Порядок проведення інвентаризації основних засобів: порівняльна відомість, зразок заповнення акту, опису та наказу

1. Процедура інвентаризації в організації
2. Особливості підготовки до заходу
3. Нормативна база для забезпечення інвентаризації на підприємстві
4. Періодичність інвентаризації ОС
5. Терміни, в які необхідно проводити опис основних засобів
6. Причини, за якими повинна проводитися раптова інвентаризація
7. Перевіряємо порядок обліку та зберігання обладнання
8. Правила огляду та перерахунку майна
9. Відео: як провести інвентаризацію майна
10. Звірення даних і виявлення неврахованого майна
11. Документальне оформлення інвентаризації основних засобів в ТОВ
12. Бланк інвентаризаційного опису основних засобів
13. Зразок порівнювальної відомості
14. відображення результатів
15. Відео для бухгалтера: методика заповнення документів з інвентаризації в 1С
16. Таблиця: бухгалтерські проводки для оприбуткування надлишків і списання недостачі

Кожна компанія рано чи пізно стикається з необхідністю звірки майна, в тому числі основних засобів. Для цих цілей законом РФ передбачені норми і правила проведення планової та раптової інвентаризації майна.

Процедура інвентаризації в організації

У перекладі з латинської мови поняття «інвентаризація» означає опис. Так що ж дає інвентаризація основних засобів (ОС) для цілей бухгалтерського обліку? По-перше - достовірну інформацію про стан майна компанії. По-друге, перевіряється наявність майна за фактом, звіряється його відповідність з даними бухобліку. Значення правильно проведеної інвентаризації важко переоцінити, тому ставитися до цього заходу потрібно серйозно.

Особливості підготовки до заходу

Для початку скликається інвентаризаційна комісія. Природно, що робиться це на підставі наказу керівника. Всі члени комісії зобов'язані ознайомитися під підпис, що на них покладено настільки відповідальна місія. Незайвим буде відзначити, що це повинні бути люди компетентні в дорученій їм справі. До складу комісії обов'язково входить бухгалтер, особи, відповідальні за збереження основних засобів, начальник по адміністративно-господарській частині (завгосп, комендант) і т. Д.

Нормативна база для забезпечення інвентаризації на підприємстві

Перелік російських нормативних документів, які регламентують проведення інвентаризації основних засобів, складається з:

1. Федерального закону № 129-ФЗ.

2. Положення по веденню бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації (затверджене наказом Мінфіну Росії від 29 липня 1998 № 34н).

3. Методичних вказівок по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань (затверджені наказом Мінфіну Росії від 13 червня 1995 № 49).

Актуально в 2017 році.

Інвентаризаційна комісія повинна діяти відповідно до вимог нормативних документів і не забувати про правила техніки безпеки

Періодичність інвентаризації ОС

Виникає закономірне питання: як часто потрібно проводити інвентаризацію основних засобів? Згідно з нормами «Методичних вказівок по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань» кількість перевірок, їх періодичність і дати їх проведення визначаються керівником компанії. Сказане вище не відноситься до обов'язкових инвентаризациям: особливості та методика їх організації визначаються правовими актами РФ і галузевими стандартами.

Терміни, в які необхідно проводити опис основних засобів

Для початку варто розділити поняття планової і позапланової опису. Якщо перша повинна проводитися не рідше одного разу на два-три роки, то друга - в міру необхідності.

Логічно проводити інвентаризацію основних засобів до складання річної бухотчётності. Чи не перевіряються об'єкти, опис яких проводилася в звітному році після 1 жовтня (п.27 Положення «Про ведення бухобліку і бухотчётності в РФ»).

Причини, за якими повинна проводитися раптова інвентаризація

Випадки, коли варто провести позапланову опис, наведені нижче:

• при зміні або звільнення матеріально відповідальних осіб. Опис проводиться безпосередньо в день прийому-передачі повноважень іншій матеріально відповідальній особі;
• якщо виникла псування, знищення, крадіжка майна компанії, в тому числі і у випадках стихійних лих;
• в момент реорганізації або ліквідації господарюючого особи.

Терміни проведення позапланової інвентаризації не доводяться до відома матеріально відповідальних осіб. Зрозуміло, що робиться це з метою попередження фальсифікації результатів перевірки.

Якщо бухгалтерію цікавить наявність змін по одному або декількох об'єктах основних засобів, то суцільну опис робити необов'язково. В такому випадку проводиться вибіркова опис із складанням всіх необхідних первинних документів.

Грамотне відображення бухгалтером підсумків інвентаризації також важливо, як і її правильне проведення

Перевіряємо порядок обліку та зберігання обладнання

Законом РФ вже передбачений порядок організації опису основних засобів. Тому не варто винаходити велосипед, достатньо слідувати запропонованої інструкції.

