Помилки в актах прийому-передачі

1. Часто зустрічаються помилки
2. Чи потрібно підписувати акт при наданні послуг?
3. Акт прийому-передачі документів

Барбі А. Я.,
податковий консультант, аудитор, лектор професійних семінарів

Правильність оформлення первинних документів, що надійшли від партнерів, є важливим моментом в роботі бухгалтера. А все тому, що облік ведеться на підставі документів, складених і підписаних контрагентами. На них бухгалтер прямого впливу не має. Він лише може вступити в переговори з партнерами з приводу неякісного документа, але це не означає, що контрагент піде назустріч і погодиться виправити знайдені неточності. Акт прийому-передачі не є винятком.

У різних сферах діяльності виникають ситуації, що вимагають документування саме в формі акту прийому-передачі. Розрізняють безліч різновидів цього документа як за його призначенням, так і за змістом. Це можуть бути акти прийому-передачі матеріальних цінностей, грошових коштів та інших цінностей, документів, робіт і т. П., Які можуть бути оформлені між колишнім і майбутнім правовласниками у разі продажу, при внеску в статутний капітал, при закріпленні права оперативного управління ( господарського відання) і при інших підставах зміни власника авторських прав на передані цінності.

КОРИСНО ЗНАТИ

Акт прийому-передачі - це офіційний документ, що підтверджує факт приймання або передачі товарно-матеріальних цінностей і документів або фіксує завершення виконання умов договору.

По суті форма документа на законодавчому рівні не встановлена, тому з легкістю можна варіювати з графами документа. Однак окремі різновиди цього документа мають свої особливості складання та оформлення. Для багатьох різновидів актів можливе використання уніфікованих форм, незважаючи на те що з 2013 року скасовано їх обов'язкове застосування. У будь-якому випадку акти прийому-передачі повинні бути оформлені на бланку організації і затверджені розпорядчим документом керівника організації.

Зауважимо при цьому, що при всьому різноманітті актів є ряд загальних правил, яких необхідно дотримуватися при їх складанні. Позначимо основні з них.

Так, всі акти складаються колегіально (повинно бути не менше двох укладачів). Головне при складанні цих документів - чітке визначення фактичного стану справ і правильне відображення його в акті.

Обов'язковими реквізитами акта є ті, які встановлені для оформлення первинних документів. Нагадаємо їх: назва організації, назва виду документа (наприклад, «Акт прийому-передачі основного засобу»), дата складання, місце складання, реєстраційний номер, заголовок по тексту, підпису укладачів із зазначенням їх посад і при необхідності місця роботи. Акт прийому-передачі повинен бути оформлений грифом його затвердження.

В результаті починаючи з моменту підписання відповідного договору (наприклад, купівлі-продажу) у обох сторін, що беруть участь в угоді, виникають певні матеріальні обов'язки і права по відношенню один до одного. При цьому підписаний сторонами акт прийому-передачі офіційно підтверджує виконання в повному обсязі всіх матеріальних умов угоди, тим самим посилюючи юридичну сторону події.

Зауважимо також, що в акті прийому-передачі як основного засобу, так і обладнання, товару та інших матеріальних цінностей, як ні в якому іншому документі, детально розглядаються якісні та кількісні характеристики предмета сталася передачі і отримання цінностей.

КОРИСНО ЗНАТИ

При передачі основних засобів в акті прийому-передачі для мети правильної організації бухгалтерського обліку об'єкта ОЗ слід обов'язково вказати такі додаткові відомості, як залишкова вартість, амортизаційна група, термін експлуатації.

Позначимо ще один, на наш погляд, істотний момент. Акт прийому-передачі доречно використовувати також при переміщенні будь-яких цінностей з одного складу на інший, в тому числі на збереження, в рамках не тільки різних організацій, але і в межах однієї організації. Даний документ необхідно зберігати в бухгалтерії.

Варто зауважити, що Податковий кодекс РФ не передбачає обов'язкове використання акту прийому-передачі, наприклад, при постачанні товарів. Однак використання затвердженого організацією документа дозволяє організації уникнути безлічі проблем, які можуть виникнути в результаті перевірки її діяльності контролюючими органами.

