Електронні архіви: теорія і практика впроваджень: С чего начинается Електронний Архів?

З чого починається Електронний Архів? Старостін Юхим Миколайович,
Генеральний директор Optima Software (Група Optima)

Програмне забезпечення для створення систем управління електронними архівами (або системи управління архівами електронних документів) є найбільш затребуваним на сьогоднішній день видом програмних продуктів, які призначені для автоматизації діяльності в галузі управління цифровими активами організації. Очевидними спонукальними мотивами для замовника задуматися про необхідність створення ЕА є:

• мінімізація часу і трудовитрат на пошук необхідних документів;
• забезпечення гарантованої доступності і зручності використання необхідних документів;
• скорочення витрат на утримання приміщень для зберігання традиційних архівів паперових документів, а також на забезпечення в них необхідних технічних і кліматичних умов, потрібних для довготривалого зберігання документів без ризику їх псування або безповоротної втрати.

Від поліетиленових пакетів замовник, як правило, може очікувати:

• значного поліпшення систематизації та класифікації зберігаються документів і як наслідок «кращих знань» про знаходяться в його розпорядженні документах;
• посилення контролю цілей використання співробітниками архівних документів і посилення заходів захисту інформації, що міститься в документах, від несанкціонованого доступу.

Виходить, що практично у будь-якій організації є цілком вагомий набір стимулів стати володарем ЕА. Але далеко не всі компанії є власниками ЕА, головним чином тому, що реалізація проекту створення ЕА вимагає досить складних організаційних рішень і наявності хорошої матеріально-технічної бази.

1. В організаційному планесозданіе ЕА повинно супроводжуватися певним зміною нормативних вимог і переосмисленням методів роботи з документами.

Оскільки при наявності ЕА замість традиційного паперового оригіналу документа співробітникам належить використовувати електронний образ або електронний аналог документа, то треба передбачити, в тому числі, рішення для підтвердження достовірності, авторства і навіть юридичної значимості електронних документів (далі - ЕД).

Необхідно визначитися з організаційними принципами регламентації доступу до архіву та методів використання ЕА.

Крім того, для того, щоб не дискредитувати саму ідею ЕА (з неповним фрагментарним архівом ніхто працювати не буде), в ході реалізації проекту зі створення ЕА необхідно організувати наповнення архіву в найкоротші терміни. В тому числі, швидко здійснити масовий переклад (конверсію) паперових документів в електронний вигляд . Це вимагає значних організаційних зусиль і залучення ресурсів.

Звичайно, велику допомогу у вирішенні організаційних питань може надати досвідчений виконавець, але специфіка завдань по впровадженню електронного архіву в тому і полягає, що основний тягар їх вирішення лягає на самого замовника.

2. Технічна інфраструктура ЕА повинна відповідати масштабності завдань ЕА, а значить забезпечувати:

• гарантоване зберігання великих або дуже великих обсягів інформації;
• доступність архіву в режимі 24х7, причому одночасно з будь-якого числа робочих місць, в тому числі, віддалених і мобільних;
• високий ступінь інформаційної безпеки в ЕА і захист даних від несанкціонованого доступу, в тому числі захист каналів зв'язку.

Скануючий обладнання в складі ЕА повинно бути не тільки продуктивним, але і виключати ризики псування паперових документів при їх перетворенні в електронний вигляд.

Одним словом, створення ЕА може зажадати значних інвестицій при формуванні технічного забезпечення системи.

3. Ну і звичайно не слід зовсім заперечувати важливість вибору програмної платформи і кваліфікованого виконавця для виконання робіт зі створення ЕА.

Використовувана для створення ЕА програмна платформа, поряд з традиційними (для практично всіх повноцінних інформаційних автоматизованих систем) продуктивністю, надійністю і захищеністю, повинна володіти рядом специфічних експлуатаційних характеристик. Першою з них варто згадати адаптивність до специфіки ЕА замовника. До архіву може бути вміщено безліч типів різних документів, кожен з яких характеризується самобутнім набором властивостей і класифікаційних ознак (метаданих). У міру експлуатації ЕА в нього можуть бути додані документи нових типів, а для вже існуючих документів замовник має право розраховувати на зміну набору метаданих без зупинки або переналагодження системи. Зміни набору метаданих має здійснюватися фахівцями замовника без залучення виконавця і негайно відбиватися на систематизації архіву і на що використовуються в системі механізмах пошуку документів.

