DIRECTUM - актив, що приносить нетто-доходи
«Коли просто біжиш - ти лише залишаєшся на тому ж місці; для того, щоб кудись потрапити треба бігти вдвічі швидше »
Льюїс Керролл,
"Аліса в Задзеркаллі"
Про компанію
ЕССЕН (ТОВ «Оптовик») - найбільша мережа гіпермаркетів в Республіці Татарстан, заснована в 2003 році. В даний час в різних районах Республіки Татарстан і Кіровської області працює 23 гіпермаркету торгового формату Cash & Carry мережі ЕССЕН. Постійними покупцями гіпермаркетів мережі ЕССЕН сьогодні є понад 100 000 чоловік, і це число з кожним днем збільшується.
ситуація
Використання сучасних технологій допомагає підприємству вирішити головну задачу - доведення продукції до споживача найкоротшим шляхом за доступною ціною. Це концепція дотримується не тільки в торговій і логістичної діяльності, а й у всіх інших процесах, які знаходяться «за лаштунками» бізнесу і не видно пересічному споживачеві. Йдеться, в тому числі про документаційне забезпечення та ефективній взаємодії співробітників при виконанні робіт. У наші дні, особливо в умовах холдингу, коли облік і робота з документами часто ведеться в різних містах, автоматизація документообігу стає виробничою необхідністю.
вибір
Вибір СЕД і виконавця робіт відбувався в форматі внутрішнього конкурсу - робоча група, сформованої з керівного складу замовника. Серед ключових вимог, що пред'являються до програмного забезпечення, був багатий функціонал системи, який вже в базовій поставці закривав би більшість завдань, необхідних для забезпечення ефективної взаємодії в рамках електронного документообігу. У тому числі були необхідні готові коннектори до продуктів сімейства 1С 8.2, щоб забезпечити інтеграцію даних на рівні процесів. Система повинна була бути масштабованої, щоб легко, швидко і з найменшими фінансовими витратами підключити до роботи віддалені філії та магазини.
За підсумками тендера перевага була віддана ECM-системі DIRECTUM, надійно зарекомендувала себе на ринку комплексних систем автоматизації.
При визначенні інтегратора проекту ставка робилася в першу чергу на кваліфікацію команди. Тут безперечною перевагою перед учасниками тендеру мала компанія МайТек , Генеральний партнер DIRECTUM. Саме висока технологічність робіт дозволила компанії успішно реалізувати ряд великих проектів по впровадженню ЄСМ-системи, в тому числі на підприємствах роздрібної торгівлі Татарстану, зокрема в торговій мережі «Ак Барс Торг» , Відомої під маркою «Пятерочка».
аналіз завдань
Для холдингової структури ЕССЕН характерна велика територіальна роз'єднаність і складна ієрархія управління з безліччю ступенів, тому першочерговими завданнями впровадження DIRECTUM були:
- зміцнення вертикальних і горизонтальних зв'язків між підрозділами і компаніями холдингу;
- використання єдиної СЕД замість декількох (скорочення витрат на підтримку інфраструктури, скорочення витрат на супровід, скорочення витрат на розвиток функціоналу).
- скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників і фінансових витрат на витратні матеріали;
- організувати ефективний захист інформації.
Рішення
За допомогою Базових модулів і модуля Канцелярія були автоматизовані наступні процеси:
- робота з вхідною документацією, винесення резолюцій і контроль виконання робіт по документам;
- створення і узгодження вихідних листів;
- створення, узгодження наказів / розпоряджень, а також розсилка документів на ознайомлення, виконання і контроль доручень по ним;
- робота зі службовими записками, виконання робіт за документами і контроль доручень по ним.
Автоматизація договірних процесів велася засобами модуля Управління договорами. Зокрема, в системі ведеться узгодження товарних і нетоварних договорів, а також введення і перевірка нових контрагентів. Була налаштована інтеграція з 1С: після узгодження договору в DIRECTUM він автоматично з'являється в 1С, так само як і схвалений контрагент. Більш того, в систему DIRECTUM з 1С була конвертована вся база договірних документів за 2014 рік.
Інтеграція з 1С налаштована і для кадрових процесів. Передача даних здійснюється з 1С в DIRECTUM.
Був розроблений механізм автовідповідача в разі відсутності користувача на робочому місці. З його допомогою ініціатор завдання повідомляється, що виконавця в даний момент немає на місці із зазначенням періоду відсутності. Разом з цим для забезпечення безперервності робіт використовується стандартний механізм заміщення, коли співробітник на час своєї відсутності вказує заміщає працівника, який буде отримувати його завдання на виконання.
Для роботи з корпоративною інформацією в режимі 24/7 і участі в робочих процесах поза офісом (перебуваючи у відрядженні або у клієнта) керівництво компанії використовує спеціальний додаток DIRECTUM iDecide Documents for iPad.
результати
Всі поставлені перед проектною командою завдання були виконані, в результаті чого досягнуті наступні ефекти від впровадження:
- забезпечено продуктивну взаємодію співробітників в рамках робіт за документами;
- налаштований миттєвий пошук інформації (за допомогою одного з полів реєстраційної картки, за текстом документа і т. д.);
- підвищена виконавська дисципліна завдяки зручно настроюється механізму повідомлень і нагадувань;
- з'явився інструмент контролю виконання робіт, моніторингу стану виконуваних процесів і аналізу завантаження персоналу за рахунок формування різних журналів і звітів;
- сформований надійний і безпечний електронний архів підприємства для довготривалого зберігання документів, інших результатів роботи співробітників;
- забезпечено розмежування прав доступу співробітників до інформації і конфіденційність роботи з документами.