Правила огляду та перерахунку майна

Отже, є наказ керівника. Всі члени комісії ознайомлені про участь в інвентаризації основних засобів. А ось тепер - увага. Ніколи не втрачайте з виду техніку безпеки. Навіщо бухгалтеру знати правила охорони праці у виробничому відділі? У повсякденній практиці вони йому ні до чого. А ось при інвентаризації - дуже навіть стануть в нагоді всім учасникам комісії. Примусьте їх прослухати інструктаж про безпечну поведінку при опису. А після інструктажу - обов'язкова підпис у спеціальному журналі.

Важливий момент: всі члени комісії, перераховані в наказі керівника, повинні взяти участь в опису основних засобів.

До моменту інвентаризації у комісії на руках повинні бути:

• документи виробника і постачальника основних засобів (наприклад, техпаспорта);
• спеціальні регістри аналітичного обліку основних засобів. До них відносяться інвентарні картки, книги, описи;
• документи на орендоване майно або ОС, прийняті на відповідальне зберігання.

Якщо якихось документів не вистачає, то їх потрібно відновити (отримати їх копії).

Відео: як провести інвентаризацію майна

Технологія проведення перевірки

Отже, приступаємо безпосередньо до опису майна. Перерахуємо, на що варто звернути увагу в ході інвентаризації:

• слід уважно оглянути об'єкти, що перевіряються;
• необхідно порівняти наявність і відображення в бухобліку;
• важливо перевірити технічний стан всіх ОС.

В описі вказується:

• повне найменування об'єкта, що перевіряється. Якщо в процесі експлуатації об'єкт був модифікований, реконструйований або змінений іншим способом, то в описі вказується нове найменування (згідно з документами). Це стосується і всіх наступних пунктів;
• призначення об'єктів;
• інвентарні номери ОС;
• технічні (експлуатаційні) показники.

Інвентаризація основних засобів на підприємстві повинна проводитися в суворій відповідності з графіком

Звірення даних і виявлення неврахованого майна

Якщо комісія знаходить, що є неповною або неточні, то відразу ж вноситься позначка про доповнення і зміни. Наприклад, в разі надбудови будинку або знесення старих будівель уточнюється сума збільшення або, навпаки, зниження оціночної вартості об'єкта.

Як бути, якщо виявлені об'єкти, непридатні для подальшого використання? Для цих цілей заповнюється окремий опис. У ній вказані дата введення об'єкта в експлуатацію та дата виведення. Основний засіб приходить в непридатність для використання за низкою причин. І ці причини також вказуються (наприклад, знос, нерентабельність відновлення, псування та інше).

Об'єкти, які не належать компанії на правах власності (наприклад, узяті в оренду), вносяться до окремого опису.

Якщо майно передано в оренду, то все одно вона числиться на балансі орендодавця. В такому випадку комісія веде облік цих об'єктів, приймаючи до уваги їх кількість і вартість.

Все невраховані основні кошти, виявлені під час інвентаризації, повинні бути оприбутковані належним чином

Документальне оформлення інвентаризації основних засобів в ТОВ

Будь-яка інвентаризація починається зі складання розпорядження про її проведення. Зазвичай воно оформляється у формі наказу. Приклад документа наведено нижче.

Форма наказу про проведення інвентаризації основних засобів

Бланк інвентаризаційного опису основних засобів

Недостатньо просто перерахувати майно: результати будь-якої інвентаризації слід зафіксувати документально. З цією метою повинні складатися спеціальні інвентаризаційні описи. Бланк однієї з них наведено нижче.

Бланк опису при інвентаризації основних засобів

Зразок порівнювальної відомості

За підсумками інвентаризації ОС співробітниками повинні здійснюватися різні процедури, спрямовані на те, щоб привести у відповідність бухгалтерські регістри обліку майна і його фактичну наявність. З цією метою складають слічітельнуювідомість, на підставі якої можуть проводитися переоцінка, ремонт, списання або оприбуткування основних засобів.

Бланк порівнювальної відомості при проведенні інвентаризації основних засобів

відображення результатів

Комісія попрацювала на совість. Всі основні засоби перевірені, документи пройшли звірку, підсумкова порівняльна відомість заповнена. Загалом, все зроблено за інструкцією. Заключний етап роботи комісії - складання протоколу виконаних робіт (в трьох примірниках). Цей протокол досить простий для заповнення. Нижче наводиться зразок бланка.

Бланк протоколу інвентаризації основних засобів

Відео для бухгалтера: методика заповнення документів з інвентаризації в 1С

Як виявити порушення і оформити їх

Виявлені при звірці розбіжності фактичної наявності майна з даними обліку необхідно розподілити по бухгалтерських рахунках.

Таблиця: бухгалтерські проводки для оприбуткування надлишків і списання недостачі

Відео: етапи інвентаризації, нюанси процесу, підсумкові акти

У недосвідчених співробітників компанії поняття «інвентаризація» викликає спочатку відчуття розгубленості. Однак, як показує практика, все справляються з цією процедурою на відмінно: адже для регулювання цієї процедури є відповідні нормативні документи. Все, що вам залишається - скрупульозно дотримуватися їх.