Нагадаємо, що для мінімізації бухгалтерських та податкових ризиків найважливіша роль належить грамотно оформленим первинним документам, а акт прийому-передачі - справжня панацея для організації в частині документального оформлення передачі та отримання товарно-матеріальних цінностей.

При цьому зауважимо: існує думка, що при наявності накладної у разі переміщення товарно-матеріальних цінностей відпадає необхідність в оформленні акту прийому-передачі. Частково з цією думкою можна погодитися.

Однак варто розуміти, і підкреслимо це ще раз, що акт прийому-передачі ТМЦ є єдиним підтверджуючим документом, в якому прописуються всі характеристики переданих цінностей, в тому числі і наявні дефекти в разі їх наявності. В результаті цей документ сприяє не тільки врегулювання виниклих спірних ситуацій з контрагентами, а й спрямований на проведення успішних угод.

КОРИСНО ЗНАТИ

Акт прийому-передачі оформляється зазвичай на паперовому носії, проте зовсім недавно з'явилися формати, які дозволяють направляти цей документ в електронному вигляді не тільки контрагентам, а й в податкову інспекцію.

У зв'язку з тим, що вже в січні поточного року з'явилися формати для передачі даних про ТМЦ та відомостей про роботи та послуги в електронному вигляді, в силу положень Податкового кодексу РФ акти прийому-передачі, витребовує, наприклад, податковим органом, можна відправити по телекомунікаційних каналах зв'язку. Однак такий спосіб допускається тільки в тому випадку, якщо документи складені за форматами, встановленими ФНС РФ. В іншому випадку в інспекцію слід подати на паперовому носії копію цього документа, завірену організацією, з відміткою про те, що документ забезпечений кваліфікованої електронним підписом (див. Наказ ФНС Росії від 30.11.2015 № ММВ-7-10 / 551 @ , Наказ ФНС Росії від 30.11.2015 № ММВ-7-10 / 552 @ ).

При цьому зробимо застереження, що у випадках, передбачених законодавством РФ або договором, коли акт прийому-передачі необхідно представити на паперовому носії, організація зобов'язана підготувати такий саме на паперовому носії.

Часто зустрічаються помилки

Так, найчастіше помилки виникають з боку того продавця, який до складання документа підходить формально, а покупець при прийомі цих документів не виявляє належної обачності.

Так, при виявленні помилок в первинних документах, в тому числі і в актах прийому-передачі, можна внести виправлення. Але якщо документ носить двосторонній характер, то зробити це можна лише за погодженням з учасниками відповідної господарської операції шляхом запевнення виправних записів підписами осіб, які підписали ці документи, із зазначенням дати внесення виправлень.

В окремих випадках продавець майна з метою виправлення помилкових записів може підготувати додаткову угоду до вже наявного акту прийому-передачі, який необхідно оформити юридично грамотно. Форма цієї угоди, як і основного акту прийому-передачі, повинна мати необхідні реквізити і графи, повинна бути затверджена керівником організації і завірена підписом осіб, що склали цей документ. Бажано порядок виправлення помилок у первинних документах викласти в обліковій політиці організації.

ПОЗИЦІЯ ФНС

Допускаються незначні помарки в первинних облікових документах. Однак необхідно дотримуватися умова: ці неточності не завадять інспекторам виявити продавця і покупця товарів, найменування та вартість продукції.

- Лист від 12.02.2015 № ГД-4-3 / 2104 .

Часом може статися і такий казус, коли сторони, укладаючи безоплатні договори, вважають, що, оскільки руху грошових коштів не відбувається, подібні операції не впливають на оподаткування «спрощенця», і до підготовки первинних документів відносяться, м'яко кажучи, безвідповідально.

Так, якщо продавець основного засобу поставиться формально до складання акта прийому-передачі основного засобу, то в цей документ можуть «украстися» помилки. Зокрема, попереднім власником основного засобу може бути невірно визначено код ОКОФ, як наслідок, буде невірно встановлена ​​амортизаційна група переданого об'єкта основного засобу, і в результаті у покупця при цьому можуть виникнути певні фінансові наслідки.

Окремі помилки можуть бути виявлені і при податкових перевірках, що проводяться у нових правовласників товарно-матеріальних цінностей.

Порядок виправлення помилок, допущених в актах прийому-передачі ТМЦ, розглянемо на практичних прикладах.

