Впорядковуючи хаос: 5 способів поліпшити роботу рекламного агентства

1. Юрій Федін
2. Уніфікує процес роботи над проектами
3. Впровадити інформаційну систему
4. Розділіть процес на цикли
5. Навчіть співробітників перед початком роботи
6. Проводьте роботу над помилками
7. висновок

Юрій Федін

Співзасновник інтернет-агентства IWILL

Уніфікує процес роботи над проектами

Це очевидна річ, але багато в нашій сфері вважають свою роботу занадто «творчої», а сам процес - «унікальним», тому вважають за краще використовувати кожен раз новий підхід до вирішення одних і тих же завдань. І процес роботи над спецпроектами, медійними розміщеннями або Відеопродакшн в 90% випадків перетворюється в хаос. Якщо 20 різних людей візьмуться за 20 різних ідей, у них вийде 20 різних проектів. Кожен зробить роботу по-своєму, багато повторять попередні помилки інших. Але якщо дати кожному один і той же проект з описом методології його реалізації (ні з покроковим рішенням, а з описом основних віх), кількість браку знизиться у декілька разів.

Всі проекти рекламних агентств, незважаючи на гадану унікальність, можна розбити на типи по закономірностям і повторюваним операціями. Для полегшення завдання рекомендую прочитати книгу Вадима Богданова « Управління проектами. Корпоративна система - крок за кроком »- покрокове керівництво« для чайників »з побудови власної корпоративної системи управління проектами (КСУП).

Будьте готові зіткнутися з нерозумінням співробітників суті системи управління проектами. Вони будуть говорити, що ви «розводите бюрократію і заважаєте працювати», «вбиваєте творчий підхід», «керуєте невеликим агентством як державою».

Вадим БОГДАНОВ

"Управління проектами. Корпоративна система - крок за кроком »

Мій досвід підказує, що КСУП корисна вже тоді, коли у одного керівника з'являється більше чотирьох підлеглих, тобто навіть в рамках невеликого агентства.

Впровадити інформаційну систему

В умовах великої кількості проектів робити роботу «на коліні» не вийде. раджу прочитати чудову статтю про те, як інформаційна система управління проектами (ІСУП) допомагає агентствам.

Існує два підходи до вибору системи. При першому використовується рішення, що поєднує в собі всі необхідні інструменти. При другому під кожен інструмент підбирається окреме рішення. Є ще третій варіант, коли компанії розробляють інформаційну систему під себе, але він актуальний для великих компаній, а 99% рекламних агентств на ринку не виростають до таких розмірів.

Ми в агентстві використовуємо другий підхід, однак при ньому виникає необхідність звикати до різних інструментів. Cейчас придивляємося до нового рішення, яке дозволить об'єднати в собі більшу частину інструментів.

Інструментом постановки завдань для нас є таск-менеджер Trello . Це одна з найпростіших програм, з якими я працював: вона підходить рекламним агентствам з великою кількістю творчих людей, що віддають перевагу прості у використанні і зручні інструменти. Управлінським обліком займаємося за допомогою Excel, для тайм-трекінгу використовуємо 32dayz , Що дозволяє категоризувати завдання і тим самим полегшує аналіз витраченого часу. Для ведення продажів звертаємося до amoCRM , Системою знань управляємо з Confluence , А проектна документація зберігається і передається через Dropbox .

Розділіть процес на цикли

Співробітники виробничого відділу часто нарікають на велику кількість Терміново завдань і аврали, властиві будь-якому агентству. У багатьох компаніях для цього існує спеціально створена посада - трафік-менеджер. Це людина, що розподіляє навантаження на людей всередині агентства, - «нянька» для ледачих керівників. Але трапляється так, що співробітники йдуть в обхід трафік-менеджера, звертаючись безпосередньо до того, від кого потрібна термінова допомога. У цьому випадку він виявляється неефективним.

Таких проблем можна уникнути, якщо поставити виробництво креативу «на потік». Виділіть типові циклічні проекти в тих випадках, коли можна це зробити. Наприклад, цей метод можна застосовувати в області контент-маркетингу (наповнення сайтів контентом, ведення спільнот та ін.).

Оскільки люди - ключовий ресурс агентства,
від їх підготовки залежить якість надаваних агентством послуг і ефективність роботи

Опишіть виробничі цикли, виділивши в проекті основні етапи. Наприклад, «виробництво текстового контенту - візуалізація - коригування менеджера - здача - коригування клієнта - здача». Закладіть час на кожен етап з урахуванням ризиків і вирахувати тривалість циклу підготовки фіксованого обсягу матеріалу (наприклад, контент-плану на два тижні).

Виходячи з термінів виробничих циклів, розподіліть повторювані завдання: підготовка контент-плану по проектам А, Б і В відбувається в непарну тиждень місяця, за типовими проектами Г, Д і Е - в парну тиждень місяця. Керівники можуть використовувати цей план, щоб контролювати терміни постановки завдань лінійними менеджерами.

