Інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості

1. Що це таке простими словами?
2. Дебіторська заборгованість
3. Кредиторська заборгованість
4. Цілі та строки проведення інвентаризації
5. Які рахунки потрібно перевірити при інвентаризації?
6. Покрокова процедура інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості
7. Оформлення документів і обробка отриманих даних

У будь-якої компанії, якою б успішною вона не була, обов'язково буде будь-яка заборгованість, нехай і невелика. Крім того, повинна може бути сама компанія, взявши позику, а можуть повинні бути їй - поставщики або покупці. У нашій статті ми розберемо, для чого потрібна інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості і як її провести.

Що це таке простими словами?

Щоб зрозуміти, що таке дебіторська заборгованість, кредиторська і як проводити інвентаризацію, потрібно спочатку докладніше розібратися в термінах.

Акт звірки проведеної інвентаризації

Дебіторська заборгованість

Ця заборгованість являє собою кошти, які покупець повинен передати продавцю в встановлений час. Незважаючи на те, що вони будуть вважатися частиною оборотних активів, організація не має права розпоряджатися ними вільно. Важливо пам'ятати, що кожної компанії потрібно ретельно контролювати надходження, вимагати погашення у встановлені терміни, оскільки це може негативно позначитися на становищі компанії.

Щоб в майбутньому не виникло проблем з покупцями, намагайтеся перевіряти їх платоспроможність заздалегідь, вивчивши репутацію. Не забувайте перевіряти перераховані постачальником аванси, видані їм позики, зобов'язання покупців.

Дебіторська заборгованість може бути двох видів:

1. Нормальна. Сюди відносять непогашені суми зобов'язань, у яких не закінчився термін оплати. Наприклад, компанія відвантажила продукцію своїм покупцям, проте грошові кошти за товар повинні надійти протягом 2-3 місяців, отже, весь цей період заборгованість буде вважатися нормальною.
2. Прострочена. Вона з'являється при закінченні терміну, встановленого в договорі. Може бути сумнівною, тобто без застави і не погашеної вчасно і безнадійною, яка виникає при закінченні строку позовної давності або при неможливості погашень (наприклад, компанія опинилася банкрутом).

Кредиторська заборгованість

Сума, яку повинна сама організація банкам, постачальникам і т.д. В обліку кредиторську заборгованість прийнято розділяти на:

• Постачальникам за послуги або товари.
• Співробітникам компанії, тобто їх заробітна плата.
• Відрахування в бюджет, фонди.
• Банкам і позичальникам за кредити.
• Іншим контрагентам.

Борги можуть бути погашені після виконання всіх зобов'язань, включаючи натуральний обмін між компаніями, а може бути списаний при ліквідації або банкрутстві організації.

Цілі та строки проведення інвентаризації

Порядок і терміни проведення даної інвентаризації повинні бути записані в обліковій політиці організації. До основних її цілей відносять:

• Визначення точної суми боргу, документальне оформлення.
• Виявлення сума, куди включено податок на додану вартість, що потрібно для вірного складання декларацій.
• Визначення всіх видів боргів, термінів їх стягнення.
• Перевірку всіх документів, які свідчать про наявність боргів.

Кожна компанія зобов'язана мінімум раз на рік проводити інвентаризацію перед здачею річної звітності, що дозволить порівняти фактичну наявність всіх товарів або заборгованостей з тим, що прописані в документах.

Перевірку зазвичай починають в перших числах листопада, а аналізу піддаються всі заборгованості, не погашені до цього часу. Отримані в процесі інвентаризації результати потрібно записати в документи станом на кінець грудня звітного року навіть в тому випадку, якщо сама перевірка тривала довше. При цьому сама компанія може додатково проводити інвентаризацію наявної заборгованості та з іншою періодичністю.

Наприклад, компанія, що надає фінансову звітність власникам організації в кінці кварталу, повинна проводити звірку взаєморозрахунків на останні числа цього періоду. Найчастіше періодичність інвентаризації встановлюють так, щоб на 100% задовольнити потреби менеджменту, бухгалтерського та інших відділів. При цьому перевірка має на увазі не тільки звірку фактичної наявності заборгованостей з тим, що прописано в бухгалтерських, а й проведення аналізу, мета якого - підтримка фінансової стійкості компанії.

