацію. Ліквідованої організації видається акт про знищення, на звороті якого проставляється відбиток знищених печаток і штампів.

Акти про знищення з відбитком старої печатки необхідно зберігати на випадок виникнення спорів по операціях, звітів та інших документів, які скріплені даної друк.