2-ПДФО 2012. Описуємо, як правильно заповнювати довідки

До 1 квітня вам доведеться відзвітувати про доходи своїх працівників за 2012 рік. Як і раніше за формою 2-ПДФО. Причому з минулого року вона не змінилася.

У цьому пості ми дамо вам кілька підказок, з якими вам стане простіше заповнити довідки.

1. На кожного працівника заповнюйте одну довідку за всіма доходами

Можливо, деякі працівники компанії отримали в 2012 році доходи, що оподатковуються за різними ставками. Зокрема, для заробітної плати, як ви знаєте, ставка ПДФО становить 13 відсотків. А ось для дивідендів - 9 відсотків.

Так ось, всі доходи працівника, незалежно від застосовуваної до них податкової ставки, повинні потрапити в одну довідку за формою 2-ПДФО. Просто розділи 3 і 5 ви заповніть за кожною ставкою окремо. Таку рекомендацію містить наказ ФНС Росії від 17 листопада 2010 року № ММВ-7-3 / 611 @.

2. У формі 2-ПДФО відобразіть всі доходи за 2012 рік, навіть якщо їх виплатили в 2013 році

Давайте розберемося, яку суму занести в рядки 5.1-5.5 довідки. Тут ви відображаєте загальну суму доходу, податкову базу і ПДФО, який розрахували, утримали і направили в бюджет. Якщо дохід ви нарахували і виплатили в 2012 році, то тут все ясно. Ці суми ви занесете в довідку за 2012 рік. Адже податок на доходи фізосіб треба платити в бюджет в той же день, коли компанія перераховує гроші на рахунки працівників або отримує кошти в банку для видачі з каси. Про це прямо сказано в пункті 6 статті 226 Податкового кодексу РФ.

Сумніви можуть виникнути, якщо доходи за 2012 рік (наприклад, грудневу зарплату) працівники отримали вже в січні наступного. Адже тоді ПДФО з цих сум ви перерахували теж в 2013 році. Чи відображати вам такі суми в довідці за 2012 рік? Так, відбивайте. Адже саме до цього періоду вони відносяться. Такі рекомендації є в листі ФНС Росії від 12 січня 2012 року № ОД-4-3 / 74.

Тобто грудневу заробітну плату включайте в загальну суму доходів за 2012 рік. Ці дані відображають у рядку 5.2 довідки. А січневий ПДФО покажіть по рядках 5.3, 5.4, 5.5.

3. Зайве сплачений, але не утриманий податок, ніде в довідці не заявляйте

Припустимо, ви утримали з доходів працівників одну суму, а в бюджет перерахували більше - технічна помилка. Так ось, подібні надлишки, тобто все, що перевищило утриманий податок, в довідці 2-ПДФО не показуйте.

Справа в тому, що подібну переплату чиновники не вважають податком, як таким. І не дозволяють направляти в рахунок майбутніх платежів з ПДФО. Це підтверджує лист ФНС Росії від 4 липня 2011 року № ОД-4-3 / 10764.

Аргументи у податківців наступні. Згідно зі статтею 226 Податкового кодексу РФ, роботодавець повинен перераховувати до бюджету утриманий ПДФО. Тобто податковий агент не має права платити ПДФО за рахунок власних коштів. З цієї причини переплату, що виникла у компанії, можна тільки повернути з бюджету. А до доходів працівників такі надлишки ніякого відношення не мають.

Нагадаємо коротенько. Щоб повернути подібні надлишки з бюджету, спочатку треба написати в ИФНС заяву з проханням провести спільну звірку розрахунків. А потім вже подайте заяву на повернення грошей.

4. ПДФО, утриманий понад покладений, покажіть в довідці, тільки якщо до цього моменту ще не повернули надлишки працівнику

А ось інша ситуація. Ви виявили, що за підсумками 2012 року помилково утримали у працівника більше, ніж потрібно. В цьому випадку ви повинні повернути переплату цього співробітника. Зарахувати її в рахунок утримань 2013 року року не можна. Такий висновок випливає зі статті 231 Податкового кодексу РФ.

Протягом 10 днів після того, як ви знайшли помилку, повідомте про неї працівнику. Після того, як він напише заяву, у вас є три місяці на те, щоб повернути гроші. Причому обов'язково в безготівковому порядку, тобто на банківський рахунок працівника. Але є ситуація-виключення, коли переплата виникла через те, що працівник протягом року змінив статус з нерезидента на резидента.