Які рахунки потрібно перевірити при інвентаризації?

Після того, як комісія підготує всі документи для перевірки, потрібно визначити до аналізу рахунків, які потрібно вивчити. Давайте розглянемо більш докладно.

Рахунок Предмет аналізу Кредиторська Дебіторська 70 Заробітна плата, відпускні тощо Аванси, переплати з поясненням 71 Перевитрата, який підлягає поверненню Суми, видані під звіт 73 Невиплачені компенсації Борги співробітників по позиках, кредитах, матеріальна відповідальність за завдану шкоду 75 Нараховані, але не сплачені дивіденди Зобов'язання зі сплати частки в компанії або акцій 76 Депонована заробітна плата претензії, вкладення, ПДВ з авансів 60 Зобов'язання по оплаті купленого товару Аванси, відраховані постачальникам 62 Аванси, прийняті від покупців Оплата за поставлені товари 66 Зобов'язання за позиками , Відсотки - 67 68 Переплати через невірно нарахованої пені Будь неоплачені зобов'язання 69 Борги по страхових внесках, іншим відрахувань Відшкодування больічнзи, листів тимчасової непрацездатності

Покрокова процедура інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості

Дана процедура досить складна, тому її слід проводити в кілька етапів.

До початку перевірки потрібно підготувати наступні документи:

• Акт за формою інв-17, куди слід включити внесення даних про наявність застави, термін прострочення, інформацію про термін неповернення.
• Готується наказ керівництва про проведення інвентаризації, в якому потрібно обов'язково вказати дату проведення заходу, види розрахунків. При цьому описана в наказі інформація не повинна суперечити записаним в Облікової політиці правилам. Також в документі потрібно записати членів комісії, які будуть проводити інвентаризацію.
• Акт звірки, який повинен оформлятися індивідуально для кожного контрагента окремо. Такий документ потрібен для підтвердження заборгованості, визначення її суми. Не має певного шаблону, тому може бути складений у довільній формі.

Після визначаються рахунки для перевірки, про що ми сказали вище. Якщо здійснюється обов'язкова інвентаризація перед здачею бухгалтерського обліку, потрібно розглянути всі розрахунки з сальдо, а ось при добровільній (позапланової) інвентаризації їх кількість може бути меншим.

При виявленні сум заборгованостей їх слід документально підтвердити. Члени комісії обов'язково повинні перевірити договори про постачання продукції, про надання робіт або послуг, які також повинні бути чітко оформлені і мати всі підписи і печатки, всі первинні документи, які підтверджують факт здійснення операцій, накази керівництва, дані про недостачі і т.д.

Після перевірки суми заборгованості заносяться до акта інвентаризації.

Оформлення документів і обробка отриманих даних

Після закінчення перевірки і вивчення актуальності сум заборгованостей, звірки розрахунків, виявлення всіх сум і визначення термінів погашення, потрібно оформити всі отримані результати. Для цього потрібно заповнити акт інвентаризації і додаток до акту в двох примірниках.

В акт записують дані про підтверджених і неузгоджених сум боргу, які повинні вийти при звірці. Готовий акт підписують всі члени комісії - якщо не буде хоча б одного підпису, результати перевірки будуть недійсними.

Як проходить інвентаризація складу і які документи потрібні для цього? Ми розповімо в нашій статті.

тут ми розглянемо, що потрібно робити у разі виявлення недостачі.

Які види інвентаризації бувають? Детальніше про це читайте тут .

Якщо в процес інвентаризації була виявлена ​​певна сума простроченої заборгованості покупців, її можна списати на:

• За рахунку 63 за рахунок раніше створених резервів.
• На рахунок 91/2 на фінансові результати.

Своєчасно не потрібні були і не оплачені суми заборгованостей можуть бути списані після закінчення терміну давності, крім боргів по штрафах, відрахувань і податків. Їх суму переносять на позареалізаційні доходи.