Шлюб на складі, як мінімізувати витрати по шлюбу

1. Відображення поточного стану ТМЦ
2. Що таке шлюб складу
3. Створення зони складу для шлюбу
4. Умови приймання необхідно узгоджувати
5. Приклад - шлюб на складі, як боротися?
6. Азбука складу
7. Обов'язки комірника по шлюбу
8. Як мінімізувати шлюб на складі?

Розглянемо організацію роботи зони шлюбу на складі відповідального зберігання, клієнтами якого є великі продавці побутової техніки.

Шлюб - це товар, який не відповідає стандартам через:

1. ушкодження індивідуальної упаковки;
2. порушення (розтину) упаковки, в тому числі і з подвійним скотчем;
3. деформування упаковки:
   • мокра, брудна упаковка;
   • упаковка зі слідами протікання технічної рідини;
   • упаковка з нечитабельним написами;
   • упаковка, яка не відповідає за вагою;
   • упаковка з нехарактерним внутрітарним звуком.

Відображення поточного стану ТМЦ

При списанні ТМЦ важливо з'ясувати причину виникнення шлюбу, щоб віднести витрати на постачальника або відповідний підрозділ: комерційний, транспортний відділи, склад. Залежно від умов, прописаних у договорі, привезені товари з дефектом необхідно повертати постачальнику або вимагати від нього компенсації за понесені збитки. З комерційним відділом вирішуються питання бракованого товару, що повертається клієнтами.

Часто відповідно до фінансової політикою відділу компанія йде на поводу у замовника і, щоб не втратити його, готова забрати практично весь зіпсований товар. У цьому випадку, щоб уникнути розростання складу бракованої продукції необхідно відносити понесені збитки на комерційний підрозділ або конкретних співробітників відділу. Пошкоджена співробітниками складу і транспортного відділу продукція - цілком і повністю відповідальність цих підрозділів.

Як правило, встановлюється ліміт (франшиза) на місяць, можливо, на квартал. Відповідно, якщо кількість браку не перевищує поріг франшизи, співробітники підрозділів отримують бонуси, в іншому випадку - виплачують штрафи. У певних ситуаціях всю браковану товарну масу можна спробувати збути, щоб компенсувати частину збитків.

Залежно від політики компанії існує кілька способів реалізації: через великих клієнтів, серед своїх співробітників за зниженими цінами, в якості бонусів працівникам компанії. Всі процедури повинні бути попередньо узгоджені з бухгалтерією.

Що таке шлюб складу

Кожен комірник знає зміст інструкції з приймання товару і розуміє, що якщо він пропустить шлюб на склад, то відповідальність за цю одиницю автоматично буде нести склад. Існує щонайменше два способи сортування продукції на браковану і придатну.

У першому випадку при прийманні ТМЦ на склад проводять їх огляд на воротах. Представник складу і представник клієнта перевіряють товар і все, що має дефект, відправляють в зону шлюбу, що щороку - в зону гідного товару. Якщо є пошкодження упаковки, але товар придатний, на коробку клеїться невеликий стікер «Товар придатний», щоб у працівників складу не виникало питань з приводу цього товару. Цей варіант дозволяє істотно зменшити площу складу шлюбу.

Другий варіант: комірник при виявленні бракованого товару відставляє його в сторону. Після закінчення приймання складається акт відхилень за якістю або кількістю, де вказують всі дані про бракований товар: артикул, найменування, кількість відбракованих одиниць і безпосередньо дефект. Один примірник акта віддається старшому комірнику складу шлюбу, другий - представнику клієнта (торгової компанії). Після закінчення приймання відбракований товар прямує в зону шлюбу для огляду.

Створення зони складу для шлюбу

Склад шлюбу ділять на дві зони: зону оглянутого товару і зону неосмотренного. Зона неосмотренного товару зазвичай більше за площею, за кількістю палет-місць, тому що потік шлюбу під час приймання іноді буває значним і фахівці по шлюбу не встигають вчасно перевіряти ТМЦ.