Приклад 1.

ТОВ «Стандарт», що застосовує ССО з об'єктом оподаткування «доходи», продає офісні меблі і є засновником ТОВ «Схід», яке також застосовує ССО з об'єктом оподаткування «доходи». Частка ТОВ «Стандарт» в статутному капіталі ТОВ «Схід» становить 20%.

13 січня 2016 року ТОВ «Стандарт» придбало для перепродажу партію письмових столів, кожен з яких вартістю 37 600 руб., В т. Ч. ПДВ - 5760 руб. 22 січня по акту прийому-передачі один стіл вартістю 32 000 руб., Без урахування ПДВ - 5760 руб., Був безоплатно переданий ТОВ «Схід».

Бухгалтер організації ТОВ «Схід» дану господарську операцію не відобразив ні в бухгалтерському, ні в податковому обліку, з огляду на те, що відбулася всього лише безоплатна передача. Як довго триватиме бухгалтер ТОВ «Схід»?

Ні не правильно. І ось чому.

По-перше, оскільки ТОВ «Стандарт» володіє тільки 20% частки в статутному капіталі ТОВ «Схід», бухгалтер повинен відобразити в доходах вартість безоплатно отриманого від засновника майна згідно з пп. 11 п. 1 ст. 251 НК РФ .

По-друге, звернемо увагу на ціну, зазначену в первинному документі, т. К. В акт прийому-передачі «вкралася» помилка, яку організація-продавець виправила. Для цього їм було підготовлено додаткову угоду, оформлене до акту прийому-передачі, яким змінено вартість переданого майна, бо вартість безоплатно переданого столу повинна включати в себе ПДВ, т. К. З огляду на застосування УСН податок не можна прийняти до відрахування, тому в додатковому документі слід вказати його фактичну ціну з урахуванням ПДВ - 37 600 руб. Цей документ необхідно підготувати на бланку організації і запевнити підписами сторін.

Стверджую:
ген. директор ТОВ «Стандарт»
В. І. Антонов

ДОДАТКОВА УГОДА № 1
до договору № 5 від «09» січня 2016 р
«Про внесення змін до акта прийому-передачі № 5 від 25 січня 2016 року»

м Москва

«26» січня 2016 р

ТОВ «Стандарт», в особі генерального директора В. І. Антонова, який діє на підставі Статуту, з одного боку, і ТОВ «Схід» », в особі генерального директора І. А. Власова, який діє на підставі Статуту, з іншого боку, підписали цю додаткову угоду № 5 (далі - Угода) про наступне:

1. Пункт 3 Акту прийому-передачі змінити і викласти в такій редакції: «Вартість офісного столу визначається відповідно до представлених Виконавцем рахунками і становить 37 600 руб. (Тридцять сім тисяч шістсот руб. З урахуванням ПДВ).

2. Ця Угода є невід'ємною частиною договору № 5 від «09» січня 2016 р

3. У всьому іншому, що не передбачено цією Угодою, сторони керуються положеннями договору № 5 від «09» січня 2016 р

4. Ця Угода складена в двох примірниках, які мають однакову юридичну силу, по одному для кожної із сторін.

5. Підписи сторін:

одержувач:

ТОВ «Схід»
______________________
______________________

М.П.

Постачальник:

ТОВ «Стандарт»
______________________
______________________

М.П.

По-третє, в бухгалтерський облік необхідно внести зміни. Цю господарську операцію слід відобразити у вигляді наступних бухгалтерських записів:

По-четверте, в податковому обліку також необхідно внести зміни. Ця величина повинна знайти відображення в Книзі доходів і витрат в розмірі 37 600 руб.

Це пов'язано з тим, що в бухгалтерському обліку повинні знаходити відображення всі господарські операції, що проводяться відповідно до отриманих первинними документами (Федеральний закон від 06.12.2011 № 402-ФЗ в ред. від 04.11.2014). А в податковій базі згідно п. 1 ст. 346.15 НК РФ повинна відображатися не тільки виручка від реалізації, але і позареалізаційні доходи, зазначені в ст. 250 НК РФ. Згідно п. 8 ст. 250 НК РФ вартість безоплатно отриманого майна повинна бути визначена виходячи з ринкових цін. Оскільки в нашому прикладі відома фактична ціна придбання, то вона і буде брати участь при оподаткуванні у набувача майна. Отже, 22 січня 2016 року, в день підписання акту прийому-передачі, відповідно до п. 1 ст. 346.17 НК РФ потрібно було віднести на доходи 37 600 руб. Через те, що бухгалтер цього не зробив, база за єдиним податком на цю суму виявилася заниженою, в результаті податок не доплачено на 2256 руб. (37 600 руб. Х 6%).