Програмна платформа для створення ЕА повинна володіти широким спектром вбудованих можливостей для інтеграції системи із зовнішнім програмно-апаратним оточенням. Ефективне використання архівних документів має на увазі, що доступ до них може бути забезпечений безпосередньо з усіх бізнес-додатків користувачів, які потребують інформаційної підтримки своєї специфічної діяльності. Крім того, кошти інтеграції знадобляться на етапі наповнення архіву, коли до електронних документів необхідно автоматично «прикріплювати» метадані - відомості про ці документи, які в більшості випадків вже є в автоматизованих системах чи інформаційних ресурсах замовника.

Традиційно існують три «джерела» для поповнення або актуалізації архіву:

• паперові документи, що підлягають конверсії в електронний вигляд;
• електронні образи або аналоги документів, створені офісними і бізнес-додатками;
• електронні документи, що надходять в організацію по електронній пошті, факсимільного або іншого електронного зв'язку.

Відповідно, програмна платформа ЕА повинна включати в свій склад інтеграційні засоби і технологічні компоненти, що забезпечують взаємодію з програмними засобами сканування, розпізнавання і індексування текстів документів, імпорту електронних документів і їх метаданих з різних видів носіїв інформації і з систем електронного зв'язку.

Ще однією важливою експлуатаційної характеристикою програмної платформи для створення ЕА є її здатність автоматично і регулярно виконувати різні настроюються самими користувачами сценарії обслуговування архіву, в тому числі, сценарії актуалізації архіву, видалення застарілих документів, міграції документів між пристроями зберігання для оптимізації вартості зберігання і створення копій на спеціалізованих надійних носіях.

Ну і звичайно, мають право на життя вимоги щодо оптимізації методів використання ресурсів дорогих скануючих пристроїв і по раціоналізації інших витрат на експлуатацію не найдешевшою технічної інфраструктури ЕА.

Функціональні можливості платформи для ЕА повинні забезпечувати можливість використання архіву електронних документів в двох режимах:

• в режимі «читального залу самообслуговування»
• і в режимі попередньо санкціонованого доступу до ЕД (на основі запиту від користувача і отриманого дозвіл на доступ до архівної документу відповідно до встановленого в організації порядком).

Зрілі програмні платформи для створення ЕА володіють функціональними можливостями, що забезпечують:

• розвинену систематизацію архіву і зручну навігацію між частинами архіву і окремими документами;
• зручні для застосування, продуктивні методи пошуку, вибірки і візуалізації відомостей про знайдених електронних даних, що поєднують в собі прийоми атрибутивного та контекстного пошуку (з урахуванням морфології мов документів);
• автоматизацію рутинних процедур по обслуговуванню ЕА (адміністрування, технологічна настройка, актуалізація нормативно-довідкової бази архіву, його систематизація, формування науково-довідкового апарату архіву і т.д.) і підтримки його користувачів (повідомлення, підписки на оновлення, формування персональних добірок документів і т.д.).

Оскільки повноцінна система управління архівом електронних документів в міру свого розвитку починає претендувати на заміщення собою традиційного архіву паперових документів, не зайвим буде вимагати від платформи для створення ЕА тих функціональних можливостей, які характерні для засобів автоматизації діяльності діловодних та архівних служб. У їх числі слід згадати:

• управління номенклатурою справ організації;
• автоматизація списання документів у справу;
• автоматизоване формування справ / томів архівного зберігання та доданих до них опису вкладень;
• формування структурними підрозділами організації здавальних описів і зведених описів передачі справ на архівне зберігання;
• ведення книги обліку надходження і вибуття документів;
• оформлення рішень комісії з експертизи цінності документів та формування актів до виділення на знищення;
• відстеження видачі та виїмки документів уповноваженими органами;
• і т.д.

Втім, як і у всіх інших випадках, успіх проекту багато в чому залежить від вибору досвідченого, сумлінного і кваліфікованого виконавця і тієї уваги, яку буде приділятися проекту з боку самого замовника. Не буде перебільшенням сказати, що успіхом проекти створення ЕА зобов'язані, в першу чергу, тим конкретним фахівцям і організаторам робіт, які увійдуть до складу проектної команди, як з боку виконавця, так і від замовника.