Чи відображати зайво утриманий податок у формі 2-ПДФО? Тут все залежить від того, чи повернули ви гроші працівникові. Припустимо, ви ще не зробили цього до того дня, як стали складати довідки. Тоді перерахуйте нарахований ПДФО, і вірну суму відобразіть по рядку 5.3. А переплату - по рядку 5.6. Тобто в рядок 5.6 потрапляє різниця між утримані податком і сумою по рядку 5.3.

Якщо ж до заповнення довідки ви встигли перерахувати кошти на рахунок працівника, то ніяку переплату в довідці відображати не доведеться.

5. Якщо в довіднику кодів немає потрібного доходу, віднесіть його до інших виплатах

Оподатковувані доходи працівників ви вказуєте в розділі 3 довідки 2-ПДФО. При цьому кожному доходу присвоюється свій код. Значення таких кодів є в Додатку № 3 до наказу ФНС Росії від 17 листопада 2010 року № ММВ-7-3 / 611 @.

Наприклад, код заробітної плати - «2000», відпускних - «2012». Але не завжди вдається точно віднести той чи інший дохід до певного шифру. У затвердженому переліку названі лише найосновніші види. Чи не губіться. Доходи, коди для яких ви не знайдете в наказі, ставте з ознакою «4800» - він передбачений для інших виплат. На щастя, штрафів за помилку в коді законодавство не передбачає. Головне утримати ПДФО з оподатковуваних доходів за правдивою ставкою.

6. Доходи, повністю не обкладаються ПДФО, в довідки не заносите

Перелік виплат, з яких не треба утримувати ПДФО, містить стаття 217 Податкового кодексу РФ. Тут названі два види виплат: ті, з яких утримувати ПДФО не треба зовсім, і ті, що не обкладаються цим податком тільки в межах нормативів (відрахувань).

До першої групи належать, наприклад, дитячі посібники, вихідну допомогу, передбачені законодавством. А раз ці доходи повністю не обкладаються ПДФО, то і відображати в довідці їх не треба. Адже спеціальних рядків для неоподатковуваних сум у формі не передбачено. Про другу групу виплат (які не обкладаються ПДФО тільки в межах нормативів) ми детально розповімо в наступному розділі.

7. За доходами, частково оподатковуваним ПДФО, проставте суми і коди відрахувань

Як ми вже відзначили, деякі види доходів оподатковуються ПДФО, тільки якщо вони перевищують встановлені ліміти (відрахування). Наприклад, не треба утримувати податок з матеріальної допомоги або подарунків на суму 4000 руб. на рік.

Такі доходи потраплять до розділу 3 довідки як оподатковувані доходи. Але навпаки суми виплати в цьому випадку потрібно вказати, який вирахування ви застосували - його код і суму. У випадку з матеріальною допомогою в графі 4 таблиці ви покажете код «503», а в графі 5 - 4000 руб.

Стандартні відрахування на дітей

У 2012 році щомісяця доходи, що оподатковуються за ставкою 13 відсотків, можна було зменшувати на 1400 руб. - на першу і другу дитину, і на 3000 руб. - на третю і наступних дітей. Але до тих пір, поки дохід працівника з початку року не перевищить 280 000 руб.

Код таких відрахувань залежить від того, в якій сумі і на яку дитину за рахунком, вони надані. Ви відобразіть їх в особливому розділі довідки - 4.1. Тут покажіть код кожного вирахування і його суму.

Само собою, стандартні відрахування ви надавали співробітнику, тільки якщо він сам написав заяву про це. А що якщо такий папір працівник приніс тільки зараз, в 2013 році, і просить надати відрахування з початку 2012 року, тобто заднім числом? У цьому випадку можете сміливо відмовляти співробітнику. Такі запізнілі відрахування він може заявити, лише звернувшись до своєї податкової інспекції (п. 4 ст. 218 Податкового кодексу РФ). А вашій помилки тут немає.

Майновий вирахування по купленому житлу

Ще працівник може отримати в компанії майнове відрахування, схвалений податковими інспекторами. У цьому випадку він приносить в бухгалтерію повідомлення з ИФНС. Якщо протягом 2012 року ви надавали комусь із співробітників таке вирахування, то в формі 2-ПДФО вкажіть номер і дату повідомлення, а також код ИФНС, що видала документ. До речі, форма повідомлення затверджена наказом ФНС Росії від 25 грудня 2009 р № ММ-7-3 / 714 @. Реквізити повідомлення ИФНС вкажіть в спеціальних розділах довідки 4.2, 4.3 і 4.4. А код вирахування і його суму - в розділі 4.1.