Впровадження системи циклів виробництва у нашому агентстві дозволило скоротити витрати на ведення проектів по ком'юніті-менеджменту на 25%. Аккаунт-менеджер ще за місяць до виходу контент-плану ставить завдання редактору на підготовку контенту. Запас по часу позбавляє нас від авралів і допомагає справлятися з клієнтськими «хотєлками», не переходячи на цілодобовий режим роботи.

Навчіть співробітників перед початком роботи

Оскільки люди - ключовий ресурс агентства, від їх підготовки залежить якість послуг і ефективність роботи. Правильно побудований процес навчання співробітника може заощадити кілька місяців роботи «в полі», а в кінцевому підсумку і істотно збільшити його ККД.

У нашому агентстві існує курс молодого бійця (КМБ) для співробітників кожного з відділів, а також курс навчання тренерів - кваліфікованих менеджерів, що займаються навчанням співробітників.

Ось з чого складається наш курс підготовки:

- введення в бізнес, адаптація і підготовка до умов праці; навчання базовим навичкам Word, Excel і Power Point (або перевірка на знання базового функціоналу, хоча частково це перевіряється на співбесіді); вивчення місії компанії;

- вивчення КСУП і ИСУП; як ведуться проекти, що таке ініціація проекту, як проекти потрапляють до реєстру, як називаються файли і теми листів та ін .;

- базові навички: правила постановки завдань і їх контроль, вивчення методології вирішення проблем, правила коментування матеріалів в агентстві та ін .;

- профільний курс підготовки. Якщо людина буде вести спільноти в соціальних мережах, це можуть бути курси гейміфікація Сoursera . Якщо він буде займатися Google Analytics, то курси « Нетологія » . При цьому ми обов'язково стежимо за тим, щоб подібні курси передбачали тестування на отримання сертифікатів, що підтверджують рівень володіння тією чи іншою областю знань. Впровадження курсів без сертифікації та перевірки може призвести до того, що частина співробітників просто не захоче навчатися, а помітите ви це занадто пізно.

Корисно давати співробітникам завдання і тести, побічно пов'язані з діяльністю агентства, розвиваючі певні якості. Наприклад, це можуть бути головоломки або тести на логіку.

Проводьте роботу над помилками

Багато агентства поступово сповільнюються в розвитку. Найчастіше це пов'язано з невмінням проводити роботу над помилками - як в ході проекту, так і після нього.

Важливо навчити людей вирішувати проблеми і аналізувати свої невірні кроки. Для цього можна запровадити методологію вирішення проблем: набір інструментів, що дозволяє проаналізувати виникаючі труднощі. У нас в агентстві це «Метод п'яти чому» (після формулювання проблеми необхідно п'ять разів поставити запитання «Чому?», Щоб дійти до істини) і діаграма причинно-наслідкових зв'язків (вона ж «Риб'ячий скелет») для вирішення більш складних проблем.

Наведу приклад рішення задачі по «Методу п'яти чому». Проблема: керівник проекту не простежив за тим, щоб менеджер Петя вчасно здійснив коментування ролика на YouTube.

Креатив - здорово, але придумати - не означає зробити.

А зробити - не означає домогтися гарних результатів

Задаємо такі питання: Чому керівник не простежив за цим? Чому менеджер Петя цього не знав? Чому йому не розповіли про це в рамках КМБ? Чому цей пункт не включений в КМБ? В результаті аналізу проблеми можна призначити відповідального за розробку і включенню цього пункту в програму КМБ. Таким чином агентство зможе уникнути цієї проблеми в майбутньому.

Багато рекламних агентств констатують факти в рамках PPM (Post Production Meeting), але не піклуються про те, щоб глибше аналізувати висновки і скористатися їхнім досвідом на рівні агентства. Створюйте команди поліпшення процесів або призначайте людей, відповідальних за рішення кожної знайденої проблеми і його впровадження на рівні агентства. В Японії давно практикується подібний підхід - там формуються «Кайдзен-команди» .

У нашому агентстві практикується захід «Бадьорий вівторок», в рамках якого співробітники виступають або з презентаціями на актуальні теми, або з презентаціями, які аналізують тільки що завершений проект.

висновок

Креатив - здорово, але придумати - не означає зробити. А зробити - не означає домогтися гарних результатів. Велика частина агентств часто нехтує налагодженням процесів всередині, посилаючись на «творчий аспект» роботи, а адже єдиний процес, як правило, допомагає домогтися єдиного результату. З ростом агентства важливо не забувати, що управління такою компанією на увазі проектний підхід, а більшість проектів в агентствах можна стандартизувати і розбити на типи.

Фотографія на обкладинці: Kyle Bean