Огляд проводять представник клієнта і представник складу (як правило, він постійно присутній на складі). Вони відкривають упаковки і визначають стан товару: придатний він до продажу чи ні. Тут важлива робота представника складу, його завдання - не допустити переведення дійсно бракованого товару в зону гідного.

Потім представник клієнта виносить резолюцію з приводу оглянутого товару. Як правило, при огляді оцінюють зовнішні пошкодження, на включення техніку зазвичай не перевіряють. Справа в тому, що є товар (наприклад, вентилятори), вартість якого така, що його легше і дешевше утилізувати, ніж зберігати або лагодити.

Так, в 2003 році утилізувати 1 одиницю товару відомого європейського виробника коштувало 2 євро, а ремонтувати - 10 євро. Тому великі компанії відразу відправляють зіпсований товар в утиль - свій імідж їм дорожче. Після того як вся техніка оглянута, складається або акт про визнання товару придатним до продажу, або акт відбракування. Акти підписуються представником клієнта і представником складу, скріплюються печатками. Придатний товар відправляється в зону гідного товару, звідки надходить в магазини.

Якщо товар має дефект, то в акті відбраковування вказують всі необхідні дані: артикул, позначення, кількість, вид блокування товару (уцінка, некомплект, утиль) і процентна ставка шкоди. Дана техніка залишається в зоні шлюбу, поки клієнт не зажадає відправити її або в ремонтну майстерню, або на розпродаж, або на утилізацію. По одному примірнику акта відбракування передається безпосередньо постачальнику, менеджеру компанії, на склад, в транспортну компанію для прийняття рішень про компенсації.

Зберігання шлюбу - в зоні шлюбу товар може зберігатися досить довго, при цьому, його не переміщують так, як придатний товар. Отже, цю зону потрібно оптимізувати.

Обов'язком комірника зони шлюбу є проведення певних складських операцій з тим товаром, який вже оглянуто і має блокування, з метою концентрації товару на меншій площі. Він збирає товари на палеті по блокувань (комплектує мікс-палети): на одну паллету складає уцінену продукцію, на іншу - утиль, на третю - некомплект.

І обов'язково вводить в WMS дані про те артикул, який він укладає на паллету. Зазвичай буває достатньо вказати номер акта відбракування, оскільки він містить всі дані про ТМЦ. Коли клієнт зажадає відправити товари в ремонт, на продаж або в утиль, їх легко буде знайти за номерами актів.

Умови приймання необхідно узгоджувати

У процесі транспортування з товаром може статися всяке. Наприклад, вантажний відсік автомобіля заллє дощ або на залізничній станції впустять контейнер. Деякі постачальники, підстраховуючись, вкладають в кузов автомобіля порожні упаковки, що дозволяє замінити розмокший упаковку на нову. Адже в компаніях, в яких дуже жорсткі вимоги до постачальників, товар в мокрій або брудній упаковці просто не приймають на воротах складу.

Щоб максимально убезпечити вантаж від наслідків форс-мажорних подій, наприклад, коли залізничний кран упускає контейнер або в результаті ДТП перевертається фура, необхідно ретельно укомплектовувати вантаж. Чим щільніше буде проведена завантаження кузова або контейнера, тим цілішою товар при перевезенні.

Був випадок, коли вантажний причіп перекинувся на слизькій трасі, проте в процесі вивантаження в ньому не виявили не тільки битою продукції - навіть пом'ятих упаковок не було. Але буває, що придатний товар надходить в зону шлюбу через відсутність конкретних технічних умов приймання товару, узгоджених між складом і клієнтом.

Приклад - шлюб на складі, як боротися?

Виробник, упакувавши і заклеївши в коробки всю партію виробленого товару, через деякий час згадав, що не вклав гарантійні талони. Індивідуальні упаковки розкрили, поклали талони, короба заклеїли. Вийшов подвійний скотч, що для складу рівнозначно шлюбу.