З цього прикладу зробимо висновок, що основою податкового обліку є первинні документи, які використовуються в бухгалтерському обліку.

Отже, помилки, наявні в первинних документах, призводять до спотворення даних як бухгалтерського, так і податкового обліку.

При цьому варто зауважити, що податкову систему організації можна розглядати як одного з користувачів бухгалтерської інформації.

ПОЗИЦІЯ МІНФІНУ

Організація має право самостійно розробити способи внесення виправлень в первинні облікові документи, складені на паперовому носії та у вигляді електронного документа, виходячи з вимог, встановлених Законом № 402-ФЗ, нормативними правовими актами з бухгалтерського обліку, і беручи до уваги особливості документообігу.

- Лист від 22.01.2016 № 07-01-09 / 2235 .

Приклад 2.

ТОВ «Сигма» застосовує ССО «доходи мінус витрати». У січні 2016 року організація придбала у ТОВ «Магніт» був в експлуатації електродвигун. Об'єкт основного засобу прийнято до обліку 25 січня по його первісної вартості в розмірі 177 000 руб. з урахуванням ПДВ. В цей же день сторонами був підписаний акт прийому-передачі за формою ОС-1. Згідно з актом, представленому продавцем, колишній власник відносив це майно до четвертої амортизаційної групі з терміном корисного використання 75 місяців. До реалізації об'єкт ОС знаходився в експлуатації у попереднього власника 15 місяців.

Однак виходячи з технічних характеристик і документації до переданому об'єкту ОС слід, що даний об'єкт ОС потрібно включити в п'яту амортизаційну групу, мінімальний строк корисного використання якого становить 85 місяців.

До того ж на балансі ТОВ «Сигма» вже числяться придбані раніше у інших постачальників подібні електродвигуни. Відповідно до класифікації ОС при введенні їх в експлуатацію вони були включені в п'яту амортизаційну групу. Згідно облікову політику амортизація в організації нараховується лінійним методом.

Виникає цілком резонне питання: чи потрібно вносити зміни в акт прийому-передачі, підписаний з ТОВ «Магніт»?

Як не дивно, офіційних роз'яснень компетентних органів з даної проблеми трохи, й ті не єдині в своїй думці. Арбітражна практика, на жаль, з цього питання також нечисленна. До того ж думки суддів різних округів не відрізняються єдністю, а на вищому рівні подібна проблема поки не розглядалася.

Однак вважаємо, що вихід з ситуації, що склалася все-таки є.

Так, з одного боку, набуваючи об'єкти ОС, можна покластися на грамотність продавця, бо у нового власника немає обов'язки виправляти помилки попереднього. Але, з іншого боку, відсутність обов'язку не свідчить про відсутність права. І це право, очевидно, може виникнути при погіршенні фінансового становища покупця.

У цій ситуації вважаємо, що потрібно внести зміни в акт прийому-передачі, на підставі якого можна чітко позначити п'яту амортизаційну групу. Якщо колишній власник не забажає вносити зміни або не захоче представити новий документ, який супроводжує угоду, то ТОВ «Сигма» може сміливо встановити термін корисного використання придбаного об'єкта виходячи з класифікації ОС і його технічних характеристик. Однак в даному випадку, на наш погляд, слід запастися доказами того, що організація намагалася роздобути потрібні документи.

Висновок. Реальний і документально підтверджений термін експлуатації був в експлуатації придбаного об'єкта ОЗ «спрощенцям» необхідно встановити для мети бухгалтерського обліку, бо це вплине не тільки на величину залишкової вартості об'єкта, але і відіб'ється в кінцевому підсумку на величині фінансового результату діяльності організації.

Що стосується податкового обліку, то в зв'язку з тим, що об'єкт ОС придбаний для виробничої діяльності організації, то відповідно до п. 4 ст. 346.16 НК РФ витрати на придбання амортизованих основних засобів включаються до витрат для мети оподаткування «спрощенця» незалежно від групи амортизації.

