Акт про суму виявленої недостачі ТМЦ
- Випадки, коли складається акт
- Хто складає документ
- Правила оформлення
- Форма і зміст
- зразки документів
У діяльності будь-якого підприємства є така стаття приходу, як закупівля товарно-матеріальних цінностей у сторонніх організацій.
ТМЦ закуповуються і приймаються за особливою процедурою з дотриманням встановлених правил і норм.
При виявленні надлишків товару або його недостатності даний факт фіксується документально. Складання акту про суму виявленої недостачі ТМЦ входить в компетенцію комірника або іншого уповноваженого на прийом товару співробітника. Даний бланк також використовується у разі виявлення недостачі при ревізії зберігаються в організації цінностей.
Випадки, коли складається акт
ТМЦ завжди приймаються і зберігаються співробітниками, які за документами несуть відповідальність за їх приймання та подальшу збереження. З такими співробітниками організації укладають договори про повну матеріальну відповідальність . Такий договір наділяє працівника поруч повноважень, але в той же час і збільшує до максимуму ступінь відповідальності.
При прийманні товарних цінностей уповноважений працівник зобов'язаний перевірити їх кількість і якість, а по їх результату складається:
- Акт приймання, якщо ніяких невідповідностей не виявлено і нарікань немає.
- Акт повернення, при виявленні псування всієї поставленої продукції або більшої його частини.
- Акт про недостачу, в разі недопоставки.
- Акт про виявлені надлишки, якщо приймаюча сторона бажає забрати зайве собі.
Будь-який документ складається за строго встановленими нормами, з чітким зазначенням причини його написання і письмовим засвідчення обох сторін.
Акт про недостачу - це документ, який складається в різних випадках:
- Прийнята партія товару не відповідає кількісному параметру, прописаному в товарною накладною.
- Ревізійна комісія виявляє розбіжності між зазначеними в переліку залишками товару і дійсному кількості на складі або в іншому приміщенні при інвентаризації.
- Виявлена недостатність грошей в касі організації або в банківському пакеті.
Акт про недостачу може виражатися в різних одиницях вимірах: вага, штуки, грошові суми.
Хто складає документ
Зазвичай прийманням товарних цінностей займаються комірники, якщо, звичайно, така одиниця в організації введена. Якщо фірма невелика, а поставка ТМЦ не регулярна і береться тільки для власних потреб, то такий обов'язок може бути покладено на будь-якого іншого працівника. Головне, що людина, яка приймає цінності і відповідає за їх зберігання, відрізняється наступним:
- У його посадової інструкції прописані чіткі вказівки про наявність у нього таких зобов'язань.
- З ним укладено договір про повну матеріальну відповідальність.
При відсутності уповноваженого на приймання працівника його обов'язки виконує той співробітник, який за посадою зобов'язаний його заміщати.
Такі суворі правила дозволяють налагодити облік ТМЦ і мати можливість згодом суворо спитати за виявлені невідповідності.
Документ про недостачу становить саме відповідальний працівник, найчастіше це:
- Комірник.
- Касир.
- Спеціально призначена ревізійна комісія.
На відміну від комірника і касира повноваження комісії непостійні, вони обмежені не тільки часом, але і простором. Комісія призначається для перевірки ТМЦ на складі або грошових коштів в касі або перевірки наявності обладнання та в інших випадках, але в суворих межах.
Правила оформлення
Комірник або інше відповідальна особа під час приймання товару зобов'язаний ретельно звірити всі прописані в ТТН позиції з їх реальним відвантажуються кількістю. До того як ТМЦ будуть звірені за кількістю і якістю підпис про прийом товару в ТТН непроставляється.
Якщо одержувач зміг виявити недостачу або виявити псування частини доставленої продукції, то він повинен дотримуватися наступних правил оформлення:
- Роздрукувати потрібну форму документа.
- Визначитися з точною кількістю недостачі. У бланк можна включати не тільки відсутні позиції, але і ті, що неповно укомплектовані.
- Бланк заповнюється тільки в присутності другої сторони представника.
- Разом з актом про нестачу складається претензія, в якій одержувач вказує можливі шляхи вирішення проблеми .
- Якщо постачальників одночасно кілька, то документ виписується на кожного представника окремо.
При наявності розбіжностей з приводу кількості або якості, запрошуються інші представники, наприклад, транспортної компанії.
Форма і зміст
Існує кілька різних форм актів недостатності ТМЦ:
- ТОРГ-2, найпоширеніший бланк, застосовується при виявленні невідповідностей цінностей при прийманні. Пишеться в чотирьох примірниках.
- ТОРГ-3 знадобиться тим організаціям, які співпрацюють із зарубіжними організаціями та закуповують товари у них. Заповнення проводиться в п'яти примірниках.
- ТОРГ-12 поєднує в собі дві функції - перераховує ТМЦ, які необхідно повернути через невідповідність якості або їх надлишку, а також одночасно наводять перелік саме ті цінностей .
Кожен з них заповнюється з урахуванням індивідуальних особливостей, але з більшого все три бланка мають багато спільного.
При заповненні бланка необхідно вказати:
- Назва організації, що запрошує, від імені якої документ складається.
- Юридична та фактична адреса, телефони для зв'язку.
- Підстава для приймання, вказується номер і дата ТТН, по якій здійснювалася приймання.
- Номер форми і дата її заповнення.
- Місце приймання.
- Реквізити фірми-постачальника, вантажовідправника чи інших посередників.
- Дані договору поставки.
- Звідки прибув товар.
- Дату і час прибуття ТМЦ.
- У таблицю спочатку вносять всі дані з ТТН, а потім прописують розбіжності, з обов'язковим зазначенням упаковки і кількісного обчислення.
- На другій сторінці фіксуються методи, які дозволили виявити невідповідності, наприклад зважування, завмер і т.д.
- Вказати всі виявлені дефекти, якщо мова йде не тільки про повну відсутність.
Сам бланк підписується комірником і представником постачальника, а потім затверджується підписами головного бухгалтера і директора підприємства.