Приймальники на складі, виявивши подвійний скотч на всій партії, вибірково перевірили кілька упаковок і, переконавшись, що все в порядку, взяли весь товар на склад. А через деякий час з'ясувалося, що в одній з коробок замість СВЧ-печі перебувала каністра з водою. Викликаний представник клієнта почав наполягати на тому, що це вина складу.

І тоді на складі прийняли кардинальне рішення: весь товар з подвійним скотчем приймати в зону шлюбу і оглядати там. Зрозуміло, яка колосальне навантаження лягає в цьому випадку не тільки на персонал цієї зони, але і на весь склад. За день дуже інтенсивної роботи можна оглянути близько 100 палет. А коли приходить 7 фур по 30 палет в кожній?

Крім того, це зайві витрати для клієнта, який платить за огляд, скотч, стрейч-плівку і, власне, за зберігання. В описуваному прикладі клієнт і представники складу вирішили укласти додаткову угоду до договору, в якому прописали, що товар, упакований подвійним скотчем, слід оглядати ретельно, звертати особливу увагу на вагу, але не приймати на склад браковану продукцію.

Зверніть увагу: особа, право якої порушено, може вимагати повного відшкодування заподіяних йому збитків, якщо законом або договором не передбачено відшкодування збитків у меншому розмірі (п. 1, ст. 12 ГК РФ).

Азбука складу

Артикул (лат. Articulus - розділ, стаття) - тип або рід вироби, товару, а також його цифрове або буквене позначення для кодування.

Товару може бути присвоєна одна з чотирьох блокувань:

1. Уцінка. Становить від 0 до 49% від вартості товару. Уцінка проводиться, якщо техніка працює, але має невеликі пошкодження або дефекти на корпусі. Товар відомого бренду, особливо дорогий (наприклад, плазмовий телевізор), можуть знизити ціну навіть через пошкодження упаковки, правда, максимум на 5%.
2. Некомплект. Уцінка може досягати 49% у випадках, коли в комплектації даного обладнання не вистачає чогось, аж до батарей від пульта. Зазвичай такий товар зберігається в зоні шлюбу до того моменту, поки не привезуть запчастини, або поки клієнт не вирішить продати його.
3. Ремонт. Знижка на товар, який підлягає ремонту, також може досягати 50%. Власник може реалізувати його в дні розпродажів або облямувати в ремонтну майстерню і потім продати як новий.
4. Утиль. Коли товар не підлягає відновленню (розбитий, не працює), уцінка становить 100%. Рішення про утилізацію приймає клієнт - він може утилізувати товар своїми силами або скористатися послугами складу. У першому випадку готуються товаросупровідні документи та товар вивозиться клієнтом, у другому - представник клієнта і представник складу після утилізації (наприклад, вивезення на сміттєвозі) готують відповідні документи, щоб товар на складі більше не числився.

Обов'язки комірника по шлюбу

Комірник по шлюбу працює не тільки в зоні шлюбу, але і відстежує зіпсовану продукцію на складі гідного товару. У разі якщо працівник складу впустив товар або будь-яким іншим способом пошкодив його, обов'язково викликають комірника по шлюбу і представника клієнта.

Клієнт, як правило, прагне оцінити збиток по максимуму (може по-вимагати знизити ціну товар з подряпаним корпусом на 40%). Завдання комірника по шлюбу - мінімізувати витрати складу по кожній одиниці. Склад все одно заплатить за пошкодження, питання - скільки.

Як мінімізувати шлюб на складі?

крок 1. Включити в договір з постачальниками пункт про повернення бракованих ТМЦ або компенсації за них.

крок 2. Сформулювати детальні вимоги до транспортних засобів як постачальника, так і покупця.

крок 3. Дотримуватися всіх правил зберігання ТМЦ на складі.

крок 4. Організувати роботу комерційних відділів по повернень ТМЦ на склад.

Автор: Валентин Сафонов, незалежний експерт

Джерело: skladportal.com.ua