ПОЗИЦІЯ МІНФІНУ

Помилки в первинних облікових документах, що не перешкоджають податковим органам при проведенні податкової перевірки ідентифікувати продавця, покупця товарів (робіт, послуг), майнових прав, найменування товарів (робіт, послуг), майнових прав, їх вартість та інші обставини документованого факту господарського життя, що обумовлюють застосування відповідного порядку оподаткування, не є підставою для відмови в прийнятті відповідних витрат у зменшення податкової бази. Вважаємо, що і для цілей бухгалтерського обліку можуть використовуватися аналогічні критерії суттєвості помилок.

- Лист від 04.02.2015 № 03-03-10 / 4547 .

Чи потрібно підписувати акт при наданні послуг?

Скажемо відразу, що гл. 39 ГК РФ не тільки не містить вказівок про необхідність складати акти прийому-передачі на підтвердження виконання договору надання послуг, але і не містить обов'язкових вимог до того, якими доказами повинен грунтуватися факт надання послуг. До того ж підкреслимо, що положення ст. 779 ГК РФ навіть не передбачають документа, що свідчить про передачу результатів роботи замовнику в разі, якщо певна діяльність виконавця не має уречевленої результату. На жаль, і судова практика не надає нам єдиної думки з цього питання.

Залишається констатувати той факт, що в договорі возмездного надання послуг необхідно передбачити пункт, згідно з яким результати роботи будуть передані замовнику двостороннім актом прийому-передачі послуг. При цьому, на нашу думку, відповідно до п. 2 ст. 346.16 і п. 1 ст. 252 НК РФ позначений акт прийому-передачі послуг визнається належно оформленими, якщо в ньому наведено не тільки назви наданих послуг, але і їх конкретний опис, обсяг і мета надання цих послуг. Суди виходять з того, що акт прийому-передачі послуг, оформлений неналежним чином, не може підтверджувати вироблені витрати для мети оподаткування. На підтримку цієї позиції можна навести постанову ФАС Північно-Західного округу від 27.02.2014 № А42-7952 / 2012 . Аналогічні висновки містять постанову ФАС Західно-Сибірського округу від 12.09.2013 № А46-29654 / 2012 , Постанова ФАС Східно-Сибірського округу від 09.12.2009 № А33-15933 / 2008 та ін.

ПОЗИЦІЯ СУДУ

Дії платника податків, який підписав акт, в якому не конкретизовані види і способи надання послуг, терміни і періодичність їх прийому-здачі, а також відсутні відомості про фактичний обсяг наданих послуг та порядку визначення їх вартості, спрямовані на отримання необгрунтованої податкової вигоди.

- Постанова ФАС Волго-Вятського округу від 24.04.2014 № А79-3311 / 2013 .

Акт прийому-передачі документів

Так, існує вид актів прийому-передачі, який має на увазі переміщення документів. Це документ, який має юридичну силу, і він є обов'язковою складовою договору з документообігу. Адже багато організацій обмінюються дуже серйозними документами, оформлення яких коштує дорого, і їх наявність регламентує особливі види діяльності. Втрата таких паперів чревата закриттям бізнесу. Тому передача ліцензій, свідоцтв, дозволів тощо. Повинна відбуватися тільки з оформленням актів прийому-передачі, бо в них вноситься повний список документів, що підлягають передачі, з зазначенням назви, серії та номера. Також обов'язково потрібно вказувати вид документа - оригінал це чи копія.

Причому необхідно врахувати, що будь-яке переміщення документів має на увазі складання акта. При цьому рух документів не тільки в одну сторону, а й в іншу, т. Е. Назад.

Таким чином, передаємо на зберігання - складаємо акт, передаємо назад власнику - також складаємо акт. Зауважимо при цьому, що на акті в обов'язковому порядку зазначаються прізвище та посаду того особи, який проводив звірку переданих документів, і дата їх передачі.

Виходячи з викладеного, можна зробити висновок, що з метою мінімізації бухгалтерських та податкових ризиків найважливіша роль належить юридично грамотно оформленим первинним документам, бо первинні документи знаходяться на самому початку ланцюжка облікового процесу.